Microsoft Project Server 2010: Anwendungsmöglichkeiten der neuen Department-Felder
Eine der interessantesten Neurungen in Microsoft Project Server 2010 ist das Department-Konzept. Damit bietet Project Server 2010 die Möglichkeit spezifische Anforderungen unterschiedlicher organisatorischer Einheiten ("Departments") auf einem und demselben Project Server umzusetzen.
So lassen sich beispielsweise unterschiedliche Projektbeantragungsprozesse für unterschiedliche Abteilungen abbilden. Auch bereichsspezifische Priorisierungs-Methodiken für die Projektselektion im Projektportfoliomanagement lassen sich implementieren.
Bekannt ist die Möglichkeit, mithilfe von Enterprise-Feldern spezifische Attribute auf Projekt-, Vorgangs- und Ressourcenebene zu definieren. Neu ist die Möglichkeit, auch Enterprise-Felder über die Zuordnung zu einem Department in unterschiedlichen Ausprägungen umzusetzen – z.B. berechnete Ampeln mit unterschiedlichen Toleranzgrenzen je nach Abteilung und Projekttyp.
Eine besondere Bedeutung erlangt das Department-Konzept, wenn man die Einsatzmöglichkeiten im Zusammenspiel mit den OLAP Cube-Fähigkeiten von Project Server 2010 betrachtet.
In den bisherigen Versionen von Project Server wurde von vielen Anwendern die Eigenschaft bemängelt, dass die Zugriffsrechte nur binär vergeben werden konnten: Ein Nutzer mit Zugriff auf den OLAP Cube hatte somit Zugriff auf sämtliche darin enthaltenen Informationen. Eine Einschränkung der Daten (z.B. auf Ressourceninformationen aus dem eigenen Team) war nur mit hohem administrativen Aufwand oder Zusatzlösungen möglich.
Auf Basis von Project Server 2010 und geschickter Verwendung des neuen Department-Konzeptes lassen sich die auswertbaren Daten im OLAP Cube auch mit Bordmitteln einschränken. In einem ersten Schritt werden Ressourcen und Projekte einzelnen (oder mehreren) Departments zugeordnet. In den Einstellungen zum Bau des OLAP Cubes kann man nun bestimmen, dass nur Informationen eines bestimmten Departments in den Cube übertragen werden.
Anschließend ist nur noch sicherzustellen, dass die richtigen Anwender den Zugriff auf den passenden OLAP Cube ihres jeweiligen Departments erhalten. Auf diese Art und Weise kann einfach sichergestellt werden, dass bestimmte Informationen nur ausgewählten Nutzern zur Datenanalyse verfügbar sind.
Besonders interessant ist die Möglichkeit mehrere Departments zu selektieren. Auf diese Weise ist es möglich auch eine Vererbung zumindest manuell zu simulieren. In der Praxis können so z.B. für verschiedene Ebenen im Unternehmen unterschiedliche Cubes bereitgestellt werden. Die übergeordnete Ebene hat dabei dann Zugriff auf alle Informationen der darunterliegenden.
Generell ist festzuhalten, dass das neue Department-Konzept eine sehr interessante neue Funktion von Project Server 2010 ist und viele Möglichkeiten bietet um auch spezifische Anforderungen in komplexen Organisationen bei geschickter Verwendung auch ohne Zusatzlösungen abzubilden.
Microsoft Office Project Server 2007 – Benachrichtigungen und Erinnerungsfunktionen
Bei Nutzung eines integrierten Projektmanagement-Systems wie Project Server 2007 durch das gesamte Projektteam ist es elementar, dass alle Beteiligten rechtzeitig ihren Aufgaben nachkommen und die benötigten Informationen liefern. Nun liegt es in der Natur der Sache (bzw. des Menschen), dass im Eifer des Projektes auch einmal etwas vergessen wird.
Um dies zu vermeiden bietet Project Server 2007 verschiedene hilfreiche Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen – unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass man sich sehr genau damit auskennen sollte, um sie gezielt einsetzen zu können und ohne böse Überraschungen zu erleben. In diesem Artikel beleuchten wir die Möglichkeiten, die ein Projektleiter hat um Benachrichtigungen für das in seinem Projekt tätige Team zu definieren.
Die Funktion "Manage My Resource's Alerts and Reminders" befindet sich unter den "Personal Settings" im Project Web Access.
Der Screenshot zeigt exemplarisch wie die Nachrichten an sein Team durch den Projektleiter definiert werden können.
Task Alerts
Mit diesen Einstellungsmöglichkeiten wird der Projektmanager selbst (also nicht die Mitarbeiter in seinem Projekt) über Neuerungen bzw. Änderungen im Projektplan durch das Team informiert. So wird der Projektmanager per E-Mail informiert, wenn…
- ein Teammitglied einen neuen Vorgang definiert oder sich einem Vorgang zuordnet,
- ein Teammitglied den ihm zugeordneten Vorgang einer anderen Ressource zuordnet,
- ein Teammitglied einen Vorgang aktualisiert.
Task Reminders
- Send a reminder x Day(s) before team member's tasks are due
Durch diese Einstellung wird eine Erinnerung verschickt, die darauf hinweist, dass ein Vorgang x Tage vor dem Fälligkeitsdatum steht.
Zu beachten ist hierbei, dass diese Erinnerung genau zu diesem Zeitpunkt verschickt wird! So wird bei der Einstellung "1 Day before" exakt ein Tag vor Endetermin eines Vorgangs eine Erinnerung verschickt. Wird beispielsweise "2 Days before" gewählt, so wird die Erinnerung zwei Tage bevor der Endetermin des Vorgangs erreicht ist verschickt. Anschließend erfolgt keine weitere Benachrichtigung mehr!
- Send a reminder when a team member's task is x Day(s) overdue
Mit dieser Einstellung werden Erinnerungen verschickt, sobald sich ein Vorgang nach dem geplanten Endetermin befindet, ohne abgeschlossen zu sein.
Zu beachten ist hierbei, dass die Erinnerung nur verschickt wird, wenn der Vorgang genau die angegebene Zeit überfällig ist. Ist der Vorgang aber länger als die angegeben Zeit überfällig, wird kein Reminder verschickt. Um dies zu erreichen, ist die Option "Then continue to send reminders every day until the team member's task is complete" zu aktivieren.
- Send a reminder when a team member's task has been in progress for x Day(s) but has no actual work
Durch diese Einstellung wird eine Benachrichtigung verschickt, wenn ein Vorgang laut Plan bereits seit x Tagen begonnen haben sollte, aber noch keine aktuelle Arbeit für diesen Vorgang gebucht wurde.
Der Zeitraum sollte den Rückmeldezyklen angepasst sein – eine Erinnerung zwei Tage nach Beginn ist beispielsweise wenig sinnvoll, wenn Zeiten wöchentlich zurückgemeldet werden. Zudem ist zu beachten, dass die Erinnerung nur genau ein Mal versendet wird - wird weiterhin nicht auf diesen Vorgang gebucht, erfolgt keine weitere Erinnerung mehr.
Bei allen drei hier genannten Einstellungen unter "Task Reminders" besteht die Möglichkeit, die Erinnerung nur an den Projektleiter, nur an die betroffene Ressource oder an beide zu versenden.
Kritische Betrachtung: Über die hier genannten Möglichkeiten durch den Projektleiter hinaus, kann jeder Mitarbeiter für sich selbst eigene, zusätzliche Benachrichtigungen definieren. Über kleinere Zusatzentwicklungen können auch andere Ereignisse abgefangen und für automatische Benachrichtigungen eingesetzt werden. Doch nicht immer gilt: viel hilft viel! Ein Überfluss an Benachrichtigungen führt zu einem Absinken der Aufmerksamkeit – schnell ist eine Regel in Outlook eingerichtet und die Erinnerungen verpuffen wirkungslos.
Oft ist ein ausgewogener, an der Unternehmenskultur ausgerichteter, Mix aus einem aussagekräftigen Berichtswesen (bspw. CS QRE) für das PMO und wenigen, wirklich wichtigen Benachrichtigungsfunktionen zielführender und akzeptanzfördernder.
PR-Abteilung von Campana & Schott organisiert sich über SharePoint-Intranetportal neu
Wie kommt man innerhalb von nur einem Jahr von 34 (2009 gesamt) auf bereits 28 Veröffentlichungen im ersten Vierteljahr 2010. Und wie gewährleistet man gleichzeitig Präsenz in einer ausgewogenen Vielfalt an qualitativ hochwertigen Medien?
Mit unserer vergleichsweise schlank aufgestellten PR-Abteilung blicken wir inzwischen auf über 300 Publikationen seit Beginn der Pressearbeit bei C&S zurück. In einem Unternehmen, das sich im Kern um Effizienzsteigerung bei seinen Kunden kümmert, liegt die ständige Selbstreflektion in Sachen Effizienz auf der Hand. Laufend versuchen auch wir unsere eigenen Prozesse zu optimieren. Deshalb wollten wir auch nicht einfach nur weiter darüber berichten, was bei unseren Kunden alles mit der SharePoint-Technologie möglich ist.
Eat-your-own-dogfood – Befolge selbst was du predigst, nutze die Produkte, die du verkaufst
Anfang 2009 suchten wir nach einer Möglichkeit, die Flut der Themen strukturierter bearbeiten zu können, die bei Campana & Schott PR-technisch aufzugreifen und zu bearbeiten sind. - Warum also nicht einfach auch in der PR-Abteilung die Technologie anwenden, die unsere Berater-Kollegen täglich unseren Kunden anpreisen? Tatsächlich entschlossen wir uns nach Gesprächen mit unseren SharePoint-Experten dazu, sämtliche Arbeitsprozesse über unser internes SharePoint-Portal CaeSar abzubilden. Von der ersten Idee für einen Artikel, über Auftragserteilung, Briefings und Review-Schleifen zwischen den fachlich Verantwortlichen und der PR-Abteilung bis hin zum Mailverkehr mit den Redaktionen und zur Veröffentlichung, - alle Schritte laufen nunmehr über SharePoint ab bzw. werden dort zu jedem Artikel dokumentiert.
Aufbauend auf die Erfahrung unserer SharePoint-Experten und nach einer Schulung haben wir ausgewiesene Nicht-Teckies innerhalb von ca. zwei Monaten die Standard-Funktionalität von SharePoint relativ leicht auf unsere PR-Zwecke angepasst. Die Umgewöhnung fiel leicht, denn die Vorteile sind täglich spürbar: Es ist ein Pressebereich entstanden, der über individuelle Rechte interne von Firmenweit öffentlichen Arbeitsbereichen trennt. Kollegen sehen nur, was für sie wichtig ist. Alle an einer Veröffentlichung Beteiligten können auf zentral im Arbeitsbereich abgelegte Briefings, Planungs- und Erstellungsdaten zugreifen und diese bearbeiten – auch von unterwegs aus, das ist ein unschlagbarer Vorteil.
Ab mit alten Zöpfen
Vorbei die Zeiten, in denen ich wöchentliche Archivierungswarnungen meines Outlook-Postfaches erhielt, weil manche Review-Schleife und jeder neu eingereichte Artikel Grafik-Attachments mit mehreren Megabytes bedeutete. Heute versenden wir Links und keine Mail-Anhänge.
Vorbei die Zeiten, in denen sich Mails mit verschiedenen Überarbeitungsständen überkreuzten und mühselig über Dokumentenvergleich der aktuelle Stand rekonstruiert oder zusammengefügt werden musste. Heute arbeitet jeweils nur einer an einem Dokument und währenddessen ist es ausgecheckt. Kein anderer kann dann daran arbeiten und dadurch Verwirrung stiften.
Adieu lokale Dateiablage jedes einzelnen Überarbeitungsstandes in vielfältigen Unterordnern. Die historisierte Ablage auf CaeSar lässt mich heute jeden Überarbeitungsstand nachverfolgen und kommentieren. Zu jeder Zeit ist mit ein paar Mausklicks für die PR-Abteilung klar ersichtlich, wer gerade am Zug ist, welche Artikel aktuell bearbeitet werden, wie viele sich derzeit im Planungsstatus befinden und welche Deadlines näher rücken etc..
Die Public Relations Abteilung von Campana & Schott ist SharePoint-Anwender-Pionier
Inzwischen dürfen wir uns zu den erfolgreichen SharePoint-Anwender-Pionieren von Campana & Schott zählen und können auch der Presse viel besser aus eigener Praxis berichten. Nicht nur darüber, dass unsere Arbeit Dank SharePoint auf ganz neuem technischen Niveau strukturiert ist, und dass die vielen Möglichkeiten Informationen zu vernetzen, zu filtern und auszuwerten sehr verlockend sind. Die Möglichkeiten sind so vielversprechend, dass wir aufpassen müssen, wie detailliert wir den zugegeben deutlich gestiegenen Pflegeaufwand im Detail betreiben.
Umstellung hat sich gelohnt
Bereits im ersten Vierteljahr 2010 konnten wir die Zahl der veröffentlichten Artikel und Newsmeldungen um ein Vielfaches erhöhen. Übrigens, auch das Ergebnis der gemeinsamen Mühen findet sich elektronisch auf dem Firmenportal CaeSar: Excel Adieu! Die stetig wachsende Veröffentlichungsliste heißt bei uns jetzt CaeSar-Publikationsliste und ist damit für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
PS: Was machen wir mit dem gewonnenen Freiraum? – Die genannten Zahlen sprechen für sich: Wir arbeiten an noch mehr Veröffentlichungen. Und zusätzlich findet sich dann und wann neuerdings die Kapazität, auch internationale Medien mit interessanten Inhalten zu versorgen. Welche? Das sehen Sie hier.
Darstellung von Plan-Abweichungen im Gantt-Chart von Microsoft Project Web Access (PWA)
Die Darstellung von Planabweichungen im Gantt-Chart von Microsoft Project Client ist eine oft genutzte Visualisierungsmöglichkeit zur Gegenüberstellung von ursprünglicher und aktueller Planung im Projektlebenszyklus.
Ein Projektplan wird üblicherweise zu Beginn eines Projektes initial aufgestellt, abgestimmt und freigegeben – diesen Planungsstand kann man mithilfe der "Basisplan"-Funktion festhalten um eine stabile Vergleichsbasis zu haben. Im weiteren Verlauf des Projektes wird der Plan ständig aktualisiert und an etwaige Störungen, veränderte Bedingungen sowie neue Erkenntnisse angepasst. So dient der Projektplan als aktives Steuerungsinstrument.
Möchte man die Abweichung der derzeitigen Vorgangs-Daten ("Start", "Finish") von der ursprünglichen Planung ("Baseline Start", "Baseline Finish") im Gantt-Chart von Microsoft Project Client grafisch sichtbar machen, setzt man die erforderlichen Einstellungen in den "Bar Styles" der Gantt-Charts in der jeweiligen Ansicht um (siehe Screenshot 1 und 2)
Um die Darstellung der Planabweichungen in den Gantt-Charts der Ansichten im Project Web Access (PWA) für Berichtsempfänger, Auftraggeber und andere Interessierte analog zur Verfügung zu stellen, ist etwas mehr Konfiguration erforderlich. Es ist entscheidend zu wissen, worauf sich die Werte in den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA beziehen. Die Werte der PWA-Felder "Custom Duration 1-3" errechnen sich beispielsweise aus den Werten der Vorgangs-Felder "Start 1-3" und "Finish 1-3". Die Vorgangs-Werte "Baseline Start" und "Baseline Finish" sind in den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA nicht enthalten.
Um dennoch eine Darstellung dieser Werte zu ermöglichen, ist zunächst im Project Client eine Zuweisung der Vorgangs-Felder "Start 1-3" und "Finish 1-3" nach folgendem Muster notwendig (siehe Screenshot 3):
- Start 1 = [Start]
- Start 2 = [Start]
- Start 3 = [Baseline Finish]
- Finish 1 = [Finish]
- Finish 2 = [Baseline Start]
- Finish 3 = [Finish]
Hinweis: Diese Konfiguration muss für jeden einzelnen Projektplan gemacht werden, da hier nicht zentral administrierte Enterprise-Felder verwendet werden können, sondern projektplanspezifische Felder. Um den Aufwand zu minimieren, automatisieren wir diesen Schritt in der Regel durch ein standardisiertes Makro oder hinterlegen die Einstellungen in den zu verwendenden Projektplanvorlagen zentral auf dem Project Server.
In den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA sind anschließend noch die gewünschten Farben zur Darstellung der Abweichung für "Custom Duration 1-3" zu definieren (siehe Screenshot 4).
Damit die Darstellung im PWA wie gewünscht erfolgt, ist abschließend das neu definierte "Gantt Chart Format" der gewünschten PWA Project Detail-Ansicht zuzuweisen und die Felder "Start 1-3" sowie "Finish 1-3" in die Ansicht mit aufzunehmen.
Nach Abschluss dieser Konfiguration können sich Nutzer, die keinen Zugriff auf den Projektplan im Project Client haben, im PWA schnell einen grafischen Überblick über Planabweichungen verschaffen (siehe Screenshot 5).
Systemvoraussetzung: Microsoft Project Server 2007, SP1, Dec’08 CU
Windows SharePoint Services 3.0: Massen-Check-In von ausgecheckten Dokumenten per STSADM
- Abbildung 1: Ausgecheckte Dokumente nach Drag & Drop Upload
Dokumentenbibliotheken gehören erfahrungsgemäß zu den am häufigsten genutzten Grundfunktionalitäten von WSS 3.0. – beispielsweise werden diese in den integrieren Projektarbeitsbereichen von Microsoft Project Server verwendet.
In der täglichen Praxis können verschiedene Situationen auftreten, in denen es notwendig werden kann, fälschlicherweise ausgecheckte Dokumente in SharePoint-Dokumentenbibliotheken administrativ einzuchecken.
Beispielsweise kann es beim Hochladen von Dokumenten unter Verwendung der anwenderfreundlichen Drag & Drop-Funktionalität in der Explorer-Ansicht dazu kommen, dass die erfolgreich hochgeladenen Dokumente nicht eingecheckt sind (siehe Abbildung 1). Dies passiert, wenn die Option "Require Check Out" in den Versionierungseinstellungen der Dokumentbibliothek aktiviert ist. Somit ist es notwendig die Dokumente einzuchecken, damit diese für andere Nutzer sichtbar und verwendbar werden. Da in den Administrationsmasken von WSS 3.0 jedoch keine Funktionalität zum Massen-Check-In existiert, müsste jedes Dokument einzeln manuell eingecheckt werden.
- Abbildung 2: Option "Require Check Out" in den Versionierungseinstellungen einer Dokumentenbibliothek
Zur Vermeidung der beschriebenen Problemstellung empfehlen wir vor dem Hochladen vieler Dokumente die Option "Require Check Out" in den Versionierungseinstellungen der Dokumentenbibliothek (siehe Abbildung 2) temporär zu deaktivieren und diese direkt nach dem erfolgreichen Hochladen wieder zu aktivieren, sofern der Anwender dazu die Berechtigung hat:
Sollte es dennoch zu der Situation kommen, dass ein Massen-Check-In notwendig wird, hat sich folgendes Vorgehen als Lösungsmöglichkeit bewährt:
- Abbildung 3: Übersicht "Checked Out Files"
In dieser Übersicht "Checked out files" ist nun (die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt) zunächst per "Take Ownership of Selection" der Besitz über die betreffenden Dokumente zu übernehmen (siehe Abbildung 3).
Hinweis: Die Übernahme von einer Anzahl an Dokumenten > 1.000 (ungefährer Erfahrungswert) führt zu einer Fehlermeldung. Der Befehl scheint mit dieser Anzahl von Dokumenten nicht ausführbar zu sein.
Um die Dokumente nach Übernahme des Besitzes anschließend im Batch-Verfahren einzuchecken, muss zunächst noch die Erweiterung WSS Only STSADM Extensions (x86, x64) für den STSADM-Befehl heruntergeladen und auf dem Applikationsserver installiert werden.
Die Installation dieser Erweiterung erfolgt über die angegebenen Konsolenbefehle, die im selben Ordner ausgeführt werden müssen, in dem die Installationsdatei der Erweiterung liegt.
Der eigentliche Massen-Check-In per Batch-Befehl kann nun über den folgenden Konsolenbefehl gestartet werden:
- Stsadm.exe –o gl-publishitems –url <URL der Dokumentenbibliothek> -scope Liste
[die URL kann aus dem geöffnetem Browser kopiert werden und in die Konsole eingefügt werden]
- Abbildung 4: Erfolgreich eingecheckte Dokumente per STSADM
Nun startet der automatisierte Check-In aller Dokumente der entsprechenden Dokumentenbibliothek (Siehe Abbildung 4).
Vorsicht: Sollten sich in der Bibliothek weitere Dokumente befinden, die gerade aktiv bearbeitet werden und daher korrekterweise ausgecheckt sind, werden auch sie eingecheckt, sofern der ausführende Benutzer ebenfalls Besitzer dieser Dokumente ist.
Abschließend sollte die Übersicht "Checked out files" in den Settings der Dokumentenbibliothek keines der betroffenen Dokumente mehr enthalten.
Fazit: Der beschriebene Lösungsweg ist für eine Anzahl von ca. 20 bis maximal etwa 1.000 ausgecheckten Dokumenten, die keine zuvor eingecheckte Version aufweisen, hilfreich und schnell durchzuführen. Voraussetzung ist die Verfügbarkeit bzw. der Zugriff auf die STSADM-Befehle. Mitunter existieren für diesen Anwendungsfall auch Zusatz-Tools, die aber oft kostenpflichtig sind.
