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Darstellung von Plan-Abweichungen im Gantt-Chart von Microsoft Project Web Access (PWA)
Die Darstellung von Planabweichungen im Gantt-Chart von Microsoft Project Client ist eine oft genutzte Visualisierungsmöglichkeit zur Gegenüberstellung von ursprünglicher und aktueller Planung im Projektlebenszyklus.
Ein Projektplan wird üblicherweise zu Beginn eines Projektes initial aufgestellt, abgestimmt und freigegeben – diesen Planungsstand kann man mithilfe der "Basisplan"-Funktion festhalten um eine stabile Vergleichsbasis zu haben. Im weiteren Verlauf des Projektes wird der Plan ständig aktualisiert und an etwaige Störungen, veränderte Bedingungen sowie neue Erkenntnisse angepasst. So dient der Projektplan als aktives Steuerungsinstrument.
Möchte man die Abweichung der derzeitigen Vorgangs-Daten ("Start", "Finish") von der ursprünglichen Planung ("Baseline Start", "Baseline Finish") im Gantt-Chart von Microsoft Project Client grafisch sichtbar machen, setzt man die erforderlichen Einstellungen in den "Bar Styles" der Gantt-Charts in der jeweiligen Ansicht um (siehe Screenshot 1 und 2)
Um die Darstellung der Planabweichungen in den Gantt-Charts der Ansichten im Project Web Access (PWA) für Berichtsempfänger, Auftraggeber und andere Interessierte analog zur Verfügung zu stellen, ist etwas mehr Konfiguration erforderlich. Es ist entscheidend zu wissen, worauf sich die Werte in den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA beziehen. Die Werte der PWA-Felder "Custom Duration 1-3" errechnen sich beispielsweise aus den Werten der Vorgangs-Felder "Start 1-3" und "Finish 1-3". Die Vorgangs-Werte "Baseline Start" und "Baseline Finish" sind in den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA nicht enthalten.
Um dennoch eine Darstellung dieser Werte zu ermöglichen, ist zunächst im Project Client eine Zuweisung der Vorgangs-Felder "Start 1-3" und "Finish 1-3" nach folgendem Muster notwendig (siehe Screenshot 3):
- Start 1 = [Start]
- Start 2 = [Start]
- Start 3 = [Baseline Finish]
- Finish 1 = [Finish]
- Finish 2 = [Baseline Start]
- Finish 3 = [Finish]
Hinweis: Diese Konfiguration muss für jeden einzelnen Projektplan gemacht werden, da hier nicht zentral administrierte Enterprise-Felder verwendet werden können, sondern projektplanspezifische Felder. Um den Aufwand zu minimieren, automatisieren wir diesen Schritt in der Regel durch ein standardisiertes Makro oder hinterlegen die Einstellungen in den zu verwendenden Projektplanvorlagen zentral auf dem Project Server.
In den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA sind anschließend noch die gewünschten Farben zur Darstellung der Abweichung für "Custom Duration 1-3" zu definieren (siehe Screenshot 4).
Damit die Darstellung im PWA wie gewünscht erfolgt, ist abschließend das neu definierte "Gantt Chart Format" der gewünschten PWA Project Detail-Ansicht zuzuweisen und die Felder "Start 1-3" sowie "Finish 1-3" in die Ansicht mit aufzunehmen.
Nach Abschluss dieser Konfiguration können sich Nutzer, die keinen Zugriff auf den Projektplan im Project Client haben, im PWA schnell einen grafischen Überblick über Planabweichungen verschaffen (siehe Screenshot 5).
Systemvoraussetzung: Microsoft Project Server 2007, SP1, Dec’08 CU
Microsoft Project Server 2007 – Archivierung von Projektplänen abgeschlossener Projekte
Eine Lösung zur Archivierung von Projektplänen bereits abgeschlossener Projekte ist – nicht nur aus Gründen der Übersichtlichkeit in der Projektliste – eine häufig gestellte Anforderung. Der zumeist gewählte Ansatz stößt in der Praxis aber an Grenzen:
Es ist möglich ein Backup des Projektplans zu erstellen und das Projekt danach aus der operativen Datenbank zu löschen. Zwar kann man bei Bedarf das Backup wiederherstellen um sich ein altes Projekt noch einmal anzuschauen. Ein gelöschter Plan ist jedoch in keiner Auswertung (Project Center, Resource Center, OLAP), beispielsweise für historische Nachbetrachtungen im Portfolio-Kontext, verfügbar.
Ziel unseres Lösungsansatzes ist es, dass archivierte Projektpläne nicht gänzlich aus dem System verschwinden. Sie sollen weiterhin schreibgeschützt zu öffnen sein und in Auswertungen berücksichtigt werden, bei der täglichen Arbeit mit den laufenden Projekten aber nicht angezeigt werden.
Durch entsprechende Konfiguration des Systems lässt sich ein einfacher und gut handhabbarer Prozess aufsetzen.
Bei der Konfiguration sind die folgenden Einstellungen zu berücksichtigen:
- Man definiert ein Projektattribut, über das gesteuert wird, ob ein Projektplan als archiviert gelten soll. Beispielsweise kann man das im Standard vorhandene Enterprise-Feld "Project State" verwenden: Ein Projekt gilt als archiviert, sobald der Status auf "closed" gesetzt wird.
- Entsprechend werden sämtliche für den täglichen Bedarf benötigten Ansichten im Project Center mit einem Filter versehen, sodass Projektpläne mit dem Project State "closed" nicht anzeigt werden.
- Je nach Bedarf wird dieser Filter auch für Reports des Data Analyzer (OLAP) gesetzt.
- Um das Editieren abgeschlossener Projektpläne zu verhindern, wird eine Kategorie (beispielsweise "Archived Projects") im Berechtigungssystem erstellt, in die Projektpläne aufgenommen werden. Diese Kategorie wird einer Gruppe zugewiesen, in der alle Nutzer des Systems enthalten sind.
Der Prozess der "Archivierung" (durch einen fachlichen Administrator bzw. PMO) kann dann wie folgt ablaufen:
- Nach Abschluss eines Projektes wird der "Project State" des zu archivierenden Projektplans auf "closed" gesetzt.
- Der zu archivierende Projektplan wird manuell in die zuvor erstellte Kategorie "Archived Projects" aufgenommen. (Hinweis: Dieser Schritt lässt sich mit CS MOE auch automatisieren.)
- Zudem kann unter Server Settings > Project Workspaces der zu archivierende Projektplan von seinem SharePoint Workspace getrennt werden. Hierfür steht die Funktionalität "Edit site address" zur Verfügung. Der Workspace existiert danach weiterhin, wird jedoch nicht mehr in der Workspace-Übersicht auf der Startseite des Project Web Access angezeigt. In der Liste aller Workspaces in den Site Settings ist er weiterhin vorhanden.
- Abschließend können die Berechtigungen des SharePoint Workspaces komplett auf read-only gesetzt werden um eine weitere Bearbeitung der Projektdokumentation zu verhindern.
Das Ergebnis:
- Übersichtlichkeit
Das Projekt und der dazugehörige Workspace erscheinen nicht mehr in den Übersichten, die zur täglichen Arbeit verwendet werden. - Auswertbarkeit
Dennoch lassen sich weiterhin (rückblickende) Auswertungen erstellen, die sowohl archivierte wie aktuelle Projekte enthalten – z. B. um Jahresbudget-Betrachtungen durchzuführen. - Sicherheit
Der Projektplan sowie die dazugehörigen Elemente im Workspace sind im Stand des Projektabschlusses "eingefroren" und lassen sich nicht mehr nachträglich manipulieren. - Flexibilität
Der Projektplan und dessen Workspace sind weiterhin vollumfänglich auf dem System erhalten und lassen sich ohne große Mühe öffnen, analysieren und bei Bedarf reaktivieren. - Ausblick
Diese Vorgehensweise ist zwar einfach umsetzbar, wird aber auch nicht allen Anforderungen gerecht. Eine Reduktion des Datenvolumens in der operativen Datenbank wird hiermit natürlich nicht erreicht – dazu können Archivierungsdatenbanken und übergreifende OLAP-Auswertungen eingesetzt werden.