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Microsoft Office Project Server 2007 – Benachrichtigungen und Erinnerungsfunktionen
Bei Nutzung eines integrierten Projektmanagement-Systems wie Project Server 2007 durch das gesamte Projektteam ist es elementar, dass alle Beteiligten rechtzeitig ihren Aufgaben nachkommen und die benötigten Informationen liefern. Nun liegt es in der Natur der Sache (bzw. des Menschen), dass im Eifer des Projektes auch einmal etwas vergessen wird.
Um dies zu vermeiden bietet Project Server 2007 verschiedene hilfreiche Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen – unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass man sich sehr genau damit auskennen sollte, um sie gezielt einsetzen zu können und ohne böse Überraschungen zu erleben. In diesem Artikel beleuchten wir die Möglichkeiten, die ein Projektleiter hat um Benachrichtigungen für das in seinem Projekt tätige Team zu definieren.
Die Funktion "Manage My Resource's Alerts and Reminders" befindet sich unter den "Personal Settings" im Project Web Access.
Der Screenshot zeigt exemplarisch wie die Nachrichten an sein Team durch den Projektleiter definiert werden können.
Task Alerts
Mit diesen Einstellungsmöglichkeiten wird der Projektmanager selbst (also nicht die Mitarbeiter in seinem Projekt) über Neuerungen bzw. Änderungen im Projektplan durch das Team informiert. So wird der Projektmanager per E-Mail informiert, wenn…
- ein Teammitglied einen neuen Vorgang definiert oder sich einem Vorgang zuordnet,
- ein Teammitglied den ihm zugeordneten Vorgang einer anderen Ressource zuordnet,
- ein Teammitglied einen Vorgang aktualisiert.
Task Reminders
- Send a reminder x Day(s) before team member's tasks are due
Durch diese Einstellung wird eine Erinnerung verschickt, die darauf hinweist, dass ein Vorgang x Tage vor dem Fälligkeitsdatum steht.
Zu beachten ist hierbei, dass diese Erinnerung genau zu diesem Zeitpunkt verschickt wird! So wird bei der Einstellung "1 Day before" exakt ein Tag vor Endetermin eines Vorgangs eine Erinnerung verschickt. Wird beispielsweise "2 Days before" gewählt, so wird die Erinnerung zwei Tage bevor der Endetermin des Vorgangs erreicht ist verschickt. Anschließend erfolgt keine weitere Benachrichtigung mehr!
- Send a reminder when a team member's task is x Day(s) overdue
Mit dieser Einstellung werden Erinnerungen verschickt, sobald sich ein Vorgang nach dem geplanten Endetermin befindet, ohne abgeschlossen zu sein.
Zu beachten ist hierbei, dass die Erinnerung nur verschickt wird, wenn der Vorgang genau die angegebene Zeit überfällig ist. Ist der Vorgang aber länger als die angegeben Zeit überfällig, wird kein Reminder verschickt. Um dies zu erreichen, ist die Option "Then continue to send reminders every day until the team member's task is complete" zu aktivieren.
- Send a reminder when a team member's task has been in progress for x Day(s) but has no actual work
Durch diese Einstellung wird eine Benachrichtigung verschickt, wenn ein Vorgang laut Plan bereits seit x Tagen begonnen haben sollte, aber noch keine aktuelle Arbeit für diesen Vorgang gebucht wurde.
Der Zeitraum sollte den Rückmeldezyklen angepasst sein – eine Erinnerung zwei Tage nach Beginn ist beispielsweise wenig sinnvoll, wenn Zeiten wöchentlich zurückgemeldet werden. Zudem ist zu beachten, dass die Erinnerung nur genau ein Mal versendet wird - wird weiterhin nicht auf diesen Vorgang gebucht, erfolgt keine weitere Erinnerung mehr.
Bei allen drei hier genannten Einstellungen unter "Task Reminders" besteht die Möglichkeit, die Erinnerung nur an den Projektleiter, nur an die betroffene Ressource oder an beide zu versenden.
Kritische Betrachtung: Über die hier genannten Möglichkeiten durch den Projektleiter hinaus, kann jeder Mitarbeiter für sich selbst eigene, zusätzliche Benachrichtigungen definieren. Über kleinere Zusatzentwicklungen können auch andere Ereignisse abgefangen und für automatische Benachrichtigungen eingesetzt werden. Doch nicht immer gilt: viel hilft viel! Ein Überfluss an Benachrichtigungen führt zu einem Absinken der Aufmerksamkeit – schnell ist eine Regel in Outlook eingerichtet und die Erinnerungen verpuffen wirkungslos.
Oft ist ein ausgewogener, an der Unternehmenskultur ausgerichteter, Mix aus einem aussagekräftigen Berichtswesen (bspw. CS QRE) für das PMO und wenigen, wirklich wichtigen Benachrichtigungsfunktionen zielführender und akzeptanzfördernder.
