Globale und einheitliche Navigation in SharePoint

In SharePoint (hier Version 2007) wird die Navigation innerhalb einer Site Collection definiert. In einem Umfeld mit mehreren Site Collections hat das folgende Nachteile:

 

• Die Navigation ist inkonsistent (die aktuelle Site Collection wird zum Beispiel immer an erster Stelle angezeigt)
• Der Administrationsaufwand erhöht sich pro zusätzlicher Site Collection
• Der Aufwand um die Navigation über alle Site Collections einheitlich zu pflegen ist immens

Eine schlanke Lösung für diese Problematik besteht in der Ausnutzung des Delegate-Prinzips: Hierbei wird das Objekt, welches die Navigationsdaten liefert, dynamisch überschrieben. Eine Lösung besteht aus den folgenden Bestandteilen:

 

• Ein Feature auf Web Application-Ebene, welches einen neuen Navigation Provider registriert: Dieser verwendet als Basis für die Navigationsstruktur eine xml-Datei
• Ein Feature auf Web-Ebene, welches für das dynamische Überschreiben des Navigations-Objekts sorgt

Vorteile einer solchen Lösung:

 

• Die einheitliche Navigation muss nur noch an einer zentralen Stelle (in der xml-Datei) gepflegt werden
• Anpassungen an Masterpages, Themes etc. sind nicht notwendig
• Per Aktivierung/Deaktivierung des Web-Features kann jederzeit von der alten auf die neue Lösung umgeschaltet werden
• Die Lösung kann sowohl im Umfeld WSS 3.0/SharePoint Server 2007, als auch im Umfeld SharePoint Foundation/SharePoint 2010 angewendet werden

Verwendung von Microsoft SharePoint Designer und Visual Studio zur Workflow-Bereitstellung

Workflows zur Automatisierung von Geschäftsprozessen auf Basis SharePoint Designer zu erstellen ist reizvoll - werden doch keine Programmierkenntnisse benötigt und somit kann auf die Einbeziehung von Entwicklern verzichtet werden.

Sowohl für interne als auch für Kundenprojekte gibt es bei Campana & Schott eine klare Handlungsempfehlung für deren Verwendung:

 

• Workflows auf Basis SharePoint Designer empfehlen wir für komplexe Anwendungsfälle ausschließlich im Rahmen von Prototypen. Sie haben sich in der Praxis als wenig stabil erwiesen und das Deployment über verschiedene Systeme hinweg ist nur mit manuellen Anpassungen möglich.
• IT-Entwickler – wie die Kollegen der CSS (C&S IT Solutions) bei uns im Hause - können sehr effizient Workflows auf Basis von Visual Studio bereitstellen. Stabilität und Deployment auch über mehrere Systeme (Entwicklung, Test, Produktion) hinweg ist so gewährleistet.

 

Wichtig ist, dass bei der Erstellung des Lösungsdesigns die Anforderungen an die Workflow-Funktionalität umfassend betrachtet werden. So kann häufig mit nur einem Workflow gearbeitet und komplexe aufeinander aufbauende Workflows vermieden werden. Mögliche Probleme mit Endlosschleifen oder zeitlichen Ablaufverzögerungen können so gar nicht erst entstehen.

Synchronisation zwischen Microsoft Outlook 2003/2007 und Microsoft Office SharePoint Server 2007/WSS 3.0 (MOSS)

MOSS ermöglicht es dem Anwender verschiedenste Inhalte, die sich auf SharePoint-Seiten befinden, mit seinem persönlichen PC zu synchronisieren. Diese Inhalte stehen ihm somit auch zur Verfügung während er einmal "offline" ist – also nicht mit dem Internet/Intranet verbunden und somit ohne Möglichkeit direkt auf MOSS zuzugreifen.

Die verschiedenen Inhaltstypen wie Dokumentenbibliotheken, Aufgabenlisten, Teamkalender etc. werden dabei als Kopie innerhalb von Microsoft Outlook auf dem Client-Rechner abgelegt.

Sofern im Unternehmen nun verschiedene Versionen von MOSS und Outlook verwendet werden, bestehen Unterschiede hinsichtlich der Synchronisationseigenschaften. Die folgenden Tabellen zeigen dies für den Fall, dass MOSS 2007 mit Outlook 2003 bzw. 2007 eingesetzt wird:

 

Outlook 2003

Inhaltstyp	Synchronisation
Kontaktlisten	Nur unidirektional* MOSS -> Outlook
Kalender	Nur unidirektional* MOSS -> Outlook
Dokumente	Nicht möglich
Listen	Nicht möglich

*Bei der unidirektionalen Integration kann der Benutzer offline getätigte Änderungen nicht direkt nach MOSS zurückspeichern.

 

Outlook 2007

Inhaltstyp	Synchronisation
Kontaktlisten	Bidirektional
Kalender	Bidirektional
Dokumente	Bidirektional
Aufgabenlisten	Bidirektional
Listen	Nicht möglich

Ausblick: Mit SharePoint 2010 wird es einen dedizierten Offline-Client unabhängig von Outlook geben. Mithilfe dieser so genannten "SharePoint Workspaces" werden die Funktionen und Möglichkeiten zur Offline-Arbeit und Synchronisation mit dem Server erheblich erweitert.

Umlaute und die SharePoint Server Enterprise Suche

Die Enterprise Suche von Microsoft SharePoint Server 2007 hat mit Umlauten oft Probleme. Speziell Project Server Workspaces, die gewöhnlich denselben Namen wie das entsprechende Projekt tragen, sind anfällig.

Das Problem stellt sich folgendermaßen dar: Eine Suche über alle Workspaces (zum Beispiel aus einem SharePoint Unternehmensportal heraus) liefert korrekt die gewünschten Ergebnisse. Befindet man sich jedoch innerhalb eines Workspaces, dessen Name Umlaute enthält, liefert die Suche keinerlei Ergebnisse mehr.

Es hat sich herausgestellt, dass dieses Problem durch die Verwendung von Umlauten "ä", "ü", "ö" bzw. anderer Sonderzeichen in der URL des Workspaces hervorgerufen wird. Die URL wird zwar nach dem URL Encoding korrekt aufgelöst, jedoch bereitet sie der Suche dennoch Probleme.

Daher empfehlen wir grundsätzlich die Vermeidung von Sonderzeichen und Umlauten in Bezeichnungen! Das gilt insbesondere für Projektnamen sowie generell bei der Benennung von Sites und Workspaces Darüber hinaus sollten Umlaute und Sonderzeichen aber bspw. auch bei der Konfiguration spezifischer Enterprise Felder in Project Server 2007 vermieden werden, um etwaige Probleme mit den Analysis Services (OLAP) zu vermeiden. Demnach sollte im Allgemeinen statt "ä" lieber "ae", statt "ü" eher "ue" usw. verwendet werden.

Das Phänomen tritt sowohl mit SP1, Infrastructure Update, SP2 und August CUP für Microsoft SharePoint Server 2007 auf.