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Rückblick Expertentagung: Das neue Microsoft Project 2010
Am 23. März 2010 kamen in Frankfurt am Main ca. 30 Projektmanagement-Experten zusammen, um sich auf der Tagung des PM-Instituts und noch über einen Monat vor dem offiziellen Launch über die neue Version von Microsoft Project Server zu informieren. Teilweise waren die Teilnehmer selbst gerade in der Evaluierung einer Projekt-/Portfoliomanagement-Software, einige hatten aber auch bereits Vorgängerversionen im Einsatz und wollten sich ein erstes Bild verschaffen, ob eine Migration denn lohnt.
Die Teilnehmer erlebten ein breites (und aufgrund der Kürze der Tagung auch dicht gedrängtes) Programm. Dies beinhaltete zum Einstieg eine Live-Demo der wichtigsten Neuerungen, vorgeführt von Florian Müller (Microsoft) und Stefan Haffner (C&S). Hervorgehoben wurden hierbei zum einen Vereinfachungen im Project Client wie bspw. "Pinned Tasks", welche die automatische Berechnung von Project unterdrücken oder auch der "Team Planner" zur grafischen Zuweisung von Aufgaben auf Projektteammitglieder. Zum anderen wurden die wesentlichen Neuerungen im PWA (Project Web App) wie webbasierte Bearbeitung des Projektplans oder der durchgängige Portfoliomanagementprozess gezeigt.
Die Vorträge
Diese Einführung bildete dann gleichsam die Grundlage für die folgenden Vorträge, in denen neben den funktionalen Neuerungen insbesondere die Praxistauglichkeit der neuen Version bewertet werden sollte. Dazu waren Firmenvertreter (etwa von Wincor Nixdorf, BASF und Siemens) als Referenten geladen, die sich als "early adopter" im Rahmen von Evaluierungen bereits früh mit der neuen Version beschäftigt haben. Alle bescheinigten gerade in Punkto Usability der neuen Version einen großen Zugewinn. Integration, Stabilität und erleichterter Einsatz in großen verteilten Unternehmen waren weitere Themen, mit denen Project 2010 punkten konnte. "Selbst wenn es einige PPM-Suites gibt, die in einzelnen funktionalen Punkten besser sind, sind wir der Meinung, dass langfristig gerade die Integration in Umsysteme (wie etwa SAP) die Vorteile bringt", war so auch die Kernaussage eines Referats. Erfrischend war in allen Referaten, dass sich nicht nur mit den Stärken, sondern auch mit den Schwächen des Systems auseinandergesetzt wurde – weiteres Verbesserungspotential (etwa im Reporting) wurde also ebenfalls aufgedeckt.
Eine differenzierte Bewertung nahmen auch Prof. Ahlemann und Dr. Meier vor, die das neue Release gerade für ihre jährlich erscheinende Marktstudie unter die Lupe genommen haben. Obwohl bspw. im Bereich Professional Services oder auch Ressourcenmanagement die ganz elementaren Neuerungen fehlen würden, wäre das Release doch eines, welches große Lücken zur Vorgängerversion schließen konnte. "EPM kann nun definitiv das erste Mal als echte Portfoliomanagement-Lösung bezeichnet werden", bewertete Prof. Ahlemann die neue Version.
Fazit
Durch den Referenten-Mix aus Hersteller, Anwendern und Vertretern aus der Forschung wurden so verschiedene Blickrichtungen auf das neue PM-System geworfen und den Teilnehmern eine gute Einschätzung der Leistungsfähigkeit ermöglicht. Das große Interesse der Teilnehmer wurde auch durch die hohe Anzahl der Zwischenfragen und die angeregte Diskussion in den Pausen erkennbar. Hierfür war es sicherlich auch zuträglich, dass die Teilnehmerzahl fast so etwas wie eine Workshop-Atmosphäre entstehen ließ.
Gleichwohl kann solch eine Tagung natürlich immer nur ein erster Anstoß sein und einen ersten Eindruck vermitteln. Die Frage nach der Eignung für die eigene Unternehmung hängt schließlich auch von den Rahmenparametern des eigenen Unternehmens und den individuellen Anforderungen an ein PM-System (etwa den zu unterstützenden Prozessen) ab und sollte daher idealerweise im Rahmen einer Teststellung oder eines Proof of Concepts beantwortet werden.
Projektmanagement über Unternehmensgrenzen hinweg - Reibungsverluste vermeiden
Dieser Artikel gibt einen Einblick in die Empfehlungen des ProSTEP iViP Vereins hinsichtlich des Projektmanagements in unternehmensübergreifenden Projekten. Der Text und die Abbildungen basieren auf einem Beitrag zur Multikonferenz Wirtschaftsinformatik vom 23. Februar 2010 – vielen Dank an Jochen Boy vom ProSTEP iViP Verein für seine Unterstützung im Projekt und insbesondere bei der Vorbereitung des Vortrags.
Die Motivation
Die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen verändert sich stetig – bereits in frühen Phasen der Entwicklung neuer Produkte wird das Know-how spezialisierter Zulieferer und Dienstleister benötigt. Dadurch ändern sich zunehmend auch die Rollen – spezialisierte Zulieferer und Dienstleister sind nicht nur die verlängerte Werkbank sondern erfolgskritische Partner.
In der Praxis fällt auf, dass Projektmanagement nicht gleich Projektmanagement ist. Jedes Unternehmen nutzt einen für sich passenden Projektmanagement-Standard (PMBOK, PRINCE2, CMMI, VDA etc.) und passt ihn meist noch spezifisch an – gleiches gilt für die eingesetzte Projektmanagement-Software (Microsoft Project Server, SAP etc.). In der Zusammenarbeit an unternehmensübergreifenden Projekten ist dann schnell zu spüren, dass nicht alles nahtlos ineinander greift. Allein schon die Begrifflichkeiten sind unterschiedlich – oder schlimmer: Dieselben Begriffe haben in den einzelnen Unternehmen verschiedene Bedeutungen. Und da ein Unternehmen selten mit nur einem Partner zusammenarbeitet, sondern oft im Netzwerk agiert, kommt schnell eine hohe Anzahl organisatorischer und technischer Brüche zusammen. Das Resultat sind hohe Reibungsverluste in firmenübergreifenden Projekten.
Eine Antwort auf diese Herausforderungen im Projektmanagement – mit anderen Worten: ein Ansatz zur Harmonisierung der Zusammenarbeit in unternehmensübergreifenden Projekten – wurde im Rahmen der Projektgruppe CPM (Collaborative Project Management) des ProSTEP iViP Vereins erarbeitet.
Neben Campana & Schott waren namhafte Vertreter der Automobilindustrie (u. a. Daimler, BMW, VW, ZF Friedrichshafen, Keiper), Hersteller von Projektmanagement-Software (insb. SAP und Microsoft) sowie diverse Forschungseinrichtungen und Beratungsunternehmen an diesem Projekt beteiligt.
Das Leitbild
Wesentlicher Ansatzpunkt des CPM-Ansatzes ist die Beibehaltung der etablierten und eingespielten Projektmanagement-Standards auf Seiten der beteiligten Partner. Das CPM-Modell konzentriert sich auf die Definition gemeinsamer Rollen, Begriffe, Methoden, Prozesse und Kommunikationsregeln für die Zusammenarbeit in gemeinsamen Projekten – also ausschließlich auf die Schnittstelle zwischen den Partnern. Die Ausgestaltung des Projektmanagements auf Seiten der jeweiligen Partner bleibt völlig offen!
Das fachliche Referenzmodell ist das Kernelement der CPM-Empfehlung. Der Fokus liegt dabei auf den Bereichen Zeit-, Aufgaben- und Kommunikationsmanagement.
Das "Handshake-Prinzip"
Hypothese: Die Zusammenarbeit in einem Netzwerk von Spezialisten kann nur dann effizient funktionieren, wenn sich alle Partner akzeptieren und Entscheidungen gemeinsam getroffen werden.
Das "Handshake-Prinzip" ist elementar für die Erhöhung der Transparenz und Verbindlichkeit zwischen den Projektpartnern. Dieses Prinzip bedeutet, dass eine einseitige Übermittlung von relevanten Projektinformationen für sich nicht ausreicht, sondern dass vom jeweiligen Partner eine aktive Rückmeldung (Annahme, Ablehnung oder Änderung) notwendig ist, um eine Übermittlung erfolgreich durchzuführen. Die hierdurch entstandenen gemeinsamen Vereinbarungen bilden eine verlässliche Basis für weitergehende Entscheidungen.
Die Werkzeuge
Das Referenzmodell definiert zudem drei Werkzeuge:
- Der Interaktionsplan stellt die relevanten Interaktionspunkte der Partner dar. Insbesondere wird die Abstimmung der gemeinsamen Interaktionspunkte zwischen den Beteiligten festgehalten.
- In der Kommunikationsmatrix werden sämtliche abstimmungsrelevanten Themen mit den verantwortlichen Ansprechpartnern auf beiden Seiten sowie die vereinbarten Eskalationsregeln festgelegt.
- In der Issue Liste werden alle partnerrelevanten offenen Punkte festgehalten, die im Projektverlauf auftreten. Die Liste dient der Dokumentation der Bearbeitung und der zwischen den Partnern abgestimmten Lösung.
Der Datenaustausch
CPM ist aktuell der einzige Projektmanagement-Standard, der ein implementierungsbereites Datenmodell bereitstellt. Schnittstellen zwischen unterschiedlichen IT-Systemen auf Seiten der beteiligten Partner lassen sich auf Basis dieses einheitlichen Standards kostengünstiger implementieren.
Ergänzend beschreibt ein Austauschmodell den Mechanismus zur Übertragung der CPM-Daten zwischen den jeweiligen IT-Systemen auf Basis von Web-Services.
So genannte Conformance Classes erleichtern die schrittweise Einführung einzelner Module unter Beibehaltung der Kompatibilität.
Die Einführung
Die CPM Recommendation (PSI 1) wurde vom ProSTEP iViP Verein Ende 2007 veröffentlicht und kann auf prostep.org frei heruntergeladen und verwendet werden.
Die Nutzung des CPM-Standards in unternehmensübergreifenden Projekten ist eine Veränderung, die unter anderem auch einen kulturellen Wandel auf beiden Seiten mit sich bringt bzw. erforderlich macht. Um den Einstieg in die Anwendung zu unterstützen, wurden Konzepte zur Einführung entwickelt. Gerade für die initiale Einführung empfiehlt sich das Hinzuziehen von Experten für methodische und technische Unterstützung sowie für das Management of Change.
Das vorläufige Fazit
- Basis für eine gemeinsame Projektkultur durch einheitliche Begriffe, Prozesse und Werkzeuge
- Vermeidung von Reibungsverlusten durch klar definierte Kommunikation (was/wer/wann/mit wem)
- Steigerung der Verbindlichkeit von gemeinsamen Vereinbarungen
- Schutz des geistigen Eigentums durch Reduktion auf wenige abstimmungsrelevante Elemente
- Reduktion des Aufwands zur Definition der jeweiligen Schnittstellen
Das Potential von CPM kann weit über die Automobilbranche hinaus genutzt werden.
Interesse? Fragen? Wir freuen uns auf Feedback!
Pragmatisches Risikomanagement – No Rocket Science!
Am 28. Januar 2010 hielten wir einen Vortrag mit dem Titel "Pragmatisches Risikomanagement – No Rocket Science!" in der Technologiefabrik Karlsruhe. Herr Hillebrand von der GPM hatte uns eingeladen, unseren Ansatz für pragmatisches Risikomanagement im Rahmen eines Regionalgruppentreffens vorzustellen.
Unsere Hypothese: Weniger ist mehr!
Jeder Projektmanager hat schon einmal von Risikomanagement gehört, doch nur wenige wenden Risikomanagement auch aktiv in ihren Projekten an. Dabei würden viele Projekte, die in Probleme geraten, ihre Ziele verfehlen bzw. sogar scheitern, allerdings durch ein gelebtes Risikomanagement besser verlaufen. Oft reicht es schon aus, wenige wichtige Risiken frühzeitig unter Beobachtung zu stellen und geeignete Gegenmaßnahmen anzugehen. Warum also bleibt Risikomanagement ein Thema nach dem Motto "man müsste ja eigentlich …"?
Oft scheuen Unternehmen die Komplexität des Themas und den vermuteten Aufwand. Wir unterstützen Firmen dabei, einen passenden und vor allem pragmatischen Risikomanagement-Ansatz zu erarbeiten und in der Organisation zu verankern. Die für das jeweilige Unternehmen wesentlichen Aspekte werden gemeinsam identifiziert und an bereits etablierte Projektmanagement-Prozesse geknüpft. Spezifische Spielregeln und Werkzeuge vereinfachen die praktische Anwendung. Ein wichtiger Erfolgsfaktor besteht darin, die Beteiligten gerade in der Anfangsphase gezielt zu unterstützen. Der Nutzen stellt sich unserer Erfahrung schon nach kurzer Zeit ein.
Mit mehr als 25 Teilnehmern war der Vortrag in Karlsruhe gut besucht – die Teilnehmer kamen aus unterschiedlichen Unternehmen und so entwickelte sich eine interessante Diskussion über Theorie und Praxis. Wesentliche Themen waren u. a.:
- Erfolgsfaktoren für die Einführung von Risikomanagement
- Risikomanagement aus Eigeninteresse des Projektleiters
- Wo liegen die Grenzen des Pragmatismus?
- Psychologische Aspekte: Verdrängung von Risiken
Wir halten den Vortrag auch nochmal an folgenden Terminen:
Weitere Vorträge in unserer Veranstaltungsübersicht.
Ausblick: Das Thema Risikomanagement ist ein Anfang – weitere pragmatische Projektmanagement-Ansätze ("No Rocket Science") werden folgen.
Willkommen beim CS Blog
Tipps und Tricks zu Projektmanagement, Prozessoptimierung und Microsoft-Plattformen
Ganz frisch hat ein neues Jahrzehnt begonnen. Für uns ein guter Anlass um mit dem CS Blog zu starten, herzlich willkommen!
Nachdem wir letztes Jahr unseren Corporate Twitter-Account erfolgreich ins Leben gerufen haben, möchten wir nun auch diesen Kommunikationskanal nutzen. Kommunikation lebt vom Austausch, der Interaktion und der offenen Meinungsäußerung. Wir freuen uns daher, wenn Sie sich hier ebenfalls beteiligen und den CS Blog durch Ihre Kommentare bereichern.
Was erwartet Sie hier in Zukunft? Wir wollen mit dem CS Blog unser Wissen mit Ihnen teilen und eine Plattform für den Erfahrungs- und Gedankenaustausch schaffen. In den Blogposts wird es um Tipps und Tricks zu unseren Kernkompetenzen Projektmanagement und Prozessoptimierung sowie entsprechenden IT-Plattformen speziell Microsoft Project und Microsoft SharePoint gehen. Da unsere Beraterinnen und Berater die Blogposts schreiben, steht der konkrete Praxisbezug im Vordergrund: Was erleben wir bei der Umsetzung von Methoden und Werkzeug in der Praxis, wie lösen wir konkrete Probleme usw.
Ganz nebenbei hoffen wir, dass wir Ihnen interessante Einblicke in den Beratungsalltag bei Campana & Schott gewähren und Sie unser Unternehmen besser kennen lernen können.
Wir freuen uns auf viele spannende Diskussionen und Ihr Feedback.
Herzliche Grüße
Christophe Campana & Eric Schott
