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PR-Abteilung von Campana & Schott organisiert sich über SharePoint-Intranetportal neu
Wie kommt man innerhalb von nur einem Jahr von 34 (2009 gesamt) auf bereits 28 Veröffentlichungen im ersten Vierteljahr 2010. Und wie gewährleistet man gleichzeitig Präsenz in einer ausgewogenen Vielfalt an qualitativ hochwertigen Medien?
Mit unserer vergleichsweise schlank aufgestellten PR-Abteilung blicken wir inzwischen auf über 300 Publikationen seit Beginn der Pressearbeit bei C&S zurück. In einem Unternehmen, das sich im Kern um Effizienzsteigerung bei seinen Kunden kümmert, liegt die ständige Selbstreflektion in Sachen Effizienz auf der Hand. Laufend versuchen auch wir unsere eigenen Prozesse zu optimieren. Deshalb wollten wir auch nicht einfach nur weiter darüber berichten, was bei unseren Kunden alles mit der SharePoint-Technologie möglich ist.
Eat-your-own-dogfood – Befolge selbst was du predigst, nutze die Produkte, die du verkaufst
Anfang 2009 suchten wir nach einer Möglichkeit, die Flut der Themen strukturierter bearbeiten zu können, die bei Campana & Schott PR-technisch aufzugreifen und zu bearbeiten sind. - Warum also nicht einfach auch in der PR-Abteilung die Technologie anwenden, die unsere Berater-Kollegen täglich unseren Kunden anpreisen? Tatsächlich entschlossen wir uns nach Gesprächen mit unseren SharePoint-Experten dazu, sämtliche Arbeitsprozesse über unser internes SharePoint-Portal CaeSar abzubilden. Von der ersten Idee für einen Artikel, über Auftragserteilung, Briefings und Review-Schleifen zwischen den fachlich Verantwortlichen und der PR-Abteilung bis hin zum Mailverkehr mit den Redaktionen und zur Veröffentlichung, - alle Schritte laufen nunmehr über SharePoint ab bzw. werden dort zu jedem Artikel dokumentiert.
Aufbauend auf die Erfahrung unserer SharePoint-Experten und nach einer Schulung haben wir ausgewiesene Nicht-Teckies innerhalb von ca. zwei Monaten die Standard-Funktionalität von SharePoint relativ leicht auf unsere PR-Zwecke angepasst. Die Umgewöhnung fiel leicht, denn die Vorteile sind täglich spürbar: Es ist ein Pressebereich entstanden, der über individuelle Rechte interne von Firmenweit öffentlichen Arbeitsbereichen trennt. Kollegen sehen nur, was für sie wichtig ist. Alle an einer Veröffentlichung Beteiligten können auf zentral im Arbeitsbereich abgelegte Briefings, Planungs- und Erstellungsdaten zugreifen und diese bearbeiten – auch von unterwegs aus, das ist ein unschlagbarer Vorteil.
Ab mit alten Zöpfen
Vorbei die Zeiten, in denen ich wöchentliche Archivierungswarnungen meines Outlook-Postfaches erhielt, weil manche Review-Schleife und jeder neu eingereichte Artikel Grafik-Attachments mit mehreren Megabytes bedeutete. Heute versenden wir Links und keine Mail-Anhänge.
Vorbei die Zeiten, in denen sich Mails mit verschiedenen Überarbeitungsständen überkreuzten und mühselig über Dokumentenvergleich der aktuelle Stand rekonstruiert oder zusammengefügt werden musste. Heute arbeitet jeweils nur einer an einem Dokument und währenddessen ist es ausgecheckt. Kein anderer kann dann daran arbeiten und dadurch Verwirrung stiften.
Adieu lokale Dateiablage jedes einzelnen Überarbeitungsstandes in vielfältigen Unterordnern. Die historisierte Ablage auf CaeSar lässt mich heute jeden Überarbeitungsstand nachverfolgen und kommentieren. Zu jeder Zeit ist mit ein paar Mausklicks für die PR-Abteilung klar ersichtlich, wer gerade am Zug ist, welche Artikel aktuell bearbeitet werden, wie viele sich derzeit im Planungsstatus befinden und welche Deadlines näher rücken etc..
Die Public Relations Abteilung von Campana & Schott ist SharePoint-Anwender-Pionier
Inzwischen dürfen wir uns zu den erfolgreichen SharePoint-Anwender-Pionieren von Campana & Schott zählen und können auch der Presse viel besser aus eigener Praxis berichten. Nicht nur darüber, dass unsere Arbeit Dank SharePoint auf ganz neuem technischen Niveau strukturiert ist, und dass die vielen Möglichkeiten Informationen zu vernetzen, zu filtern und auszuwerten sehr verlockend sind. Die Möglichkeiten sind so vielversprechend, dass wir aufpassen müssen, wie detailliert wir den zugegeben deutlich gestiegenen Pflegeaufwand im Detail betreiben.
Umstellung hat sich gelohnt
Bereits im ersten Vierteljahr 2010 konnten wir die Zahl der veröffentlichten Artikel und Newsmeldungen um ein Vielfaches erhöhen. Übrigens, auch das Ergebnis der gemeinsamen Mühen findet sich elektronisch auf dem Firmenportal CaeSar: Excel Adieu! Die stetig wachsende Veröffentlichungsliste heißt bei uns jetzt CaeSar-Publikationsliste und ist damit für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
PS: Was machen wir mit dem gewonnenen Freiraum? – Die genannten Zahlen sprechen für sich: Wir arbeiten an noch mehr Veröffentlichungen. Und zusätzlich findet sich dann und wann neuerdings die Kapazität, auch internationale Medien mit interessanten Inhalten zu versorgen. Welche? Das sehen Sie hier.
Kontextsensitive Dropdowns in webbasierten Formularen mit SharePoint und InfoPath 2010
In SharePoint und InfoPath 2007 war es ohne Code Behind nicht möglich verschachtelte Dropdowns (also die kontextsensitive Reduzierung einer Dropdown-Auswahl auf Basis einer vorhergehenden Dateneingabe/-auswahl) zu gestalten. Das wird mit SharePoint und InfoPath 2010 wesentlich einfacher.
Einleitend ein kurzer Exkurs in die Welt von Lookups und SharePoint. In SharePoint zeichnen sich Lookups (also die Verwendung von Informationen aus anderen SharePoint-Listen) dadurch aus, dass die Verknüpfung über die ID erfolgt während die Darstellung über den Displaynamen realisiert ist. Dies hat den Vorteil, dass bei einer Änderung des Auswahlwertes bzw. des Displaynamens auch alle bereits bestehenden Einträge mit dem neuen Displayname aktualisiert werden. Dieses Verhalten machen wir uns bei verschachtelten Dropdowns zu Nutze.
Typische Aufgabenstellung: Es soll eine verschachtelte Auswahl umgesetzt werden, bei der zunächst eine Rolle und im Anschluss daraus eine spezifische Person ausgewählt werden. Folgende Voraussetzungen sind hierfür notwendig:
- Eine SharePoint-Liste (hier "Roles" genannt), die alle zur Verfügung stehenden Rollen umfasst
- Eine SharePoint-Liste, die jedem Mitarbeiter eine Rolle zuordnet (hier "Employees" genannt)
- Beide Listen sind mit Daten befüllt, wobei die Liste "Employees" mittels Lookup auf die Liste "Roles" verweist
In SharePoint 2010 gibt es verschiedene Möglichkeiten um ein Formular zu erstellen:
- Der klassische Weg, wie er schon aus der 2007er Version bekannt ist, indem man mit InfoPath startet und alle Felder anlegt oder
- man erstellt zunächst eine Liste in SharePoint mit allen benötigten Feldern (inklusive der Dropdown-Felder) und klickt dann auf "Customize Form"
- Abbildung 1: Datenverbindungen
Das weitere Vorgehen unterscheidet sich nicht wesentlich:
- InfoPath 2010-Designer öffnen
- Ein neues Template anlegen
- Zwei eingehende Datenverbindungen anlegen (siehe Abbildung 1):
- Zur Liste "Roles" – hier wird die ID und das Feld Role eingelesen
- Zur Liste "Employees" – hier werden die Felder ID, Name und Role eingelesen
- Abbildung 2: Einstellungen des Felds "SelectEmployee"
- Nun wird das erste Dropdown-Feld erstellt, in dem künftig zunächst die Rolle ausgewählt werden soll:
- Als eingehende Datenquelle wird die Liste "Roles" ausgewählt
- Der Wert des Auswahlfelds wird auf die ID gesetzt
- Der Displayname wird auf das Feld "Role" der Liste gelegt
- Als nächstes wird das zweite Dropdown-Feld erstellt, welches die zur ausgewählten Rolle zugehörigen Mitarbeiter anzeigen soll:
- Als eingehende Datenquelle wird die Liste "Employees" ausgewählt
- Der Wert des Auswahlfelds wird auf die AccountID des "Person or Group"-Felds gesetzt
- Der Displayname wird auf das Feld "DisplayName" des "Person or Group"-Elements gelegt (siehe Abbildung 2)
- Abbildung 3: Regel "set a field’s value" zur Filterung der Datenverbindung
- Anschließend muss noch der entsprechende Filter gesetzt werden:
- Das Feld "SelectRole" im Formular anwählen und das Menü "Rules" aufrufen
- Eine neue Regel anlegen (z. B. "preset employee choice")
- Die Aktion "set a field’s value" auswählen
- Als zu setzendes Feld wird in der Datenverbindung auf die Liste "Employees" unter dem Punkt "QueryFields" das Feld "Role" ausgewählt (siehe Abbildung 3)
- Abbildung 4: Kontextsensitive Dropdown-Felder
- Als Wert wird der Eintrag des Felds "SelectRole" übergeben
- Zusätzlich muss in diese Regel noch eine weitere Aktion aufgenommen werden um die Datenverbindung auf die Liste "Employes" mit den nun gesetzten Filterkriterien erneut abzurufen
- Aktion "Query for data" auswählen und die Datenverbindung zur Liste "Employees" angeben
- Abschließend ist das Formular zu speichern, zu veröffentlichen und zu testen (siehe Abbildung 4).
Globale und einheitliche Navigation in SharePoint
In SharePoint (hier Version 2007) wird die Navigation innerhalb einer Site Collection definiert. In einem Umfeld mit mehreren Site Collections hat das folgende Nachteile:
- Die Navigation ist inkonsistent (die aktuelle Site Collection wird zum Beispiel immer an erster Stelle angezeigt)
- Der Administrationsaufwand erhöht sich pro zusätzlicher Site Collection
- Der Aufwand um die Navigation über alle Site Collections einheitlich zu pflegen ist immens
Eine schlanke Lösung für diese Problematik besteht in der Ausnutzung des Delegate-Prinzips: Hierbei wird das Objekt, welches die Navigationsdaten liefert, dynamisch überschrieben. Eine Lösung besteht aus den folgenden Bestandteilen:
- Ein Feature auf Web Application-Ebene, welches einen neuen Navigation Provider registriert: Dieser verwendet als Basis für die Navigationsstruktur eine xml-Datei
- Ein Feature auf Web-Ebene, welches für das dynamische Überschreiben des Navigations-Objekts sorgt
Vorteile einer solchen Lösung:
- Die einheitliche Navigation muss nur noch an einer zentralen Stelle (in der xml-Datei) gepflegt werden
- Anpassungen an Masterpages, Themes etc. sind nicht notwendig
- Per Aktivierung/Deaktivierung des Web-Features kann jederzeit von der alten auf die neue Lösung umgeschaltet werden
- Die Lösung kann sowohl im Umfeld WSS 3.0/SharePoint Server 2007, als auch im Umfeld SharePoint Foundation/SharePoint 2010 angewendet werden
