Microsoft Project Server 2007 – Archivierung von Projektplänen abgeschlossener Projekte

Eine Lösung zur Archivierung von Projektplänen bereits abgeschlossener Projekte ist – nicht nur aus Gründen der Übersichtlichkeit in der Projektliste – eine häufig gestellte Anforderung. Der zumeist gewählte Ansatz stößt in der Praxis aber an Grenzen:

Es ist möglich ein Backup des Projektplans zu erstellen und das Projekt danach aus der operativen Datenbank zu löschen. Zwar kann man bei Bedarf das Backup wiederherstellen um sich ein altes Projekt noch einmal anzuschauen. Ein gelöschter Plan ist jedoch in keiner Auswertung (Project Center, Resource Center, OLAP), beispielsweise für historische Nachbetrachtungen im Portfolio-Kontext, verfügbar.

Ziel unseres Lösungsansatzes ist es, dass archivierte Projektpläne nicht gänzlich aus dem System verschwinden. Sie sollen weiterhin schreibgeschützt zu öffnen sein und in Auswertungen berücksichtigt werden, bei der täglichen Arbeit mit den laufenden Projekten aber nicht angezeigt werden.

Durch entsprechende Konfiguration des Systems lässt sich ein einfacher und gut handhabbarer Prozess aufsetzen.

Bei der Konfiguration sind die folgenden Einstellungen zu berücksichtigen:

• Man definiert ein Projektattribut, über das gesteuert wird, ob ein Projektplan als archiviert gelten soll. Beispielsweise kann man das im Standard vorhandene Enterprise-Feld "Project State" verwenden: Ein Projekt gilt als archiviert, sobald der Status auf "closed" gesetzt wird.
• Entsprechend werden sämtliche für den täglichen Bedarf benötigten Ansichten im Project Center mit einem Filter versehen, sodass Projektpläne mit dem Project State "closed" nicht anzeigt werden.
• Je nach Bedarf wird dieser Filter auch für Reports des Data Analyzer (OLAP) gesetzt.
• Um das Editieren abgeschlossener Projektpläne zu verhindern, wird eine Kategorie (beispielsweise "Archived Projects") im Berechtigungssystem erstellt, in die Projektpläne aufgenommen werden. Diese Kategorie wird einer Gruppe zugewiesen, in der alle Nutzer des Systems enthalten sind.

Der Prozess der "Archivierung" (durch einen fachlichen Administrator bzw. PMO) kann dann wie folgt ablaufen:

• Nach Abschluss eines Projektes wird der "Project State" des zu archivierenden Projektplans auf "closed" gesetzt.
• Der zu archivierende Projektplan wird manuell in die zuvor erstellte Kategorie "Archived Projects" aufgenommen. (Hinweis: Dieser Schritt lässt sich mit CS MOE auch automatisieren.)
• Zudem kann unter Server Settings > Project Workspaces der zu archivierende Projektplan von seinem SharePoint Workspace getrennt werden. Hierfür steht die Funktionalität "Edit site address" zur Verfügung. Der Workspace existiert danach weiterhin, wird jedoch nicht mehr in der Workspace-Übersicht auf der Startseite des Project Web Access angezeigt. In der Liste aller Workspaces in den Site Settings ist er weiterhin vorhanden.
• Abschließend können die Berechtigungen des SharePoint Workspaces komplett auf read-only gesetzt werden um eine weitere Bearbeitung der Projektdokumentation zu verhindern.

Das Ergebnis:

• Übersichtlichkeit
  Das Projekt und der dazugehörige Workspace erscheinen nicht mehr in den Übersichten, die zur täglichen Arbeit verwendet werden.
• Auswertbarkeit
  Dennoch lassen sich weiterhin (rückblickende) Auswertungen erstellen, die sowohl archivierte wie aktuelle Projekte enthalten – z. B. um Jahresbudget-Betrachtungen durchzuführen.
• Sicherheit
  Der Projektplan sowie die dazugehörigen Elemente im Workspace sind im Stand des Projektabschlusses "eingefroren" und lassen sich nicht mehr nachträglich manipulieren.
• Flexibilität
  Der Projektplan und dessen Workspace sind weiterhin vollumfänglich auf dem System erhalten und lassen sich ohne große Mühe öffnen, analysieren und bei Bedarf reaktivieren.
• Ausblick
  Diese Vorgehensweise ist zwar einfach umsetzbar, wird aber auch nicht allen Anforderungen gerecht. Eine Reduktion des Datenvolumens in der operativen Datenbank wird hiermit natürlich nicht erreicht – dazu können Archivierungsdatenbanken und übergreifende OLAP-Auswertungen eingesetzt werden.

SharePoint/Project Server: Druckberichte aus verteilten Datenquellen

Gruppen aus einem Active Directory als einzelne Ressource in Project Server eintragen

In einigen Nutzungsszenarien von Microsoft Project Server kann es sinnvoll sein im Feld "Windows-Account" einer Ressource eine komplette Gruppe aus dem Active Directory (AD) anstatt eines einzelnen Windows-Accounts anzugeben.

Dies macht vor allem dann Sinn, wenn die Berechtigungen auf dem SharePoint Arbeitsbereich eines Projektes durch den Projektleiter selbst vergeben werden und zusätzlich die Workspace Synchronisation genutzt werden soll. Öffnet der Projektleiter die Berechtigungsübersicht im SharePoint Arbeitsbereich, so werden sämtliche Benutzer mit Project Server Administrationsberechtigung namentlich aufgelistet, da diese automatisch synchronisiert werden. Die Übersichtlichkeit wird dadurch nicht gerade gesteigert

Berechtigt man nun alle Administratoren insgesamt durch oben beschriebene Lösung, findet sich nur ein einzelner Eintrag für Administratoren in der Benutzerliste.

Vorsicht: Dies macht wirklich nur für Administratoren-Gruppen mit vielen gleichberechtigten Anwendern, z. B. das Projectmanagement Office (PMO), oder große Benutzergruppen mit rein lesendem Zugriff Sinn, da man sonst nicht mehr nachvollziehen kann, welche Person genau die letzte Änderung an Projekten oder Arbeitsbereichen vorgenommen hat.

Dieses Vorgehen funktioniert sowohl für Microsoft Project Server 2003 als auch für Microsoft Office Project Server 2007 und für Microsoft Project Server 2010.

Umlaute und die SharePoint Server Enterprise Suche

Die Enterprise Suche von Microsoft SharePoint Server 2007 hat mit Umlauten oft Probleme. Speziell Project Server Workspaces, die gewöhnlich denselben Namen wie das entsprechende Projekt tragen, sind anfällig.

Das Problem stellt sich folgendermaßen dar: Eine Suche über alle Workspaces (zum Beispiel aus einem SharePoint Unternehmensportal heraus) liefert korrekt die gewünschten Ergebnisse. Befindet man sich jedoch innerhalb eines Workspaces, dessen Name Umlaute enthält, liefert die Suche keinerlei Ergebnisse mehr.

Es hat sich herausgestellt, dass dieses Problem durch die Verwendung von Umlauten "ä", "ü", "ö" bzw. anderer Sonderzeichen in der URL des Workspaces hervorgerufen wird. Die URL wird zwar nach dem URL Encoding korrekt aufgelöst, jedoch bereitet sie der Suche dennoch Probleme.

Daher empfehlen wir grundsätzlich die Vermeidung von Sonderzeichen und Umlauten in Bezeichnungen! Das gilt insbesondere für Projektnamen sowie generell bei der Benennung von Sites und Workspaces Darüber hinaus sollten Umlaute und Sonderzeichen aber bspw. auch bei der Konfiguration spezifischer Enterprise Felder in Project Server 2007 vermieden werden, um etwaige Probleme mit den Analysis Services (OLAP) zu vermeiden. Demnach sollte im Allgemeinen statt "ä" lieber "ae", statt "ü" eher "ue" usw. verwendet werden.

Das Phänomen tritt sowohl mit SP1, Infrastructure Update, SP2 und August CUP für Microsoft SharePoint Server 2007 auf.