Kostensenkung und Standardisierung

Durch Standardisieren von Prozessen im Bereich „Zusammenarbeit mit externem Telekommunikations-Dienstleistern“ sollten Kosten nachhaltig gesenkt werden. Wir coachten die Projektleitung und führten zentrale Teilprojekte selbst durch.

Die Ausgangssituation

In einem international tätigen Konzern gab es mehrere Dienstleister für Telekommunikation mit jeweils unterschiedlichen Servicedefinitionen und IT-Service-Management-Prozessen; eine durchgängige Fachterminologie fehlte. Insgesamt existierten allein acht Prozesswelten für das IT Service Management zum WAN.

Die Zielsetzung

Der Konzern wünschte eine Vereinfachung für das IT Service Management und eine Senkung der Organisationskosten. Die Lieferantenauswahl sollte durch einheitliche Schnittstellen flexibler gemacht werden, um so zukünftig Einsparpotentiale realisieren zu können. Insgesamt sollten dafür standardisierte Prozesse entwickelt werden.

Unsere Vorgehensweise (PM-Aktivitäten und fachliche Schwerpunkte)

• Gesamtprojektplanung, Controlling des Projektfortschritts, persönlicher Projektcoach für den internen Projektleiter
• Ist-Prozesse analysieren, „Best Practices“ ermitteln und optimierte Soll-Prozesse auf der Grundlage von ITIL ableiten
• Bei der Vorbereitung von prozesskonformen Vertragsdokumenten beraten und fachliche Verhandlungsunterstützung leisten
• Interne Service-Management-Organisation und Lieferantenmanagement reorganisieren

Nutzen und Ergebnis

Wir haben die IT-Service-Management-Prozesse WAN standardisiert und einheitliche Schnittstellen zu den Service Providern geschaffen. Die Verhandlungsposition des Kunden gegenüber den Lieferanten ist gestärkt, durch einheitliche Prozesse ist der Eskalations- und Klärungsaufwand reduziert. Unser pragmatischer PM-Ansatz hat zu hoher Transparenz bei geringen Set-up- und Koordinationskosten geführt. Diese Vorgehensweise wird nun als Best Practice „Out of the box“ auch für andere Projekte im Konzernbereich verwendet.