Wer kennt das nicht: Mitarbeiter speichern kritische Dokumente nur auf der eigenen Festplatte, das Protokoll einer wichtigen Sitzung liegt in mehreren Versionen vor, die Unterlagen zur Anfrage eines wichtigen Kunden sind gerade nicht auffindbar usw. Unzählige Informationen verschwinden irgendwo im Nirgendwo. Gemeinsames Wissen wird nicht genutzt, Bearbeitungsprozesse dauern zu lange und die Kommunikation mit den Kunden leidet.
Unsere Spezialisten konzipieren hierfür Lösungen und realisieren diese meist mit dem 
Wir verfügen über bewährte Ansätze für ein professionelles Dokumentenmanagementsystem, das folgende technologische Möglichkeiten verbindet: Unterschiedliche Datenformate werden an einem zentralen Ort mit einheitlicher Kategorisierung gespeichert. Mit den integrierten Suchmöglichkeiten finden die Nutzer jederzeit schnell wichtige Informationen und Unterlagen. Automatisierte Workflows helfen den Mitarbeitern bei der strukturierten Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten. Auch Mitarbeiter ohne Online-Zugriff auf das Firmennetzwerk sind dabei jederzeit eingeschlossen. Der nicht autorisierte Zugriff Fremder wird durch ausgeklügelte Berechtigungs- und Sicherheitsmechanismen verhindert.
Zahlreiche Gesetze, Regulierungen und Unternehmensrichtlinien (Stichwort: "Compliance") erfordern zudem, dass bestimmte Datensätze über festgelegte Zeiträume aufbewahrt werden. Das von uns realisierte Dokumentenmanagementsystem schafft hier auch rechtliche Sicherheit: Automatische Protokolle bieten jederzeit die erforderliche Übersicht. Wichtige Dokumente können mit Sperren versehen werden, damit sie keinesfalls aus dem System verschwinden. Veränderungen an Dokumenten wie auch das Weiterleiten können bei Bedarf mitgeführt werden. Parallele Änderungen am gleichen Dokument und Ungewissheit über den aktuellen Stand werden verhindert.
Unsere Standardkomponenten und Best Practices machen aus dem Standardsystem SharePoint Server eine leistungsfähige unternehmensspezifische Dokumentenmanagementsystem Lösung. Die laufenden Kosten und Aufwände gehen damit deutlich zurück. Die Akzeptanz der Anwender ist hoch, da man sich ausschließlich innerhalb der vertrauten Microsoft-Office-Umgebung bewegt und sich die Dokumentenbearbeitung transparent und effizient bewältigen lässt.
Gerne unterstützen wir Sie auch bei der technischen Umsetzung.
