Die Ausgangssituation
Für ein Unternehmen mit mehreren internationalen Landesgesellschaften und Standorten sollte das Erstellen von Verträgen für neue Mitarbeiter, auf einer komfortablen und bereits vertrauten Benutzeroberfläche automatisiert werden. Im Sinne einer hohen Prozesstransparenz galt es eine einfache Überwachung sowie ein hierarchisches und durchgängiges Berechtigungskonzept umzusetzen.
Das Ziel
Ziel der Prozessautomatisierung im Bewerbungsmanagement war es, Durchlaufzeiten zu reduzieren und damit Absagen hochwertiger Kandidaten aufgrund zu langer Reaktionszeiten vorzubeugen. Dazu sollten klare Verantwortlichkeiten und eine hohe Transparenz im gesamten Prozessverlauf geschaffen werden. Eine Steigerung der Datenqualität wurde ebenso wie die Senkung manueller Bearbeitungsaufwände angestrebt.
Unsere Vorgehensweise
- Prozess- und IT-Assessment inklusive Bewertung der Ist-Situation und Ableitung von Verbesserungspotenzialen
- Definition und Abstimmung der Soll-Prozesse, Zuordnung der Prozesse zu IT-Systemen
- Detaillierte Prozessmodellierung und Ausarbeitung eines fachlichen und technischen Lösungskonzepts
- Bereitstellung der Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint Server und Microsoft Office
Nutzen und Ergebnis
Mittels des eingeführten Systems wurden kürzere Prozessdurchlaufzeiten erreicht: Aktivitäten werden rollenspezifisch zugewiesen und verfolgt, wodurch Überschreitungen vereinbarter Reaktionszeiten sichtbar werden.
Die vollständige Prozesstransparenz erhöhte die Prozessqualität: Ein Überblick über den gesamten Bewerberpool wurde – untergliedert nach den einzelnen Prozessphasen –automatisch verfügbar, KPIs des Prozesses sind jetzt ausweisbar.
Die Kosten des Bewerbungsmanagements sind erheblich gesunken: Manuelle Bearbeitungsaufwände entfallen, und bedarfsgerechte Informationsversorgung, vertraute Bedienung sowie hohe Benutzerergonomie wurden hergestellt.
