Die Ausgangssituation
Ein multinationaler Konzern beauftragte Campana & Schott, den Projektantrags-Prozess zu automatisieren. Die Technologie sollte weltweit zur Verfügung stehen, keine weiteren Client-Installationen benötigen und sämtliche Prozessschritte von der Projektidee, über die Projektbewertung bis zur Projektfreigabe beinhalten.
Das Ziel
Durch standardisierte Prozesse wurde eine Senkung der Prozess-Liegezeiten und damit die schnellere Bearbeitung von Projektanträgen angestrebt. Von einer Steigerung der Prozesstransparenz versprach man sich bessere Überwachungsmöglichkeiten. Zusätzlich bestand der Wunsch, die aktuellen Projektdaten automatisch zur Verfügung stellen zu können und dadurch Einsparungspotenziale im Verwaltungsbereich zu realisieren.
Unsere Vorgehensweise
- Prozess- und IT-Analyse zur Identifikation von Optimierungspotenzialen
- Erstellung einer Lösungsskizze auf Basis der Microsoft Technologieplattform
- Prototypische Realisierung der Lösungsskizze und Begleitung der Pilotierung
- Detailkonzeption und Bereitstellung der Lösung auf Basis von Microsoft Office SharePoint Server
Nutzen und Ergebnis
Durch die neu entstandene Transparenz im Prozess können Aktivitäten besser verfolgt und gesteuert werden. Der Prozess wird messbar, die Prozessqualität kann über KPIs dokumentiert werden.
Das standardisierte Erfassen von Projektdaten stellt die Vergleichbarkeit von Projektanträgen her und ermöglicht die Weiterverwendung über den gesamten Projektlebenszyklus.
Im Bereich der Verwaltung konnten manuelle Tätigkeiten beim Aggregieren und Aufbereiten der Daten eingespart werden. Die Standardisierung verringerte zusätzlich den Klärungs- und Abstimmungsbedarf im Prozess.
