Die Ausgangssituation
Für einen international tätigen Franchise-Unternehmensverbund sollte eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation in unternehmensübergreifenden Projekten geschaffen werden. Mittels Rollen- und Berechtigungskonzept galt es, die internen und externen Mitarbeiter mit differenzierbaren Zugriffsrechten auszustatten, sodass beispielsweise Dokumente ausgetauscht werden können. Für einen weltweiten Einsatz wurde ein Web-basiertes System präferiert, das ohne weitere Client-Installationen auskommt.
Das Ziel
Die Mitarbeiter sollten die Lösung ohne größere Einarbeitungszeit nutzen und alle einzelnen Projekte nach den gleichen Verfahren bearbeiten können. Manueller Aufwand für die Erstellung der Projektdokumentation wird eingespart, sie entsteht im Rahmen der Projektbearbeitung nahezu automatisch. Neben der sicheren Bearbeitung von Dokumenten durch einfache Check-In-/Check-Out-Funktionalitäten sollte ein Versions- und Freigabemanagement realisiert werden.
Unsere Vorgehensweise
- Analyse aktueller IT-Landschaft und Herausforderungen, Identifikation von Verbesserungspotenzialen
- Aufnahme und Priorisierung der Anforderungen, Ausarbeitung Statement of Work und Roadmap
- Überführung der Anforderungen in ein Lösungsdesign für unter Nutzung von Best Practices
- Bereitstellung der Lösung auf Basis Microsoft SharePoint Server
Nutzen und Ergebnis
Das System wirkt sich positiv auf die Transparenz von Projektinformationen aus. Die Beteiligten sind aufgrund von Freigabeprozessen und Versionierung immer verlässlich über den Projektstand informiert. Durch den einfachen und sicheren Austausch von Informationen kann der "Startschuss" von Projekten schneller erfolgen, und sie liefern hochwertigere Ergebnisse.
Mit der durchgehenden Standardisierung der Projektablage entfällt lästiges Suchen nach aktuellen Informationen. Rollenspezifische Sichten ermöglichen den Mitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Zudem wird die Fähigkeit, Kunden, Sponsoren und anderen Stakeholdern schnelle und aktuelle Auskünfte zu geben, gestärkt.
