Die Ausgangssituation
Ein stark diversifizierter Industriekonzern hatte hohen Bedarf an Informationen aus dem Projektmanagement. Das bedeutete, dass Statusberichte standardisiert erfasst werden mussten, um die Berichtsentwicklung nachvollziehbar zumachen. Der Prozess sollte durch die automatisierte zentrale Bereitstellung aller Statusberichte und die automatisierte Erstellung von PowerPoint-Folien aus den Berichtsdaten unterstützt werden.
Das Ziel
Das Ziel der Prozessoptimierung und -automatisierung bestand darin, die Projektleiter in die Lage zu versetzen, in deutlich kürzerer Zeit Projektberichte erstellen zu können. Das Management sollte die Informationen schneller erfassen und vergleichen können. Ferner sollten die Daten der einzelnen Statusberichte auf der Ebene des Portfolios konsolidiert und entsprechende Managementübersichten erstellt werden.
Unsere Vorgehensweise
- Anforderungsanalyse, Prozessdefinition und prototypische Realisierung
- Bereitstellung eines integrierten und automatisierten Statusberichtswesens auf Basis von Microsoft SharePoint Server, Microsoft Office Info
Nutzen und Ergebnis
Infolge der Systemeinführung wurde eine erhebliche Zeitersparnis realisiert: Statusgeber und Management können sich durch einen standardisierten Prozess und automatisierte Unterstützung auf das Wesentliche konzentrieren.
Die Standardisierung führt zu höherer Datenqualität: Die automatisierte Erfassung der Berichtdaten stellt aktuellere und zuverlässigere Informationen sicher.
Die Entscheidungsunterstützung des Berichtswesens wird erhöht: Die Vergleichbarkeit der Statusdaten führt zu besseren Entscheidungen, z.B. im Fall von konkurrierenden Anfragen zur Ressourcen- oder Budgeterweiterung.
