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PR-Abteilung von Campana & Schott organisiert sich über SharePoint-Intranetportal neu
Wie kommt man innerhalb von nur einem Jahr von 34 (2009 gesamt) auf bereits 28 Veröffentlichungen im ersten Vierteljahr 2010. Und wie gewährleistet man gleichzeitig Präsenz in einer ausgewogenen Vielfalt an qualitativ hochwertigen Medien?
Mit unserer vergleichsweise schlank aufgestellten PR-Abteilung blicken wir inzwischen auf über 300 Publikationen seit Beginn der Pressearbeit bei C&S zurück. In einem Unternehmen, das sich im Kern um Effizienzsteigerung bei seinen Kunden kümmert, liegt die ständige Selbstreflektion in Sachen Effizienz auf der Hand. Laufend versuchen auch wir unsere eigenen Prozesse zu optimieren. Deshalb wollten wir auch nicht einfach nur weiter darüber berichten, was bei unseren Kunden alles mit der SharePoint-Technologie möglich ist.
Eat-your-own-dogfood – Befolge selbst was du predigst, nutze die Produkte, die du verkaufst
Anfang 2009 suchten wir nach einer Möglichkeit, die Flut der Themen strukturierter bearbeiten zu können, die bei Campana & Schott PR-technisch aufzugreifen und zu bearbeiten sind. - Warum also nicht einfach auch in der PR-Abteilung die Technologie anwenden, die unsere Berater-Kollegen täglich unseren Kunden anpreisen? Tatsächlich entschlossen wir uns nach Gesprächen mit unseren SharePoint-Experten dazu, sämtliche Arbeitsprozesse über unser internes SharePoint-Portal CaeSar abzubilden. Von der ersten Idee für einen Artikel, über Auftragserteilung, Briefings und Review-Schleifen zwischen den fachlich Verantwortlichen und der PR-Abteilung bis hin zum Mailverkehr mit den Redaktionen und zur Veröffentlichung, - alle Schritte laufen nunmehr über SharePoint ab bzw. werden dort zu jedem Artikel dokumentiert.
Aufbauend auf die Erfahrung unserer SharePoint-Experten und nach einer Schulung haben wir ausgewiesene Nicht-Teckies innerhalb von ca. zwei Monaten die Standard-Funktionalität von SharePoint relativ leicht auf unsere PR-Zwecke angepasst. Die Umgewöhnung fiel leicht, denn die Vorteile sind täglich spürbar: Es ist ein Pressebereich entstanden, der über individuelle Rechte interne von Firmenweit öffentlichen Arbeitsbereichen trennt. Kollegen sehen nur, was für sie wichtig ist. Alle an einer Veröffentlichung Beteiligten können auf zentral im Arbeitsbereich abgelegte Briefings, Planungs- und Erstellungsdaten zugreifen und diese bearbeiten – auch von unterwegs aus, das ist ein unschlagbarer Vorteil.
Ab mit alten Zöpfen
Vorbei die Zeiten, in denen ich wöchentliche Archivierungswarnungen meines Outlook-Postfaches erhielt, weil manche Review-Schleife und jeder neu eingereichte Artikel Grafik-Attachments mit mehreren Megabytes bedeutete. Heute versenden wir Links und keine Mail-Anhänge.
Vorbei die Zeiten, in denen sich Mails mit verschiedenen Überarbeitungsständen überkreuzten und mühselig über Dokumentenvergleich der aktuelle Stand rekonstruiert oder zusammengefügt werden musste. Heute arbeitet jeweils nur einer an einem Dokument und währenddessen ist es ausgecheckt. Kein anderer kann dann daran arbeiten und dadurch Verwirrung stiften.
Adieu lokale Dateiablage jedes einzelnen Überarbeitungsstandes in vielfältigen Unterordnern. Die historisierte Ablage auf CaeSar lässt mich heute jeden Überarbeitungsstand nachverfolgen und kommentieren. Zu jeder Zeit ist mit ein paar Mausklicks für die PR-Abteilung klar ersichtlich, wer gerade am Zug ist, welche Artikel aktuell bearbeitet werden, wie viele sich derzeit im Planungsstatus befinden und welche Deadlines näher rücken etc..
Die Public Relations Abteilung von Campana & Schott ist SharePoint-Anwender-Pionier
Inzwischen dürfen wir uns zu den erfolgreichen SharePoint-Anwender-Pionieren von Campana & Schott zählen und können auch der Presse viel besser aus eigener Praxis berichten. Nicht nur darüber, dass unsere Arbeit Dank SharePoint auf ganz neuem technischen Niveau strukturiert ist, und dass die vielen Möglichkeiten Informationen zu vernetzen, zu filtern und auszuwerten sehr verlockend sind. Die Möglichkeiten sind so vielversprechend, dass wir aufpassen müssen, wie detailliert wir den zugegeben deutlich gestiegenen Pflegeaufwand im Detail betreiben.
Umstellung hat sich gelohnt
Bereits im ersten Vierteljahr 2010 konnten wir die Zahl der veröffentlichten Artikel und Newsmeldungen um ein Vielfaches erhöhen. Übrigens, auch das Ergebnis der gemeinsamen Mühen findet sich elektronisch auf dem Firmenportal CaeSar: Excel Adieu! Die stetig wachsende Veröffentlichungsliste heißt bei uns jetzt CaeSar-Publikationsliste und ist damit für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
PS: Was machen wir mit dem gewonnenen Freiraum? – Die genannten Zahlen sprechen für sich: Wir arbeiten an noch mehr Veröffentlichungen. Und zusätzlich findet sich dann und wann neuerdings die Kapazität, auch internationale Medien mit interessanten Inhalten zu versorgen. Welche? Das sehen Sie hier.
