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Anwenderhilfe 2.0 mithilfe eines Wikis auf SharePoint-Basis
Grundsätzlich hält die Wiki-Funktionalität von Microsoft SharePoint 2007 oft nicht alles, was man sich von ihr verspricht. Bei der Anwendung im Rahmen eines verteilten Wissensmanagements im Unternehmen stößt man in der Praxis schnell an Grenzen. Microsoft hat dies auch erkannt – die Wiki-Funktionalität der neuen Version von SharePoint 2010 macht einen erwachsenen Eindruck.
Nichtsdestotrotz ist die Wiki-Funktion in SharePoint 2007 eine interessante Option – für einen unseren Kunden sind wir in Sachen Anwenderhilfe neue Wege gegangen und haben das vorhandene Anwenderhandbuch (ein mehr als 150 Seiten langes Dokument) durch ein SharePoint-Wiki abgelöst. Damit ist es möglich die Inhalte im Web darzustellen sowie Aktualisierungen und Ergänzungen (z. B. Best Practices) durch alle Anwender umsetzen zu lassen.
Wie sind wir vorgegangen?
Das umfangreiche Handbuch wurde nach Themengebieten in kleine, handlichere Teile zerlegt. Jedes Thema wurde als einzelner Wiki-Beitrag in einer flachen Liste gesammelt.
Jeder Wiki-Beitrag wird zudem durch spezifische Attribute ergänzt (wie z. B. betroffenes System, relevante Benutzerrolle und Themengebiet).
Über diese Attribute kann der Endanwender alle Wiki-Beiträge filtern, gruppieren bzw. sortieren, um gezielt auf die jeweils relevanten Artikel zugreifen zu können. Zudem können die Wiki-Artikel mit anderen SharePoint-Listen verknüpft werden.
In diesem Fall wird beispielsweise eine kombinierte "Issue and Change Management"-Liste verwendet, in der Issues und Change Requests erstellt und deren Lösung bzw. Umsetzung überwacht werden, sowie eine Q&A-Liste. So kann ein Wiki-Beitrag auf relevante Issues, Change Requests sowie Q&A- Einträge verweisen – und umgekehrt. Mit einem Klick gelangt man so zu den verwandten Einträgen.
Diese einfache Umsetzung eines traditionellen Handbuchs mit modernen Hilfsmitteln schafft Transparenz für den Endanwender und erleichtert die Arbeit eines zentralen Administrators bzw. Redakteurs.
PR-Abteilung von Campana & Schott organisiert sich über SharePoint-Intranetportal neu
Wie kommt man innerhalb von nur einem Jahr von 34 (2009 gesamt) auf bereits 28 Veröffentlichungen im ersten Vierteljahr 2010. Und wie gewährleistet man gleichzeitig Präsenz in einer ausgewogenen Vielfalt an qualitativ hochwertigen Medien?
Mit unserer vergleichsweise schlank aufgestellten PR-Abteilung blicken wir inzwischen auf über 300 Publikationen seit Beginn der Pressearbeit bei C&S zurück. In einem Unternehmen, das sich im Kern um Effizienzsteigerung bei seinen Kunden kümmert, liegt die ständige Selbstreflektion in Sachen Effizienz auf der Hand. Laufend versuchen auch wir unsere eigenen Prozesse zu optimieren. Deshalb wollten wir auch nicht einfach nur weiter darüber berichten, was bei unseren Kunden alles mit der SharePoint-Technologie möglich ist.
Eat-your-own-dogfood – Befolge selbst was du predigst, nutze die Produkte, die du verkaufst
Anfang 2009 suchten wir nach einer Möglichkeit, die Flut der Themen strukturierter bearbeiten zu können, die bei Campana & Schott PR-technisch aufzugreifen und zu bearbeiten sind. - Warum also nicht einfach auch in der PR-Abteilung die Technologie anwenden, die unsere Berater-Kollegen täglich unseren Kunden anpreisen? Tatsächlich entschlossen wir uns nach Gesprächen mit unseren SharePoint-Experten dazu, sämtliche Arbeitsprozesse über unser internes SharePoint-Portal CaeSar abzubilden. Von der ersten Idee für einen Artikel, über Auftragserteilung, Briefings und Review-Schleifen zwischen den fachlich Verantwortlichen und der PR-Abteilung bis hin zum Mailverkehr mit den Redaktionen und zur Veröffentlichung, - alle Schritte laufen nunmehr über SharePoint ab bzw. werden dort zu jedem Artikel dokumentiert.
Aufbauend auf die Erfahrung unserer SharePoint-Experten und nach einer Schulung haben wir ausgewiesene Nicht-Teckies innerhalb von ca. zwei Monaten die Standard-Funktionalität von SharePoint relativ leicht auf unsere PR-Zwecke angepasst. Die Umgewöhnung fiel leicht, denn die Vorteile sind täglich spürbar: Es ist ein Pressebereich entstanden, der über individuelle Rechte interne von Firmenweit öffentlichen Arbeitsbereichen trennt. Kollegen sehen nur, was für sie wichtig ist. Alle an einer Veröffentlichung Beteiligten können auf zentral im Arbeitsbereich abgelegte Briefings, Planungs- und Erstellungsdaten zugreifen und diese bearbeiten – auch von unterwegs aus, das ist ein unschlagbarer Vorteil.
Ab mit alten Zöpfen
Vorbei die Zeiten, in denen ich wöchentliche Archivierungswarnungen meines Outlook-Postfaches erhielt, weil manche Review-Schleife und jeder neu eingereichte Artikel Grafik-Attachments mit mehreren Megabytes bedeutete. Heute versenden wir Links und keine Mail-Anhänge.
Vorbei die Zeiten, in denen sich Mails mit verschiedenen Überarbeitungsständen überkreuzten und mühselig über Dokumentenvergleich der aktuelle Stand rekonstruiert oder zusammengefügt werden musste. Heute arbeitet jeweils nur einer an einem Dokument und währenddessen ist es ausgecheckt. Kein anderer kann dann daran arbeiten und dadurch Verwirrung stiften.
Adieu lokale Dateiablage jedes einzelnen Überarbeitungsstandes in vielfältigen Unterordnern. Die historisierte Ablage auf CaeSar lässt mich heute jeden Überarbeitungsstand nachverfolgen und kommentieren. Zu jeder Zeit ist mit ein paar Mausklicks für die PR-Abteilung klar ersichtlich, wer gerade am Zug ist, welche Artikel aktuell bearbeitet werden, wie viele sich derzeit im Planungsstatus befinden und welche Deadlines näher rücken etc..
Die Public Relations Abteilung von Campana & Schott ist SharePoint-Anwender-Pionier
Inzwischen dürfen wir uns zu den erfolgreichen SharePoint-Anwender-Pionieren von Campana & Schott zählen und können auch der Presse viel besser aus eigener Praxis berichten. Nicht nur darüber, dass unsere Arbeit Dank SharePoint auf ganz neuem technischen Niveau strukturiert ist, und dass die vielen Möglichkeiten Informationen zu vernetzen, zu filtern und auszuwerten sehr verlockend sind. Die Möglichkeiten sind so vielversprechend, dass wir aufpassen müssen, wie detailliert wir den zugegeben deutlich gestiegenen Pflegeaufwand im Detail betreiben.
Umstellung hat sich gelohnt
Bereits im ersten Vierteljahr 2010 konnten wir die Zahl der veröffentlichten Artikel und Newsmeldungen um ein Vielfaches erhöhen. Übrigens, auch das Ergebnis der gemeinsamen Mühen findet sich elektronisch auf dem Firmenportal CaeSar: Excel Adieu! Die stetig wachsende Veröffentlichungsliste heißt bei uns jetzt CaeSar-Publikationsliste und ist damit für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
PS: Was machen wir mit dem gewonnenen Freiraum? – Die genannten Zahlen sprechen für sich: Wir arbeiten an noch mehr Veröffentlichungen. Und zusätzlich findet sich dann und wann neuerdings die Kapazität, auch internationale Medien mit interessanten Inhalten zu versorgen. Welche? Das sehen Sie hier.
Rückblick Expertentagung: Das neue Microsoft Project 2010
Am 23. März 2010 kamen in Frankfurt am Main ca. 30 Projektmanagement-Experten zusammen, um sich auf der Tagung des PM-Instituts und noch über einen Monat vor dem offiziellen Launch über die neue Version von Microsoft Project Server zu informieren. Teilweise waren die Teilnehmer selbst gerade in der Evaluierung einer Projekt-/Portfoliomanagement-Software, einige hatten aber auch bereits Vorgängerversionen im Einsatz und wollten sich ein erstes Bild verschaffen, ob eine Migration denn lohnt.
Die Teilnehmer erlebten ein breites (und aufgrund der Kürze der Tagung auch dicht gedrängtes) Programm. Dies beinhaltete zum Einstieg eine Live-Demo der wichtigsten Neuerungen, vorgeführt von Florian Müller (Microsoft) und Stefan Haffner (C&S). Hervorgehoben wurden hierbei zum einen Vereinfachungen im Project Client wie bspw. "Pinned Tasks", welche die automatische Berechnung von Project unterdrücken oder auch der "Team Planner" zur grafischen Zuweisung von Aufgaben auf Projektteammitglieder. Zum anderen wurden die wesentlichen Neuerungen im PWA (Project Web App) wie webbasierte Bearbeitung des Projektplans oder der durchgängige Portfoliomanagementprozess gezeigt.
Die Vorträge
Diese Einführung bildete dann gleichsam die Grundlage für die folgenden Vorträge, in denen neben den funktionalen Neuerungen insbesondere die Praxistauglichkeit der neuen Version bewertet werden sollte. Dazu waren Firmenvertreter (etwa von Wincor Nixdorf, BASF und Siemens) als Referenten geladen, die sich als "early adopter" im Rahmen von Evaluierungen bereits früh mit der neuen Version beschäftigt haben. Alle bescheinigten gerade in Punkto Usability der neuen Version einen großen Zugewinn. Integration, Stabilität und erleichterter Einsatz in großen verteilten Unternehmen waren weitere Themen, mit denen Project 2010 punkten konnte. "Selbst wenn es einige PPM-Suites gibt, die in einzelnen funktionalen Punkten besser sind, sind wir der Meinung, dass langfristig gerade die Integration in Umsysteme (wie etwa SAP) die Vorteile bringt", war so auch die Kernaussage eines Referats. Erfrischend war in allen Referaten, dass sich nicht nur mit den Stärken, sondern auch mit den Schwächen des Systems auseinandergesetzt wurde – weiteres Verbesserungspotential (etwa im Reporting) wurde also ebenfalls aufgedeckt.
Eine differenzierte Bewertung nahmen auch Prof. Ahlemann und Dr. Meier vor, die das neue Release gerade für ihre jährlich erscheinende Marktstudie unter die Lupe genommen haben. Obwohl bspw. im Bereich Professional Services oder auch Ressourcenmanagement die ganz elementaren Neuerungen fehlen würden, wäre das Release doch eines, welches große Lücken zur Vorgängerversion schließen konnte. "EPM kann nun definitiv das erste Mal als echte Portfoliomanagement-Lösung bezeichnet werden", bewertete Prof. Ahlemann die neue Version.
Fazit
Durch den Referenten-Mix aus Hersteller, Anwendern und Vertretern aus der Forschung wurden so verschiedene Blickrichtungen auf das neue PM-System geworfen und den Teilnehmern eine gute Einschätzung der Leistungsfähigkeit ermöglicht. Das große Interesse der Teilnehmer wurde auch durch die hohe Anzahl der Zwischenfragen und die angeregte Diskussion in den Pausen erkennbar. Hierfür war es sicherlich auch zuträglich, dass die Teilnehmerzahl fast so etwas wie eine Workshop-Atmosphäre entstehen ließ.
Gleichwohl kann solch eine Tagung natürlich immer nur ein erster Anstoß sein und einen ersten Eindruck vermitteln. Die Frage nach der Eignung für die eigene Unternehmung hängt schließlich auch von den Rahmenparametern des eigenen Unternehmens und den individuellen Anforderungen an ein PM-System (etwa den zu unterstützenden Prozessen) ab und sollte daher idealerweise im Rahmen einer Teststellung oder eines Proof of Concepts beantwortet werden.
Pragmatisches Risikomanagement – No Rocket Science!
Am 28. Januar 2010 hielten wir einen Vortrag mit dem Titel "Pragmatisches Risikomanagement – No Rocket Science!" in der Technologiefabrik Karlsruhe. Herr Hillebrand von der GPM hatte uns eingeladen, unseren Ansatz für pragmatisches Risikomanagement im Rahmen eines Regionalgruppentreffens vorzustellen.
Unsere Hypothese: Weniger ist mehr!
Jeder Projektmanager hat schon einmal von Risikomanagement gehört, doch nur wenige wenden Risikomanagement auch aktiv in ihren Projekten an. Dabei würden viele Projekte, die in Probleme geraten, ihre Ziele verfehlen bzw. sogar scheitern, allerdings durch ein gelebtes Risikomanagement besser verlaufen. Oft reicht es schon aus, wenige wichtige Risiken frühzeitig unter Beobachtung zu stellen und geeignete Gegenmaßnahmen anzugehen. Warum also bleibt Risikomanagement ein Thema nach dem Motto "man müsste ja eigentlich …"?
Oft scheuen Unternehmen die Komplexität des Themas und den vermuteten Aufwand. Wir unterstützen Firmen dabei, einen passenden und vor allem pragmatischen Risikomanagement-Ansatz zu erarbeiten und in der Organisation zu verankern. Die für das jeweilige Unternehmen wesentlichen Aspekte werden gemeinsam identifiziert und an bereits etablierte Projektmanagement-Prozesse geknüpft. Spezifische Spielregeln und Werkzeuge vereinfachen die praktische Anwendung. Ein wichtiger Erfolgsfaktor besteht darin, die Beteiligten gerade in der Anfangsphase gezielt zu unterstützen. Der Nutzen stellt sich unserer Erfahrung schon nach kurzer Zeit ein.
Mit mehr als 25 Teilnehmern war der Vortrag in Karlsruhe gut besucht – die Teilnehmer kamen aus unterschiedlichen Unternehmen und so entwickelte sich eine interessante Diskussion über Theorie und Praxis. Wesentliche Themen waren u. a.:
- Erfolgsfaktoren für die Einführung von Risikomanagement
- Risikomanagement aus Eigeninteresse des Projektleiters
- Wo liegen die Grenzen des Pragmatismus?
- Psychologische Aspekte: Verdrängung von Risiken
Wir halten den Vortrag auch nochmal an folgenden Terminen:
Weitere Vorträge in unserer Veranstaltungsübersicht.
Ausblick: Das Thema Risikomanagement ist ein Anfang – weitere pragmatische Projektmanagement-Ansätze ("No Rocket Science") werden folgen.
Willkommen beim CS Blog
Tipps und Tricks zu Projektmanagement, Prozessoptimierung und Microsoft-Plattformen
Ganz frisch hat ein neues Jahrzehnt begonnen. Für uns ein guter Anlass um mit dem CS Blog zu starten, herzlich willkommen!
Nachdem wir letztes Jahr unseren Corporate Twitter-Account erfolgreich ins Leben gerufen haben, möchten wir nun auch diesen Kommunikationskanal nutzen. Kommunikation lebt vom Austausch, der Interaktion und der offenen Meinungsäußerung. Wir freuen uns daher, wenn Sie sich hier ebenfalls beteiligen und den CS Blog durch Ihre Kommentare bereichern.
Was erwartet Sie hier in Zukunft? Wir wollen mit dem CS Blog unser Wissen mit Ihnen teilen und eine Plattform für den Erfahrungs- und Gedankenaustausch schaffen. In den Blogposts wird es um Tipps und Tricks zu unseren Kernkompetenzen Projektmanagement und Prozessoptimierung sowie entsprechenden IT-Plattformen speziell Microsoft Project und Microsoft SharePoint gehen. Da unsere Beraterinnen und Berater die Blogposts schreiben, steht der konkrete Praxisbezug im Vordergrund: Was erleben wir bei der Umsetzung von Methoden und Werkzeug in der Praxis, wie lösen wir konkrete Probleme usw.
Ganz nebenbei hoffen wir, dass wir Ihnen interessante Einblicke in den Beratungsalltag bei Campana & Schott gewähren und Sie unser Unternehmen besser kennen lernen können.
Wir freuen uns auf viele spannende Diskussionen und Ihr Feedback.
Herzliche Grüße
Christophe Campana & Eric Schott
