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Microsoft Office Project Server 2007 – Benachrichtigungen und Erinnerungsfunktionen
Bei Nutzung eines integrierten Projektmanagement-Systems wie Project Server 2007 durch das gesamte Projektteam ist es elementar, dass alle Beteiligten rechtzeitig ihren Aufgaben nachkommen und die benötigten Informationen liefern. Nun liegt es in der Natur der Sache (bzw. des Menschen), dass im Eifer des Projektes auch einmal etwas vergessen wird.
Um dies zu vermeiden bietet Project Server 2007 verschiedene hilfreiche Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen – unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass man sich sehr genau damit auskennen sollte, um sie gezielt einsetzen zu können und ohne böse Überraschungen zu erleben. In diesem Artikel beleuchten wir die Möglichkeiten, die ein Projektleiter hat um Benachrichtigungen für das in seinem Projekt tätige Team zu definieren.
Die Funktion "Manage My Resource's Alerts and Reminders" befindet sich unter den "Personal Settings" im Project Web Access.
Der Screenshot zeigt exemplarisch wie die Nachrichten an sein Team durch den Projektleiter definiert werden können.
Task Alerts
Mit diesen Einstellungsmöglichkeiten wird der Projektmanager selbst (also nicht die Mitarbeiter in seinem Projekt) über Neuerungen bzw. Änderungen im Projektplan durch das Team informiert. So wird der Projektmanager per E-Mail informiert, wenn…
- ein Teammitglied einen neuen Vorgang definiert oder sich einem Vorgang zuordnet,
- ein Teammitglied den ihm zugeordneten Vorgang einer anderen Ressource zuordnet,
- ein Teammitglied einen Vorgang aktualisiert.
Task Reminders
- Send a reminder x Day(s) before team member's tasks are due
Durch diese Einstellung wird eine Erinnerung verschickt, die darauf hinweist, dass ein Vorgang x Tage vor dem Fälligkeitsdatum steht.
Zu beachten ist hierbei, dass diese Erinnerung genau zu diesem Zeitpunkt verschickt wird! So wird bei der Einstellung "1 Day before" exakt ein Tag vor Endetermin eines Vorgangs eine Erinnerung verschickt. Wird beispielsweise "2 Days before" gewählt, so wird die Erinnerung zwei Tage bevor der Endetermin des Vorgangs erreicht ist verschickt. Anschließend erfolgt keine weitere Benachrichtigung mehr!
- Send a reminder when a team member's task is x Day(s) overdue
Mit dieser Einstellung werden Erinnerungen verschickt, sobald sich ein Vorgang nach dem geplanten Endetermin befindet, ohne abgeschlossen zu sein.
Zu beachten ist hierbei, dass die Erinnerung nur verschickt wird, wenn der Vorgang genau die angegebene Zeit überfällig ist. Ist der Vorgang aber länger als die angegeben Zeit überfällig, wird kein Reminder verschickt. Um dies zu erreichen, ist die Option "Then continue to send reminders every day until the team member's task is complete" zu aktivieren.
- Send a reminder when a team member's task has been in progress for x Day(s) but has no actual work
Durch diese Einstellung wird eine Benachrichtigung verschickt, wenn ein Vorgang laut Plan bereits seit x Tagen begonnen haben sollte, aber noch keine aktuelle Arbeit für diesen Vorgang gebucht wurde.
Der Zeitraum sollte den Rückmeldezyklen angepasst sein – eine Erinnerung zwei Tage nach Beginn ist beispielsweise wenig sinnvoll, wenn Zeiten wöchentlich zurückgemeldet werden. Zudem ist zu beachten, dass die Erinnerung nur genau ein Mal versendet wird - wird weiterhin nicht auf diesen Vorgang gebucht, erfolgt keine weitere Erinnerung mehr.
Bei allen drei hier genannten Einstellungen unter "Task Reminders" besteht die Möglichkeit, die Erinnerung nur an den Projektleiter, nur an die betroffene Ressource oder an beide zu versenden.
Kritische Betrachtung: Über die hier genannten Möglichkeiten durch den Projektleiter hinaus, kann jeder Mitarbeiter für sich selbst eigene, zusätzliche Benachrichtigungen definieren. Über kleinere Zusatzentwicklungen können auch andere Ereignisse abgefangen und für automatische Benachrichtigungen eingesetzt werden. Doch nicht immer gilt: viel hilft viel! Ein Überfluss an Benachrichtigungen führt zu einem Absinken der Aufmerksamkeit – schnell ist eine Regel in Outlook eingerichtet und die Erinnerungen verpuffen wirkungslos.
Oft ist ein ausgewogener, an der Unternehmenskultur ausgerichteter, Mix aus einem aussagekräftigen Berichtswesen (bspw. CS QRE) für das PMO und wenigen, wirklich wichtigen Benachrichtigungsfunktionen zielführender und akzeptanzfördernder.
Darstellung von Plan-Abweichungen im Gantt-Chart von Microsoft Project Web Access (PWA)
Die Darstellung von Planabweichungen im Gantt-Chart von Microsoft Project Client ist eine oft genutzte Visualisierungsmöglichkeit zur Gegenüberstellung von ursprünglicher und aktueller Planung im Projektlebenszyklus.
Ein Projektplan wird üblicherweise zu Beginn eines Projektes initial aufgestellt, abgestimmt und freigegeben – diesen Planungsstand kann man mithilfe der "Basisplan"-Funktion festhalten um eine stabile Vergleichsbasis zu haben. Im weiteren Verlauf des Projektes wird der Plan ständig aktualisiert und an etwaige Störungen, veränderte Bedingungen sowie neue Erkenntnisse angepasst. So dient der Projektplan als aktives Steuerungsinstrument.
Möchte man die Abweichung der derzeitigen Vorgangs-Daten ("Start", "Finish") von der ursprünglichen Planung ("Baseline Start", "Baseline Finish") im Gantt-Chart von Microsoft Project Client grafisch sichtbar machen, setzt man die erforderlichen Einstellungen in den "Bar Styles" der Gantt-Charts in der jeweiligen Ansicht um (siehe Screenshot 1 und 2)
Um die Darstellung der Planabweichungen in den Gantt-Charts der Ansichten im Project Web Access (PWA) für Berichtsempfänger, Auftraggeber und andere Interessierte analog zur Verfügung zu stellen, ist etwas mehr Konfiguration erforderlich. Es ist entscheidend zu wissen, worauf sich die Werte in den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA beziehen. Die Werte der PWA-Felder "Custom Duration 1-3" errechnen sich beispielsweise aus den Werten der Vorgangs-Felder "Start 1-3" und "Finish 1-3". Die Vorgangs-Werte "Baseline Start" und "Baseline Finish" sind in den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA nicht enthalten.
Um dennoch eine Darstellung dieser Werte zu ermöglichen, ist zunächst im Project Client eine Zuweisung der Vorgangs-Felder "Start 1-3" und "Finish 1-3" nach folgendem Muster notwendig (siehe Screenshot 3):
- Start 1 = [Start]
- Start 2 = [Start]
- Start 3 = [Baseline Finish]
- Finish 1 = [Finish]
- Finish 2 = [Baseline Start]
- Finish 3 = [Finish]
Hinweis: Diese Konfiguration muss für jeden einzelnen Projektplan gemacht werden, da hier nicht zentral administrierte Enterprise-Felder verwendet werden können, sondern projektplanspezifische Felder. Um den Aufwand zu minimieren, automatisieren wir diesen Schritt in der Regel durch ein standardisiertes Makro oder hinterlegen die Einstellungen in den zu verwendenden Projektplanvorlagen zentral auf dem Project Server.
In den "Gantt Chart Format"-Einstellungen im PWA sind anschließend noch die gewünschten Farben zur Darstellung der Abweichung für "Custom Duration 1-3" zu definieren (siehe Screenshot 4).
Damit die Darstellung im PWA wie gewünscht erfolgt, ist abschließend das neu definierte "Gantt Chart Format" der gewünschten PWA Project Detail-Ansicht zuzuweisen und die Felder "Start 1-3" sowie "Finish 1-3" in die Ansicht mit aufzunehmen.
Nach Abschluss dieser Konfiguration können sich Nutzer, die keinen Zugriff auf den Projektplan im Project Client haben, im PWA schnell einen grafischen Überblick über Planabweichungen verschaffen (siehe Screenshot 5).
Systemvoraussetzung: Microsoft Project Server 2007, SP1, Dec’08 CU
Microsoft Project Server 2007 – Archivierung von Projektplänen abgeschlossener Projekte
Eine Lösung zur Archivierung von Projektplänen bereits abgeschlossener Projekte ist – nicht nur aus Gründen der Übersichtlichkeit in der Projektliste – eine häufig gestellte Anforderung. Der zumeist gewählte Ansatz stößt in der Praxis aber an Grenzen:
Es ist möglich ein Backup des Projektplans zu erstellen und das Projekt danach aus der operativen Datenbank zu löschen. Zwar kann man bei Bedarf das Backup wiederherstellen um sich ein altes Projekt noch einmal anzuschauen. Ein gelöschter Plan ist jedoch in keiner Auswertung (Project Center, Resource Center, OLAP), beispielsweise für historische Nachbetrachtungen im Portfolio-Kontext, verfügbar.
Ziel unseres Lösungsansatzes ist es, dass archivierte Projektpläne nicht gänzlich aus dem System verschwinden. Sie sollen weiterhin schreibgeschützt zu öffnen sein und in Auswertungen berücksichtigt werden, bei der täglichen Arbeit mit den laufenden Projekten aber nicht angezeigt werden.
Durch entsprechende Konfiguration des Systems lässt sich ein einfacher und gut handhabbarer Prozess aufsetzen.
Bei der Konfiguration sind die folgenden Einstellungen zu berücksichtigen:
- Man definiert ein Projektattribut, über das gesteuert wird, ob ein Projektplan als archiviert gelten soll. Beispielsweise kann man das im Standard vorhandene Enterprise-Feld "Project State" verwenden: Ein Projekt gilt als archiviert, sobald der Status auf "closed" gesetzt wird.
- Entsprechend werden sämtliche für den täglichen Bedarf benötigten Ansichten im Project Center mit einem Filter versehen, sodass Projektpläne mit dem Project State "closed" nicht anzeigt werden.
- Je nach Bedarf wird dieser Filter auch für Reports des Data Analyzer (OLAP) gesetzt.
- Um das Editieren abgeschlossener Projektpläne zu verhindern, wird eine Kategorie (beispielsweise "Archived Projects") im Berechtigungssystem erstellt, in die Projektpläne aufgenommen werden. Diese Kategorie wird einer Gruppe zugewiesen, in der alle Nutzer des Systems enthalten sind.
Der Prozess der "Archivierung" (durch einen fachlichen Administrator bzw. PMO) kann dann wie folgt ablaufen:
- Nach Abschluss eines Projektes wird der "Project State" des zu archivierenden Projektplans auf "closed" gesetzt.
- Der zu archivierende Projektplan wird manuell in die zuvor erstellte Kategorie "Archived Projects" aufgenommen. (Hinweis: Dieser Schritt lässt sich mit CS MOE auch automatisieren.)
- Zudem kann unter Server Settings > Project Workspaces der zu archivierende Projektplan von seinem SharePoint Workspace getrennt werden. Hierfür steht die Funktionalität "Edit site address" zur Verfügung. Der Workspace existiert danach weiterhin, wird jedoch nicht mehr in der Workspace-Übersicht auf der Startseite des Project Web Access angezeigt. In der Liste aller Workspaces in den Site Settings ist er weiterhin vorhanden.
- Abschließend können die Berechtigungen des SharePoint Workspaces komplett auf read-only gesetzt werden um eine weitere Bearbeitung der Projektdokumentation zu verhindern.
Das Ergebnis:
- Übersichtlichkeit
Das Projekt und der dazugehörige Workspace erscheinen nicht mehr in den Übersichten, die zur täglichen Arbeit verwendet werden. - Auswertbarkeit
Dennoch lassen sich weiterhin (rückblickende) Auswertungen erstellen, die sowohl archivierte wie aktuelle Projekte enthalten – z. B. um Jahresbudget-Betrachtungen durchzuführen. - Sicherheit
Der Projektplan sowie die dazugehörigen Elemente im Workspace sind im Stand des Projektabschlusses "eingefroren" und lassen sich nicht mehr nachträglich manipulieren. - Flexibilität
Der Projektplan und dessen Workspace sind weiterhin vollumfänglich auf dem System erhalten und lassen sich ohne große Mühe öffnen, analysieren und bei Bedarf reaktivieren. - Ausblick
Diese Vorgehensweise ist zwar einfach umsetzbar, wird aber auch nicht allen Anforderungen gerecht. Eine Reduktion des Datenvolumens in der operativen Datenbank wird hiermit natürlich nicht erreicht – dazu können Archivierungsdatenbanken und übergreifende OLAP-Auswertungen eingesetzt werden.
Project Server: Rückmeldungen auf Meilensteine
Mit Microsoft Project Server 2007 ist es möglich Ressourcen auch auf Meilensteine zuzuweisen. Dabei geht es nicht darum ein Arbeitspaket zuzuweisen und die Ist-Aufwände zu verfolgen, dazu sollte man besser "normale" Vorgänge verwenden. Es geht vielmehr darum, dem Projektleiter auch das Erreichen eines Meilensteins zu signalisieren, in dem der Verantwortliche den Wert für "% Abgeschlossen" von 0% auf 100% setzt, nachdem zum Beispiel alle Liefergegenstände (bspw. Dokumente) vorliegen bzw. abgenommen wurden.
Um also zusätzlich zur aufwandsbasierten Fortschrittsrückmeldung auf Arbeitspaketen auch eine ergebnisfokussierte Fortschrittsrückmeldung auf Meilensteine umzusetzen, blendet man in der Rückmeldemaske ("My Tasks" im Project Web Access) zusätzlich die Spalte "% Abgeschlossen" ein. Als verbindliche Spielregel sollte gelten, dass für Arbeitspakete weiterhin Ist-Stunden und für Meilensteine "% Abgeschlossen" zurückgemeldet wird. (Eine technische Abbildung dieser Spielregel ist nicht ohne Zusatzentwicklung möglich.)
Ein Problem, das mit dem Service Pack 2 von Microsoft Project Server 2007 aufkam, machte diese Methode der Rückmeldung zwischenzeitlich unmöglich: Wenn ein Projektleiter Rückmeldungen annehmen wollte, erhielt er im Dialog "Task Updates" bzw. "Vorgangsaktualisierungen" den Hinweis "Loading Grid" bzw. "Laden des Grids". Diesem Hinweis folgte jedoch weder eine Fehlermeldung noch das erfolgreiche Laden des Grids, sodass Rückmeldungen nicht mehr angenommen werden konnten. Mit dem Cumulative Update October 2009 für Microsoft Project Server 2007 wurde dieses Verhalten wieder korrigiert.
Was halten Sie von der Rückmeldung auf Meilensteine? Ist es etwas, dass Sie für sinnvoll halten oder sogar bereits einsetzen?
SharePoint/Project Server: Druckberichte aus verteilten Datenquellen
Microsoft Project Server bietet auf Basis der Funktionen des SQL Servers (insbesondere Reporting Services) eine Vielzahl von Möglichkeiten um spezifische Auswertungen und Berichte zum Projekt zu erstellen.
Hierzu werden in der Regel quantitative Informationen ausgewertet, die direkt mit dem Projekt verknüpft sind. Beispiele sind Enterprise Felder sowie zugehörige Ressourcen und Kostensätze.
Microsoft Project Server bietet zudem die Möglichkeit, zu jedem Projektplan einen Arbeitsbereich (Project Workspace) zur Projektarbeit im Team zu erstellen, basierend auf der SharePoint-Technologie.
Innerhalb eines solchen SharePoint Arbeitsbereiches können vielfältige Projektmanagement-Prozesse abgebildet werden. Beispielhaft sind bereits Listen für das Risiko und Issue Management im Standard enthalten. Vielfach werden diese SharePoint-Arbeitsbereiche auch spezifisch angepasst und erweitert, um die im Unternehmen gültigen Projektmanagement-Prozesse (beispielsweise in Anlehnung an das PMBOK) abzubilden.
Das Resultat sind eine Vielzahl von SharePoint-Listen mit wichtigen Informationen zum Projekt.
Zwar können die Informationen aus solchen SharePoint-Listen in die oben genannten Auswertungen und Berichte integriert werden, oft besteht aber schlicht der Wunsch die Listen auszudrucken. Und häufig entspricht das Resultat der Druckfunktion im Internet Explorer nicht den Vorstellungen der Anwender.
Unsere Lösung mit dem CS Print WebPart führt nun die Informationen aus Projektplan und dem zugehörigem SharePoint-Arbeitsbereich in einen Druckbericht (beispielsweise als PDF) zusammen. Mit einem Klick aus dem Arbeitsbereich heraus werden Daten aus der SharePoint-Liste in ein druckfähiges Format gebracht und automatisch um die zugehörigen Kopfdaten des Projektes ergänzt.
Auf diese Art und Weise können standardisiert und optisch ansprechend Inhalte von SharePoint-Listen im Kontext der zugehörigen Projekte dargestellt werden.
