Microsoft Project Server 2010: Anwendungsmöglichkeiten der neuen Department-Felder

Eine der interessantesten Neuerungen in Microsoft Project Server 2010 ist das Department-Konzept. Damit bietet Project Server 2010 die Möglichkeit spezifische Anforderungen unterschiedlicher organisatorischer Einheiten ("Departments") auf einem und demselben Project Server umzusetzen.

So lassen sich beispielsweise unterschiedliche Projektbeantragungsprozesse für unterschiedliche Abteilungen abbilden. Auch bereichsspezifische Priorisierungs-Methodiken für die Projektselektion im Projektportfoliomanagement lassen sich implementieren.

Bekannt ist die Möglichkeit, mithilfe von Enterprise-Feldern spezifische Attribute auf Projekt-, Vorgangs- und Ressourcenebene zu definieren. Neu ist die Möglichkeit, auch Enterprise-Felder über die Zuordnung zu einem Department in unterschiedlichen Ausprägungen umzusetzen – z.B. berechnete Ampeln mit unterschiedlichen Toleranzgrenzen je nach Abteilung und Projekttyp.

Eine besondere Bedeutung erlangt das Department-Konzept, wenn man die Einsatzmöglichkeiten im Zusammenspiel mit den OLAP Cube-Fähigkeiten von Project Server 2010 betrachtet.

In den bisherigen Versionen von Project Server wurde von vielen Anwendern die Eigenschaft bemängelt, dass die Zugriffsrechte nur binär vergeben werden konnten: Ein Nutzer mit Zugriff auf den OLAP Cube hatte somit Zugriff auf sämtliche darin enthaltenen Informationen. Eine Einschränkung der Daten (z.B. auf Ressourceninformationen aus dem eigenen Team) war nur mit hohem administrativen Aufwand oder Zusatzlösungen möglich.

Auf Basis von Project Server 2010 und geschickter Verwendung des neuen Department-Konzeptes lassen sich die auswertbaren Daten im OLAP Cube auch mit Bordmitteln einschränken. In einem ersten Schritt werden Ressourcen und Projekte einzelnen (oder mehreren) Departments zugeordnet. In den Einstellungen zum Bau des OLAP Cubes kann man nun bestimmen, dass nur Informationen eines bestimmten Departments in den Cube übertragen werden.

Anschließend ist nur noch sicherzustellen, dass die richtigen Anwender den Zugriff auf den passenden OLAP Cube ihres jeweiligen Departments erhalten. Auf diese Art und Weise kann einfach sichergestellt werden, dass bestimmte Informationen nur ausgewählten Nutzern zur Datenanalyse verfügbar sind.

Besonders interessant ist die Möglichkeit mehrere Departments zu selektieren. Auf diese Weise ist es möglich auch eine Vererbung zumindest manuell zu simulieren. In der Praxis können so z.B. für verschiedene Ebenen im Unternehmen unterschiedliche Cubes bereitgestellt werden. Die übergeordnete Ebene hat dabei dann Zugriff auf alle Informationen der darunterliegenden.

Generell ist festzuhalten, dass das neue Department-Konzept eine sehr interessante neue Funktion von Project Server 2010 ist und viele Möglichkeiten bietet um auch spezifische Anforderungen in komplexen Organisationen bei geschickter Verwendung auch ohne Zusatzlösungen abzubilden.

Rückblick Expertentagung: Das neue Microsoft Project 2010

Am 23. März 2010 kamen in Frankfurt am Main ca. 30 Projektmanagement-Experten zusammen, um sich auf der Tagung des PM-Instituts und noch über einen Monat vor dem offiziellen Launch über die neue Version von Microsoft Project Server zu informieren. Teilweise waren die Teilnehmer selbst gerade in der Evaluierung einer Projekt-/Portfoliomanagement-Software, einige hatten aber auch bereits Vorgängerversionen im Einsatz und wollten sich ein erstes Bild verschaffen, ob eine Migration denn lohnt.

Die Teilnehmer erlebten ein breites (und aufgrund der Kürze der Tagung auch dicht gedrängtes) Programm. Dies beinhaltete zum Einstieg eine Live-Demo der wichtigsten Neuerungen, vorgeführt von Florian Müller (Microsoft) und Stefan Haffner (C&S). Hervorgehoben wurden hierbei zum einen Vereinfachungen im Project Client wie bspw. "Pinned Tasks", welche die automatische Berechnung von Project unterdrücken oder auch der "Team Planner" zur grafischen Zuweisung von Aufgaben auf Projektteammitglieder. Zum anderen wurden die wesentlichen Neuerungen im PWA (Project Web App) wie webbasierte Bearbeitung des Projektplans oder der durchgängige Portfoliomanagementprozess gezeigt.

Die Vorträge

Diese Einführung bildete dann gleichsam die Grundlage für die folgenden Vorträge, in denen neben den funktionalen Neuerungen insbesondere die Praxistauglichkeit der neuen Version bewertet werden sollte. Dazu waren Firmenvertreter (etwa von Wincor Nixdorf, BASF und Siemens) als Referenten geladen, die sich als "early adopter" im Rahmen von Evaluierungen bereits früh mit der neuen Version beschäftigt haben. Alle bescheinigten gerade in Punkto Usability der neuen Version einen großen Zugewinn. Integration, Stabilität und erleichterter Einsatz in großen verteilten Unternehmen waren weitere Themen, mit denen Project 2010 punkten konnte. "Selbst wenn es einige PPM-Suites gibt, die in einzelnen funktionalen Punkten besser sind, sind wir der Meinung, dass langfristig gerade die Integration in Umsysteme (wie etwa SAP) die Vorteile bringt", war so auch die Kernaussage eines Referats. Erfrischend war in allen Referaten, dass sich nicht nur mit den Stärken, sondern auch mit den Schwächen des Systems auseinandergesetzt wurde – weiteres Verbesserungspotential (etwa im Reporting) wurde also ebenfalls aufgedeckt.

Eine differenzierte Bewertung nahmen auch Prof. Ahlemann und Dr. Meier vor, die das neue Release gerade für ihre jährlich erscheinende Marktstudie unter die Lupe genommen haben. Obwohl bspw. im Bereich Professional Services oder auch Ressourcenmanagement die ganz elementaren Neuerungen fehlen würden, wäre das Release doch eines, welches große Lücken zur Vorgängerversion schließen konnte. "EPM kann nun definitiv das erste Mal als echte Portfoliomanagement-Lösung bezeichnet werden", bewertete Prof. Ahlemann die neue Version.

Fazit

Durch den Referenten-Mix aus Hersteller, Anwendern und Vertretern aus der Forschung wurden so verschiedene Blickrichtungen auf das neue PM-System geworfen und den Teilnehmern eine gute Einschätzung der Leistungsfähigkeit ermöglicht. Das große Interesse der Teilnehmer wurde auch durch die hohe Anzahl der Zwischenfragen und die angeregte Diskussion in den Pausen erkennbar. Hierfür war es sicherlich auch zuträglich, dass die Teilnehmerzahl fast so etwas wie eine Workshop-Atmosphäre entstehen ließ.

Gleichwohl kann solch eine Tagung natürlich immer nur ein erster Anstoß sein und einen ersten Eindruck vermitteln. Die Frage nach der Eignung für die eigene Unternehmung hängt schließlich auch von den Rahmenparametern des eigenen Unternehmens und den individuellen Anforderungen an ein PM-System (etwa den zu unterstützenden Prozessen) ab und sollte daher idealerweise im Rahmen einer Teststellung oder eines Proof of Concepts beantwortet werden.

Gruppen aus einem Active Directory als einzelne Ressource in Project Server eintragen

In einigen Nutzungsszenarien von Microsoft Project Server kann es sinnvoll sein im Feld "Windows-Account" einer Ressource eine komplette Gruppe aus dem Active Directory (AD) anstatt eines einzelnen Windows-Accounts anzugeben.

Dies macht vor allem dann Sinn, wenn die Berechtigungen auf dem SharePoint Arbeitsbereich eines Projektes durch den Projektleiter selbst vergeben werden und zusätzlich die Workspace Synchronisation genutzt werden soll. Öffnet der Projektleiter die Berechtigungsübersicht im SharePoint Arbeitsbereich, so werden sämtliche Benutzer mit Project Server Administrationsberechtigung namentlich aufgelistet, da diese automatisch synchronisiert werden. Die Übersichtlichkeit wird dadurch nicht gerade gesteigert

Berechtigt man nun alle Administratoren insgesamt durch oben beschriebene Lösung, findet sich nur ein einzelner Eintrag für Administratoren in der Benutzerliste.

Vorsicht: Dies macht wirklich nur für Administratoren-Gruppen mit vielen gleichberechtigten Anwendern, z. B. das Projectmanagement Office (PMO), oder große Benutzergruppen mit rein lesendem Zugriff Sinn, da man sonst nicht mehr nachvollziehen kann, welche Person genau die letzte Änderung an Projekten oder Arbeitsbereichen vorgenommen hat.

Dieses Vorgehen funktioniert sowohl für Microsoft Project Server 2003 als auch für Microsoft Office Project Server 2007 und für Microsoft Project Server 2010.