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Windows SharePoint Services 3.0: Massen-Check-In von ausgecheckten Dokumenten per STSADM
- Abbildung 1: Ausgecheckte Dokumente nach Drag & Drop Upload
Dokumentenbibliotheken gehören erfahrungsgemäß zu den am häufigsten genutzten Grundfunktionalitäten von WSS 3.0. – beispielsweise werden diese in den integrieren Projektarbeitsbereichen von Microsoft Project Server verwendet.
In der täglichen Praxis können verschiedene Situationen auftreten, in denen es notwendig werden kann, fälschlicherweise ausgecheckte Dokumente in SharePoint-Dokumentenbibliotheken administrativ einzuchecken.
Beispielsweise kann es beim Hochladen von Dokumenten unter Verwendung der anwenderfreundlichen Drag & Drop-Funktionalität in der Explorer-Ansicht dazu kommen, dass die erfolgreich hochgeladenen Dokumente nicht eingecheckt sind (siehe Abbildung 1). Dies passiert, wenn die Option "Require Check Out" in den Versionierungseinstellungen der Dokumentbibliothek aktiviert ist. Somit ist es notwendig die Dokumente einzuchecken, damit diese für andere Nutzer sichtbar und verwendbar werden. Da in den Administrationsmasken von WSS 3.0 jedoch keine Funktionalität zum Massen-Check-In existiert, müsste jedes Dokument einzeln manuell eingecheckt werden.
- Abbildung 2: Option "Require Check Out" in den Versionierungseinstellungen einer Dokumentenbibliothek
Zur Vermeidung der beschriebenen Problemstellung empfehlen wir vor dem Hochladen vieler Dokumente die Option "Require Check Out" in den Versionierungseinstellungen der Dokumentenbibliothek (siehe Abbildung 2) temporär zu deaktivieren und diese direkt nach dem erfolgreichen Hochladen wieder zu aktivieren, sofern der Anwender dazu die Berechtigung hat:
Sollte es dennoch zu der Situation kommen, dass ein Massen-Check-In notwendig wird, hat sich folgendes Vorgehen als Lösungsmöglichkeit bewährt:
- Abbildung 3: Übersicht "Checked Out Files"
In dieser Übersicht "Checked out files" ist nun (die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt) zunächst per "Take Ownership of Selection" der Besitz über die betreffenden Dokumente zu übernehmen (siehe Abbildung 3).
Hinweis: Die Übernahme von einer Anzahl an Dokumenten > 1.000 (ungefährer Erfahrungswert) führt zu einer Fehlermeldung. Der Befehl scheint mit dieser Anzahl von Dokumenten nicht ausführbar zu sein.
Um die Dokumente nach Übernahme des Besitzes anschließend im Batch-Verfahren einzuchecken, muss zunächst noch die Erweiterung WSS Only STSADM Extensions (x86, x64) für den STSADM-Befehl heruntergeladen und auf dem Applikationsserver installiert werden.
Die Installation dieser Erweiterung erfolgt über die angegebenen Konsolenbefehle, die im selben Ordner ausgeführt werden müssen, in dem die Installationsdatei der Erweiterung liegt.
Der eigentliche Massen-Check-In per Batch-Befehl kann nun über den folgenden Konsolenbefehl gestartet werden:
- Stsadm.exe –o gl-publishitems –url <URL der Dokumentenbibliothek> -scope Liste
[die URL kann aus dem geöffnetem Browser kopiert werden und in die Konsole eingefügt werden]
- Abbildung 4: Erfolgreich eingecheckte Dokumente per STSADM
Nun startet der automatisierte Check-In aller Dokumente der entsprechenden Dokumentenbibliothek (Siehe Abbildung 4).
Vorsicht: Sollten sich in der Bibliothek weitere Dokumente befinden, die gerade aktiv bearbeitet werden und daher korrekterweise ausgecheckt sind, werden auch sie eingecheckt, sofern der ausführende Benutzer ebenfalls Besitzer dieser Dokumente ist.
Abschließend sollte die Übersicht "Checked out files" in den Settings der Dokumentenbibliothek keines der betroffenen Dokumente mehr enthalten.
Fazit: Der beschriebene Lösungsweg ist für eine Anzahl von ca. 20 bis maximal etwa 1.000 ausgecheckten Dokumenten, die keine zuvor eingecheckte Version aufweisen, hilfreich und schnell durchzuführen. Voraussetzung ist die Verfügbarkeit bzw. der Zugriff auf die STSADM-Befehle. Mitunter existieren für diesen Anwendungsfall auch Zusatz-Tools, die aber oft kostenpflichtig sind.
Globale und einheitliche Navigation in SharePoint
In SharePoint (hier Version 2007) wird die Navigation innerhalb einer Site Collection definiert. In einem Umfeld mit mehreren Site Collections hat das folgende Nachteile:
- Die Navigation ist inkonsistent (die aktuelle Site Collection wird zum Beispiel immer an erster Stelle angezeigt)
- Der Administrationsaufwand erhöht sich pro zusätzlicher Site Collection
- Der Aufwand um die Navigation über alle Site Collections einheitlich zu pflegen ist immens
Eine schlanke Lösung für diese Problematik besteht in der Ausnutzung des Delegate-Prinzips: Hierbei wird das Objekt, welches die Navigationsdaten liefert, dynamisch überschrieben. Eine Lösung besteht aus den folgenden Bestandteilen:
- Ein Feature auf Web Application-Ebene, welches einen neuen Navigation Provider registriert: Dieser verwendet als Basis für die Navigationsstruktur eine xml-Datei
- Ein Feature auf Web-Ebene, welches für das dynamische Überschreiben des Navigations-Objekts sorgt
Vorteile einer solchen Lösung:
- Die einheitliche Navigation muss nur noch an einer zentralen Stelle (in der xml-Datei) gepflegt werden
- Anpassungen an Masterpages, Themes etc. sind nicht notwendig
- Per Aktivierung/Deaktivierung des Web-Features kann jederzeit von der alten auf die neue Lösung umgeschaltet werden
- Die Lösung kann sowohl im Umfeld WSS 3.0/SharePoint Server 2007, als auch im Umfeld SharePoint Foundation/SharePoint 2010 angewendet werden
