La situation initiale
Pour un groupe d’entreprises franchisées à dimension internationale, une plateforme centrale devait être instaurée pour le travail collaboratif et la communication dans des projets au niveau de toute l’entreprise. Il fallait mettre en place pour les utilisateurs internes et externes des droits d’accès différenciés afin que des documents puissent par exemple être échangés. Pour permettre une application au niveau mondial, un système basé sur le web et ne nécessitant aucune installation client supplémentaire a été préféré.
L’objectif
Les utilisateurs devaient pouvoir utiliser la solution sans nécessiter de formation particulière et pouvoir travailler sur chaque projet selon le même processus. L’effort de création manuelle de la documentation projet est ainsi économisé, celle-ci étant générée quasiment automatiquement dans le cadre du travail sur le projet. En plus d’un travail sécurisé sur les documents par de simples fonctions de « Check-In/Check-Out », une gestion des versions et des validations a été mise en place.
Notre démarche
- Analyse de l’environnement informatique actuel et des enjeux, identification des potentiels d’amélioration
- Identification et hiérarchisation des besoins, élaboration d’un cahier des charges et d’une feuille de route
- Insertion des besoins dans un concept de solution par l’intermédiaire de bonnes pratiques
- Mise à disposition de la solution sur base de Microsoft Office SharePoint Server
Bénéfices et résultats
Le système a une influence positive sur la transparence des informations projet. Les intéressés sont toujours assurés d’être informés sur l’état actuel du projet grâce aux processus de validation et de versions. Le « coup d’envoi » des projets peut se faire plus rapidement grâce à l’échange d’informations simple et sécurisé, et des résultats de très bonne qualité sont ainsi livrés.
La recherche pénible d’informations actuelles disparaît grâce à la standardisation complète du stockage des projets. Des vues spécifiques aux rôles permettent aux utilisateurs de se concentrer sur l’essentiel. De plus, la faculté de pouvoir donner rapidement des renseignements à jour aux clients, sponsors ou autres parties prenantes est renforcée.