La situation initiale
Un grand groupe industriel très diversifié avait un fort besoin d’informations issues de la gestion de projet. Ce qui voulait dire que les rapports d’avancement devaient être créés selon un standard, de manière à permettre un suivi de leur évolution. Le processus devait être soutenu par la mise à disposition automatique et centralisée de tous les rapports d’avancement et la création automatisée de transparents Power Point à partir des données des rapports.
L’objectif
L’objectif de l’optimisation et automatisation des processus consistait à donner la possibilité aux chefs de projets de générer des rapports de projets beaucoup plus vite. La direction devait pouvoir saisir et comparer les informations plus rapidement. Par la suite, les données des différents rapports d’avancement devaient être consolidées au niveau du portefeuille et des vues d’ensemble devaient être créées pour le management.
Notre démarche
- Analyse des besoins, définition des processus et réalisation d’un prototype
- Mise à disposition d’une gestion de rapports intégrée et automatisée, basée sur Microsoft Office SharePoint Server, Microsoft Office InfoPath et Microsoft Office PowerPoint
- Intégration dans l’infrastructure existante et transfert de compétences à l’administrateur interne
Bénéfices et résultats
Une économie considérable de temps a été réalisée par le déploiement du système : les contrôleurs et la direction peuvent se concentrer sur l’essentiel grâce à un processus standardisé et automatisé.
La standardisation conduit à une meilleure qualité des données: la saisie automatique des données de rapports assure des informations fiables et à jour.
L’aide à la prise de décision par les rapports est améliorée : la comparabilité des données de statut permet de meilleures décisions, par exemple en cas de demandes parallèles d’augmentation de budget ou de ressources.