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Die Transformation des digitalen Arbeitsplatzes: Sieben Thesen für mehr Produktivität

11.05.2017

Mit welchen Grundsätzen erfolgreiche Unternehmen den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft einführen und gestalten.

Der sogenannte „Digital Workplace“ ist ein zentraler Motor für mehr Produktivität und für neue Formen des Arbeitens. Aber: Was machen erfolgreiche Unternehmen anders als die anderen?

 

1. Der digitale Arbeitsplatz betrifft alle – also müssen alle an den Tisch

Der Digital Workplace ist ein strategisches Projekt. Er betrifft alle Unternehmensbereiche – de facto jeden Mitarbeiter mit einem eigenen PC. Zugleich entstehen dadurch aber auch ganz unterschiedliche Erwartungshaltungen der Unternehmensbereiche. Während der Vertrieb möglicherweise vor allem an mobilen Lösungen interessiert ist, legt die zentrale Unternehmenskommunikation vielleicht den Schwerpunkt auf ein personalisiertes Intranet. Diese unterschiedlichen Interessen und Erwartungshaltungen müssen moderiert werden. Alle betroffenen Bereiche müssen an einen Tisch gebracht werden und konstruktiv über die resultierenden Prioritäten streiten.

Oft ist ein externer Moderator die effektivste Lösung, um am Ende zu konkreten Schritten und zu einer übergeordneten Roadmap zu gelangen. Darin wird festgelegt, wann bzw. in welcher Reihenfolge welche Bausteine des digitalen Arbeitsplatzes im Unternehmen realisiert und bereitgestellt werden.

2. Ein Klassiker mit Potential: Die Suche nach Experten und vorhandenen Informationen

Die Roadmap für den digitalen Arbeitsplatz orientiert sich im Wesentlichen an den Anwendungsfällen, die dem Unternehmen einen deutlichen Zuwachs an Produktivität bringen. Die gerade erschienene Deutsche Social Collaboration Studie zeigt, dass gerade die Suche nach Experten und die verbesserte Suche nach – an sich vorhandenen – Informationen einen großen Mehrwert bringt. Darauf muss der neue Digital Workplace im Unternehmen eine Antwort haben.

3. Noch kein Klassiker, aber viel Potential: Arbeiten in Communities

Nicht ganz so offensichtlich, aber mit einem besonders hohen Potential versehen, ist die IT-Unterstützung von Communities, auch das spricht deutlich aus der Studie. Dabei wirken Tools für Communities gleich doppelt. Zum einen führen sie zu einer höheren Unternehmensproduktivität indem Aufgaben schneller und/ oder innovativer gelöst werden können. Zum anderen sind Communities, also der aktive, themenbezogene Austausch über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg, ein relevanter Beitrag auf dem Weg zur agilen Organisation, indem tendenziell nicht-hierarchisches, netzwerkartiges Arbeiten gefördert wird.

4. Innovation geht auch scheibchenweise

Gute Digital-Workplace-Projekte sind Innovationsprojekte. Lernen steht im Vordergrund: welche Technologien passen zum eigenen Unternehmen? Hier ist kontrolliertes Ausprobieren nicht nur erlaubt, sondern explizit erwünscht. Angst vor neuen Technologien ist nicht der richtige Ratgeber. Neue Technologien oder neue Cloud-Services sollen ausprobiert und in kleinen, kontrollierten „Experimenten“ als Pilotprojekte eingeführt werden. Das ist auch der richtige Weg zum eigenen Digital Workplace. Die IT setzt die Leitplanken, macht die Architektur- und Service-Vorgaben. Aber auch die IT kann in den wenigsten Fällen prophezeien, welche Komponenten und Dienste wirklich von den Anwendern angenommen werden. Das ist ein empirischer Prozess, den man aber steuern kann. „Try often“ bedeutet ja nicht „Try randomly“.

5. Der neue digitale Arbeitsplatz rentiert sich

Mit einem Digital-Workplace-Projekt bietet sich die Chance zu einer IT-Konsolidierung. Aktuelles Beispiel, ein großer Mittelstandskunde von Campana & Schott, ein global Player im produzierenden Bereich mit 9000 Mitarbeitern: hier konnte die Anzahl der ursprünglich 27 Tools zur Zusammenarbeit (Communication and Collaboration) auf weniger als die Hälfte reduziert werden. Noch wichtiger aber war, dass die Anzahl von ursprünglich 19 Anbietern und Software-Herstellern um mehr als zwei Drittel auf nur noch 5 Anbieter reduziert werden konnte.

6. Investieren in Management of Change (MOC)

Digital-Workplace-Projekte sind keine Technologieprojekte. Zumindest nicht nur. Ohne die detailliert geplante und umfassend realisierte kommunikative Begleitung werden nur Bruchteile des möglichen Nutzens erreicht. Unternehmen sollten lieber auf eine zusätzliche technische Funktionalität verzichten, als Aufwände für die permanente und „Multi-Channel“-Betreuung der zukünftigen Anwender nicht oder zu gering zu budgetieren. Sie beabsichtigen ja gerade mit der Workplace-Einführung eine massive Änderung der Art, wie die Mitarbeiter arbeiten und zusammenarbeiten. Dann ist es doch offensichtlich, dass massiv in Change-Begleitung investiert werden muss. Von alleine gehen Veränderungen nicht.

Die Maßnahmen zur Veränderungsbegleitung müssen nicht per se innovativ sein, sollten aber aus einem Bündel sich ergänzender Instrumente bestehen (also „Multi Channel“). Die Aktivierung von Pilotusern, abteilungsinternen Multiplikatoren, digitalen Communities, automatisierten Hilfssystemen (insbesondere zur Beantwortung von Anwenderfragen), Lernsysteme und -Videos, das alles ergänzt um Live-Veranstaltungen sind die bewährten Mittel, verursachen aber Aufwand. Allerdings ist der besonders gut investiert.

7. Strategisch planen, aber agil umsetzen

Abschließend möchte ich noch einmal die Klammer um die einzelnen Anregungen bilden. Am Anfang steht die individuelle Vision, was der zukünftige digitale Arbeitsplatz leisten und welche strategischen Ziele er erreichen soll. In diesem Zielkorridor kann dann die agile, aber entsprechend gerichtete Umsetzung erfolgen. Die Umsetzung öffnet sich auch für viele kleine Initiativen und Pilotierungen – verbunden mit der Gewissheit, dass einige der geplanten Komponenten in der Organisation nicht ankommen werden. Das gilt es auszuprobieren, und zwar permanent. Das Ganze erinnert eher an einen Regelkreis; das Unternehmen setzt die Roadmap für den digitalen Arbeitsplatz in vielen kleinen Schritten um. Wenn einzelne Schritte nicht zum Ziel beitragen, werden die Schritte angepasst.

Hinzukommt der Ansatz, klein anzufangen, d.h. mit wenigen technischen Komponenten, diese dann kontinuierlich auszuprobieren, und dann erst die nächsten Funktionen hinzuzunehmen. Auch mit einer großen Vision ist man gut beraten, die eigentliche Umsetzung eher als kontinuierlich wachsendes „Minimum Viable Product“ anzusetzen. Dann ist der Digital Workplace ein Beitrag zum agilen Unternehmen.

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Fazit

Der neue Arbeitsplatz soll und wird die Organisation verändern: die Selbst-Organisation und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter in der Organisation. Sie fragen, was am Ende am meisten zählt? Die Zusammenfassung der Zusammenfassung für ein erfolgreiches Digital-Workplace-Projekt lautet: Strategische Roadmap, agile Umsetzung und intensives Management of Change.

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