Best Practice

Fünf Fehler, die Sie bei der Einführung von Microsoft Teams vermeiden müssen

30.04.2019

Typische Fehler und hilfreiche Tipps zur Verankerung von Teams im digitalen Arbeitsplatz.

Microsoft Teams rückt als Plattform zur Integration vieler verschiedener Kommunikations und Kollaborations-Dienste in den Mittelpunkt des digitalen Arbeitsplatzes. Immer mehr Unternehmen setzen auf das Allround-Tool, um die Zusammenarbeit in Teams effizienter zu gestalten und die Kommunikation im Unternehmen zu vereinfachen. Bei der Einführung gilt es aber, häufige Fehler zu vermeiden, um die Akzeptanz und den Erfolg des neuen Tools zu erhöhen.

Fünf Fehler, die Sie bei der Einführung von Microsoft Teams vermeiden müssen

1. Fokus auf rein technische Umsetzung

Microsoft Teams ist kein Update eines bekannten Tools, sondern eine zentrale Komponente des digitalen Arbeitsplatzes. Es verändert die Art und Weise der Zusammenarbeit und Kommunikation in Projekten grundlegend.
Die Veränderung gewohnter Arbeitsabläufe und das Erlernen neuer Fähigkeiten in bislang unbekannten Tools erzeugt in aller Regel Widerstände beim Endanwender.
Konzentriert man sich bei der Einführung von Microsoft Teams vor allem auf die technische Komponente und vergisst dabei den Faktor Mensch, führt dies zu einem Scheitern des Einführungsprojekts.
Es muss also sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter mit einem passend geschnittenen Angebot an Trainings und Change-Management-Maßnahmen abgeholt und für die Nutzung von Microsoft Teams fit gemacht werden.

2. Fehlende oder engstirnige Governance

Um die Hürden für die Nutzung von Microsoft Teams niedrig zu halten, sollte dem Endanwender der Zugang möglichst leicht gemacht werden. Ein zu starres Regelwerk, das der Endanwender erst durchdringen und verstehen muss, erschwert die Akzeptanz dieses neuen Dienstes.
Dies darf jedoch nicht ins Gegenteil verkehrt werden – grundlegende Nutzungsrichtlinien sind auch im Zusammenhang mit Microsoft Teams unverzichtbar: Erstens, ein zuvor festgelegter Provisionierungsmechanismus unterstützt dabei, Wildwuchs zu vermeiden und den Überblick zu behalten. Zweitens, eine klare Regelung des Zugriffs durch externe User sorgt für mehr Sicherheit im Umgang mit Daten.
So hilft eine individuell auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnittene Governance bei der Akzeptanz von Microsoft Teams als neues Werkzeug im digitalen Arbeitsplatz.

3. Einsatz als Insellösung

Der digitale Arbeitsplatz stellt verschiedene Dienste bereit, die den Endanwendern in seiner täglichen Arbeit unterstützen.
Je integrierter die einzelnen Dienste des digitalen Arbeitsplatzes sind, desto effizienter kann man arbeiten: Statt zwischen verschiedenen Applikationen oder Systemen hin und her zu wechseln, kann man auf integrierte Lösungen setzen.
Microsoft Teams ist ein Dienst, der nicht nur eigene Funktionalitäten bereitstellt, sondern auch viele weitere Dienste unter einer Oberfläche integrieren kann – egal ob diese aus dem O365Portfolio stammen oder von Drittanbietern.
Microsoft Teams entfaltet also sein volles Potenzial erst im Zusammenspiel mit weiteren Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes. Eine Nutzung als Insellösung verspielt dieses Potenzial.

4. Keine Definition der Use Cases

Kein Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes darf dem Selbstzweck dienen. Vielmehr sollte jeder Dienst, der im Rahmen des digitalen Arbeitsplatzes angeboten wird, einen oder mehrere fachliche Use Cases abdecken.
Diese Use Cases müssen in der Planung und der Strategie hinter dem digitalen Arbeitsplatz unbedingt Berücksichtigung finden.
Den Nutzern muss klar ersichtlich sein, welche Komponente des digitalen Arbeitsplatzes für den aktuell relevanten Use Case in Frage kommt.
Dies bedeutet im Umkehrschluss auch, dass im Rahmen einer IstAnalyse der aktuellen Toollandschaft Redundanzen aufgedeckt und bereinigt werden müssen. Zwei Tools, die dem gleichen Use Case dienen, bringen keinen zusätzlichen Nutzen, sondern verringern ihn.

5. Kein Einsatz von Vorbildern

Die Nutzung von Microsoft Teams und die damit einhergehenden Anpassungen der Arbeitsweisen darf nicht nur vorgegeben, sondern muss auch vorgelebt werden. Wenn das engere Arbeitsumfeld eines Endanwenders nicht Microsoft Teams zur Zusammenarbeit einsetzt, wird letzterer auch keine Veranlassung sehen, dies zu tun.
Durch die Ausbildung sogenannter „Champions“ kann dieser Gefahr entgegengewirkt werden. Champions sind engagierte und technisch affine Mitarbeiter aus verschiedenen Teilen des Unternehmens, die in der Nutzung von Microsoft Teams geschult werden und dieses Wissen in der Organisation weitergeben.
Auch die Mitarbeit und das Engagement der Führungskräfte ist unverzichtbar. Wenn der Vorgesetzte über Microsoft Teams kommuniziert, wird dem Endanwender der Wechsel einfacher gemacht.

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