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Ja, ich nutze ein internes Social Network. Aber warum eigentlich?

10.11.2016

Wie können Enterprise Social Networks genutzt werden und welchen Mehrwert bieten solche Netzwerke für Unternehmen?

Seit längerem arbeite ich intensiv mit unserem internen Social Network (basierend auf Yammer). Von solchen sogenannten Enterprise Social Networks (ESN) wird viel erwartet. Sie sollen einen wichtigen Beitrag zur schlanken, aber intensivierten Kommunikation leisten und im Unternehmen den vernetzten Austausch der Mitarbeiter fördern. Damit wird die Unternehmenskultur verändert und aus einer hierarchischen entwickelt sich zunehmend eine netzwerkartige Organisation.

Zunächst einmal: wann arbeite ich eigentlich mit Yammer, unserem ESN? Zum einen ist es für mich eine Art internes Spiegel-Online. Zwei- bis dreimal am Tag gehe ich – gerne zwischen zwei Meetings und bei einem Kaffee – durch die Neuigkeiten in den von mir abonnierten Themen und Unternehmensgruppen, meinen sogenannten „Feed“. Passt eigentlich ganz gut - meine persönliche Informationsnahrung in der Pause zwischendurch.

Daneben arbeite ich gezielt mit dem ESN: Entweder reaktiv, wenn mir jemand eine Frage stellt oder mich auf Informationen anspricht. In diesem Fall werde ich explizit in einer Nachricht, einem „Post“, angesprochen. Da eine entsprechende Benachrichtigung auch sofort in meinem normalen E-Mail-Eingang erscheint, kann ich im Allgemeinen schnell reagieren. Umgekehrt frage ich aber auch selbst in Gruppen an oder bitte um Einschätzungen bzw. Material, zum Beispiel, wenn ich nach einer passenden Präsentation oder Hintergrundinformationen suche. Das kann zu einem Thema sein („Digitale Transformation“ – das ist übrigens unsere aktivste Gruppe) oder zu einem Unternehmen. Da unsere Kultur sehr von „helfen und geholfen bekommen“ geprägt ist, erhalte ich meist schnell Antwort bzw. Vorschläge. 30 Minuten sind eher die Regel als die Ausnahme. Und zwar ohne dass ich jemand bestimmtes erwähne oder anfrage. Und das gilt für alle Mitarbeiter und nicht nur für den Chef.

Wie arbeite ich selbst in unserem Enterprise Social Network?

Nun aber zur spannenderen Frage: wie arbeite ich mit unserem Social Network? Mit ein bisschen Überlegen habe ich 8 typische Situationen ausgemacht:

1. Kunden und Projekte verfolgen

Für Kunden, mit denen ich mich besonders beschäftige oder die ich in Kürze besuche, abonniere ich die entsprechende Kundengruppe. Ohne gesonderten Aufwand bei anderen zu erzeugen kann ich mich so schnell auf Kundentermine vorbereiten. Ich sehe auch, was seit meinem letzten Besuch vor Ort passiert ist und kann anhand der aktiven Diskussionen verstehen, welche Themen gerade aktuell sind. Häufig werden darin auch wichtige Kundenprojekte vorgestellt bzw. Anregungen aus früheren Treffen weiterentwickelt. Eine wichtige Inspiration für mich.

2. Teams verfolgen

Alle unsere - fachlich ausgerichteten - Beraterteams haben eine „Heimatgruppe“. In diesen Gruppen sehe ich, welche aktuellen Inhalte (Technologien, Methoden, aber auch Schwerpunktthemen wie Digitale Transformation) diskutiert werden. Die Art und Weise der Diskussion zeigt häufig auch die Stimmungen im Team. In den Teamgruppen fasziniert mich vor allem die Kreativität. So werden originelle Formate für die Darstellung ausgedacht und Zeichnungen, Collagen, kleine Filme oder gespielte Interviews eingestellt.

3. Meine Information findet ihren Weg

Wenn ich früher Eindrücke oder Anregungen von Konferenzen oder besondere Entwicklungen und Trends aus Kundenterminen mitteilen wollte, war die größte Aufgabe, die richtigen Personen für den Email-Verteiler abzuwägen: wen interessiert das, wer muss das wissen, wen lenkt das ab, wer sollte noch mit informiert werden. Neue Mitarbeiter hatten natürlich gar nicht erst die Chance, Mails der Vergangenheit zu kennen. Unser ESN löst dieses Problem für mich. Ich stelle Informationen oder Einschätzungen ein und einzig die richtige Gruppe zu wählen, muss noch kurz überlegt werden. Gegebenenfalls verlinke ich einen fachlichen Beitrag von mir (in einer Themengruppe) auch noch mit einer bestimmten Kundengruppe. Nach drei Jahren kann ich getrost darauf vertrauen: Information finds its way ...

4. Schnellere Kommunikation

Dieses Vorgehen macht uns insgesamt schneller. Das ESN verlangt keine langen und ausführlich erstellten Ankündigungen oder Announcements. Einleitungs- und Schlussfloskeln entfallen und es ist nicht der Plan, hierarchischen Befindlichkeiten Bedeutung zu geben. Ich selbst strebe kurze, präzise, aber insgesamt informelle Formulierungen an. Und wenn ich eine bahnbrechende Idee einstelle und nach zwei Tagen kein Kommentar und auch kein Like dazu finden kann, dann weiß ich: meine Idee war wohl doch nicht so bahnbrechend ;-)

5. Wissensmanagement einfach so

Wir haben einige Top-down-Anläufe für ein internes Wissensmanagement hinter uns. Mit Yammer kommt das Wissensmanagement nun von der Basis. Ohne zentrale Vorgaben, aber geleitet von unseren Beitrags- und Diskussionswerten passiert Wissensmanagement einfach. Welche Kundenpräsentationen haben sich bewährt? Welche neuen Lösungen gibt es und wie praxistauglich sind sie in der Einschätzung unserer Experten? Vor einem Kundenworkshop kann sich ein Berater über die aktuellsten technologischen Entwicklungen informieren ohne eine separate Anfrage stellen zu müssen. Mit anderen Worten: Wissensmanagement, das wenig kostet und viel bringt.

6. Mit Partnern in Austausch kommen

Auch wenn unser Social Network primär für die interne Kommunikation genutzt wird, nutze ich es in einigen Bereichen auch für den Austausch mit Partnern. In der gewohnten Umgebung tausche ich mich in geschlossenen Gruppen zum Beispiel mit unseren strategischen Partnern zu Eigenschaften neuer Produkte aus (Microsoft), oder entwickle mit Partnern und Medien Ideen für neue Veröffentlichungen. Spannend für mich sind projektbezogene Gruppen, die wir seit neuestem auch für ausgewählte Mitarbeiter unserer Kunden geöffnet haben.

7. Netzwerke nutzen

Wie finde ich unerwartete Anregungen aus anderen Teams, wie kann ich mit ganz unterschiedlichen und ggfs. unbekannten Kollegen eine Lösungskonzeption diskutieren? Mit einem Enterprise Social Networks wie Yammer passiert Vernetzung von selbst, so meine Erfahrung. Die persönlichen Interessen, Schwerpunkte und Arbeitsziele der Mitarbeiter, gepaart mit einer gewissen Offenheit und Neugier, schaffen sich ihre eigenen Wege. Das wichtigste interne Anliegen von Unternehmen im digitalen Wandel ist die themen-, team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Social Networks lassen diese Organisation von morgen wachsen. Dies ist auch in unserem Unternehmen spürbar.

8. Mehr Innovation

Einer der wichtigsten Effekte unseres Social Networks liegt für mich in der schnelleren Entwicklung bzw. Bewertung von neuen Ideen. Der team- und hierarchieübergreifende Austausch zu neuen Lösungen schafft Innovation. Der Feed, die zahlreichen Beiträge in unserem Social Network, liefern mir regelmäßig Anregungen für unsere Geschäftsentwicklung und auch ich reagiere darauf wieder mit eigenen Anregungen. Dazu gehört auch, dass viele gute Ideen und Projekte nach Diskussion nicht weiterverfolgt werden und wir uns auf die wirklich sehr guten Vorhaben konzentrieren können. Dazu passt auch: jeder einzelne muss sein passendes Informationsverhalten finden. Ich zum Beispiel habe eher viele Gruppen und Themen aktiviert, verfolge einen breit angelegten Strom an Beiträgen. Aber die meisten Inhalte überfliege ich nur schnell. Und ich kann mittlerweile darauf vertrauen, dass in diesem Strom die für mich interessanten Themen auffallen bzw. bei mir „hängen bleiben“.

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Fazit

Wir sind eine verteilte Organisation mit 18 eigenen Standorten in Europa und Nordamerika. Die größte Wertschöpfung entsteht zudem Tag für Tag an ca. 50 weiteren Standorten: vor Ort bei unseren Kunden. Nicht immer ist also der persönliche Austausch möglich, wie ich es mir eigentlich wünsche. Daher ist nach drei Jahren zunehmend intensiver Nutzung das Enterprise Social Networks für mich ein zentraler Kommunikationskanal geworden. Der schnelle, wenig formale Austausch macht Spaß. Lieber etwas zum Work in Progress erzählen als zum Projekt aus der Vergangenheit. Spaß macht auch zu sehen, dass letztlich unsere gelebten Werte von Kollegialität und Zusammenarbeit sowie die Nutzung, Erweiterung und Weitergabe von Wissen den Erfolg des Netzwerks ausmachen.

In Kürze läuft die neue Social Collaboration Studie 2017 an, die wir gemeinsam mit der Technischen Universität Darmstadt durchführen. Als gesonderte Schwerpunkte werden diesmal die beiden Themen Unternehmenskultur und Enterprise Social Networks betrachtet. Nehmen Sie teil – nicht nur persönlich, sondern gerne mit einer größeren Anzahl an Kollegen. Sie erhalten nach Abschluss die zentralen Auswertungen und dazu eine unternehmensindividuelle Bestandaufnahme zu Social Collaboration sowie konkrete Ansatzpunkte, wo und wie Social Collaboration für Ihr Unternehmen den entscheidenden Nutzen stiften wird.

www.collaboration-studie.de

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