Best Practice

Microsoft Build 2021: Microsoft Teams ermöglicht die hybride Arbeitswelt von morgen

28.05.2021

Microsoft stellt die neuesten Technologien für die nächste Stufe der digitalen Transformation vor.

Die Arbeitswelt von morgen wird hybrid sein. Organisationen haben jetzt die Chance, Interaktion, Räumlichkeiten und Prozesse neu zu denken. Was technologisch heute schon möglich ist und morgen möglich sein wird, hat Microsoft gerade auf der Build-Konferenz vorgestellt. Teams nimmt als User Interface dabei eine zentrale Rolle ein: Für Integration, Erweiterung und Applikationserstellung steht ein breites Tool-Set zur Verfügung. 
 

Hybrid Work wird das neue Normal

Die Art der Zusammenarbeit hat sich durch die Pandemie maßgeblich verändert. Ein einfaches „zurück zum Status vor der Pandemie“ ist für viele Organisationen der falsche Weg – die Herausforderungen der digitalen Transformation werden nach der Pandemie weiter bestehen bzw. sich in vielen Fällen verstärkt haben. Der „War for Talents“ ist in vielen Branchen bereits wieder voll im Gange und die Erwartungen der Mitarbeitenden haben sind nach einem Jahr Remote Work verändert. 

People, Places, Processes

Organisationen haben jetzt die Möglichkeit, notwendige Anpassungen an der Ausgestaltung der Arbeitswelt vorzunehmen. Technologie schafft neue Möglichkeiten, Arbeit und Zusammenarbeit entlang der drei Dimensionen MenschenOrte und Prozesse neu zu definieren.

Auch in Deutschland wird Hybrid Work als zentrales Thema gesehen: In einer aktuellen Umfrage von Campana & Schott in Zusammenarbeit mit IDG zeigt sich, dass die Professionalisierung der digitalen Zusammenarbeit in der hybriden Arbeitswelt immer wichtiger wird.

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In seinem Pre-Build-Artikel  zu „Hybrid Work“ skizziert Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365, dass Unternehmen zu kurz denken, wenn sie heute lediglich die „Rückkehr ins Büro“ planen. So überarbeitet Microsoft selbst aktuell die Art und Weise der internen Zusammenarbeit sowie hinterfragt, wie die Kerngeschäftsprozesse von Sales bis Operations neu gedacht bzw. digital transformiert werden können.
Mit Microsoft Teams als Plattfom und Collaborative Apps for Hybrid Work sollen zwei zentrale Technologien, welche auch im Fokus der Build standen, im Folgenden hierfür herausgegriffen werden.
 

Microsoft Teams als Plattform

Microsoft Teams hat sich – natürlich auch pandemiebedingt aufgrund des starken Bedarfs an Remote Work der letzten zwölf Monate – zur zentralen Drehscheibe für Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen entwickelt. Tägliche Nutzerzahlen von über 145 Millionen Menschen belegen das eindrucksvoll. Doch Teams kann mehr als „Chat und Calling“ und wird von Microsoft sukzessive als Device-übergreifendes OS (Operating System) weiterentwickelt mit dem Ziel, dass Mitarbeitende von überall und mit jedem Endgerät Zugriff auf die für sie relevanten Informationen, Interaktionen und Prozesse haben.

Zahlreiche Ankündigungen im Rahmen der Build sind daher im Kontext von Teams als Plattform zu betrachten, um einerseits die Plattform-Fähigkeit zu erhöhen sowie andererseits einzigartige Funktionalität aus der Kombination von strukturierten und unstrukturierten Daten und Kollaboration bereitzustellen. Beispielhaft erwähnt seien hier:

  • Cross-Device Bereitstellung von Apps – Applikationen werden einmal entwickelt und sowohl auf PCs, als auch auf mobilen Endgeräten nutzbar
  • Tiefe Integration in dokumentenbasierte Prozesse 
  • Direkte Interaktion mit dem Anwender über Notifications, Bots, Task-Integration

Collaborative Apps für die hybride Arbeitswelt von morgen

Unter der Begrifflichkeit Collaborative Apps hat Microsoft eine neue Art an Applikationen vorgestellt, welche den Anforderungen an eine sich schnell wandelnde und hybride Arbeitswelt und dem hohen Digitalisierungsbedarf gerecht werden sollen. Kommunikations- und Kollaborationsfunktionalitäten können hierbei mit Daten aus Bestandssystemen kombiniert, fehlende Business-Logik über Plattform Services wie z.B. Azure Functions oder die Power Platform hinzugefügt werden. Neben Teams als UI besteht auch die Möglichkeiten der Einbettung in Office. Die zugrundeliegenden Technologien umfassen dabei ein großes Spektrum des Microsoft Entwicklungs-Stacks. Anwendungen können dabei sowohl mit den Low/No-Code-Technologien, der PowerPlatform oder über Technologien aus dem Pro-Dev-Bereich (Azure, Visual Studio, …) entwickelt werden. 
 

Collaborative Apps

Auch wurden im Rahmen der Build Modelle zur stärkeren Verzahnung der Technologien und Tools von professionellen Developern sowie „No Code-/Low-Code“-Komponenten von Fachabteilungsmitarbeitenden im Rahmen des sogenannten Fusion Developments vorgestellt. Organisationen können somit besser skalieren und die Digitalisierung vorantreiben. Beispielsweise können Fachabteilungen auf Basis No Code/ Low Code das Frontend-Design auf Basis von Standards bereitstellen, professionelle Developer stellen hingegen sichere Datenhaltung und komplexe Business-Logik im Backend her.

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Zentrale Geschäftsprozesse auch im B2B- und B2C-Bereich mit Teams neu gestalten

Die letzten Monate haben gezeigt, dass Unternehmen insbesondere ihre Prozesse in Richtung Kunden und Partner neu denken müssen, um neuen Erwartungen gerecht zu werden oder neue Geschäftsmodelle anbieten zu können. Auf diese zentrale Herausforderung hat Microsoft im Rahmen der Build mit einigen Announcements geantwortet: 

War Teams bis jetzt insbesondere für die Abbildung von internen Prozessen vorgesehen, wurden nun Funktionen zur Abbildung von Prozessen zu B2B-/B2C-Szenarien hinzugefügt. Hervorzuheben sind die neuen Funktionen rund um die Azure Communication Services (ACS), die die Brücke zwischen Kunden z.B. in mobilen Apps und Unternehmensmitarbeitenden in Teams schlagen können. Kunden können so direkt aus Shop-Systemen/Applikationen mit Spezialisten / Service-Mitarbeitern des Unternehmens per Chat, Meeting oder Video-Calls in den Austausch gehen. Für Organisationen bietet sich so eine komfortable Möglichkeit, einen direkten Kanal zur Kunden-Kommunikation eingebettet in Prozess-Applikationen in Teams bereitzustellen. 

Zentrale Geschäftsprozesse

Zusätzlich hat Microsoft auch die Graph API – die zentrale Schnittstelle zu allen Entitäten in der M365 Plattform sowie weiteren bereitgestellten Daten in der Microsoft Cloud - um Funktionen zur Authentifizierung von externen Identitäten (B2C Identitäten, die z.B. über Facebook authentifiziert sind) erweitert. Hierdurch wird es möglich, dass Kunden über Kunden-Portale direkt mit Daten / Geschäfts-Objekten in Teams interagieren.  Es werden somit weitere Szenarien in der unmittelbaren Zusammenarbeit mit Kunden und einer tiefen Integration in Prozesse der Kernwertschöpfung der Organisationen in Microsoft Teams möglich. 

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So setzen unsere Kunden Teams als Plattform bereits ein

Seit mehreren Jahren arbeitet Campana & Schott eng mit den Engineering Teams von Microsoft im Bereich Teams als Plattform zusammen. Allein in den letzten 12 Monaten konnten wir Projekte bei über 20 Kunden durchführen und freuen uns, dass diese auch in Vorträge der diesjährigen Build eingeflossen sind.

Purchasing in einem Hightech-Konzern

Einkaufsprozesse sind in der Regel viel abstimmungsintensivere Prozesse, als es klassische ERP-Tools suggerieren. Formulare und Workflows bilden hier nur die Spitze des Eisbergs, unter der Wasserlinie findet die eigentliche Arbeit in Form von weniger strukturierten Tätigkeiten statt. 

Durch die Integration in Teams können die strukturierten Daten und Prozesse mit den kollaborativen Tätigkeiten verbunden werden. Mitarbeitende haben so alle notwendigen Informationen und Funktionalitäten in der Teams-Oberfläche verfügbar: Neue Beschaffungsvorgänge und Statusänderungen werden in Teams angezeigt, Rückfragen und Details können in Teams via Chat oder Calling/ Webmeeting abgestimmt und Freigaben ebenfalls direkt in Teams erteilt werden.

Die Transparenz im Einkaufsprozess wird so erhöht und die Prozessgeschwindigkeit signifikant erhöht. 

Frontline Worker Up-Skilling in der Consumer Goods Industry

Inklusion und Up-Skilling von Frontline Workern, also Mitarbeitenden in Produktion oder Service, ist für Unternehmen eine zentrale Herausforderung, da ihre Tätigkeit wesentlich das Kundenerlebnis beeinflusst.

In Unternehmen werden diese Maßnahmen häufig noch auf Papier oder in Excel-Tabellen geplant, auch da Frontline-Worker oft noch keine direkten Möglichkeit zur Nutzung von IT-Diensten haben. Über Teams ermöglicht Microsoft nun die Versorgung genau dieser Nutzer mit IT-Angeboten und schafft damit auch die Grundlage für die Digitalisierung vormals manueller Prozesse.

Für ein Unternehmen aus der Konsumgüterbranche haben wir eine Anwendung für das Up-Skilling der Mitarbeitenden in der Produktion entwickelt. Die Applikation basiert auf der PowerPlatform und ermöglicht es dabei dem Schichtleiter, notwendige Qualifizierungsmaßnahmen in einer Teams-integrierten PowerApp zu planen und die entsprechende Durchführung zu dokumentieren. Über die in Teams bereitgestellten Applikationen können die Mitarbeitenden die für sie vorgesehenen Schulungsmaßnahmen einsehen und entsprechend planen. Durch die Nutzung von Teams als Plattform konnte so der Prozess durch die Einbeziehung der Mitarbeitenden wesentlich beschleunigt und damit effizienter gestaltet werden.

Wie die Umsetzung von Hybrid Work gelingt

Governance

Für den langfristigen effizienten und störungsfreien Betrieb benötigen Plattform-Technologien eine Governance und Betriebsprozesse. Gerade in der Cloud können Wildwuchs und Kostenfallen schnell entstehen. Sowohl für Teams als auch für ergänzenden Technologien wie Azure und PowerPlatform sind daher Landing Zones und entsprechende Konzepte zu implementieren.

Security

Alte Security Konzepte stoßen bei Hybrid Work mit ortsunabhängigen und Device-übergreifendem Zugriff auf IT-Dienste an ihre Grenzen. Organisationen müssen für die optimale Unterstützung von Hybrid Work daher jetzt ihre Security-Architektur in Richtung Zero Trust aktualisieren.

Frontline Worker

Frontline Worker, also Mitarbeitende in Produktion und Service, sind oft noch nicht in die digitale Kollaboration eingebunden und ihre Prozesse nur rudimentär digital unterstützt. Die Ablösung von Kiosk-PCs gilt es durch die Einbindung der Frontline Worker mit ihren Devices zu prüfen und vorzubereiten.

Cloud Readiness

Viele Daten und Applikationen befinden sich noch on-premise und sind technologisch veraltet, so dass eine Einbindung in die hybride Arbeitswelt nicht ohne Weiteres möglich ist. Mit der Migration in die Cloud nach Azure oder zumindest auf moderne Technologien on premise, also z.B. Azure Edge, kann die Cloud Readiness hergestellt werden.

Fazit

Die letzten 12 Monate waren geprägt von Remote Work und Bemühungen, das Geschäft unter Pandemie-Bedingungen am Laufen zu halten. Im Rahmen der Build richtet Microsoft den Blick nach vorne. Hybrid Work wird das neue Normal sein und Technologien stehen bereit, um die Arbeit neu zu organisieren. Die Pandemie ist ein großer Beschleuniger der digitalen Transformation und Organisationen tun gut daran, jetzt die Kernprozesse ihrer Wertschöpfung unter Nutzung modernster Technologie neu zu denken.

Wie schon bei früheren Konferenzen hat Microsoft auch im Rahmen dieser Build alle Technologie-Neuerungen und Ankündigungen in einem Book of News zusammengefasst, welches hier kostenlos abrufbar ist. 

Autoren

Boris Ovcak

Boris Ovcak

Director Social Collaboration

Bastian Emondts

Bastian Emondts

Product Owner CS Smart Workspace