Modern PM Tools

Start des “neuen Microsoft Project”

30.10.2019

Endlich! Das neue Microsoft Project ist nun verfügbar. Es bietet ein neues Erlebnis für modernes Work Management und kommt mit einer Reihe neuer Funktionalitäten inkl. einer komplett neuen Benutzeroberfläche. In diesem Blog werden wir einen Blick auf das neue Project werfen und Ihnen zeigen, wie es basierend auf den Fähigkeiten der Power Platform erweitert werden kann.

Das neue Project wurde während der Ignite Conference im September 2018 als brandneues PM-Tool auf Basis der Power Platform angekündigt. Project Home und Roadmap waren die ersten Komponenten, die den Begriff Modernes Arbeitsmanagement neu definierten, das neue Project bietet nun die Möglichkeit für eine einfache, intuitive Planung und Arbeitszuweisung.

Ausgangspunkt für die neue PM-Erfahrung ist Project Home, wo Sie direkt ein Projekt mit dem neuen Project erstellen können, während Roadmap ein Multi-Projektübersichten aus verschiedenen Quellen, einschließlich des neuen Projects, liefert.

 

Der Schwerpunkt dieses neuen Projektmanagement-Tools liegt auf Benutzerfreundlichkeit, Einfachheit und Transparenz. Die Benutzeroberfläche wurde nach modernen Designprinzipien erstellt, die den wichtigsten Funktionen Raum geben und ist nicht mit einer Fülle von Menüs überladen. Planung und Aufgabenzuweisung ist so einfach wie einen Planner Plan aufzusetzen, erfahrene wie gelegentliche Projektmanager können ihre Initiativen direkt ohne großen Vorlauf planen. Mitglieder des Projektteams können mit 1 Klick hinzugefügt werden, was ihnen sofortigen Zugriff auf das Projekt gewährt, indem sie einer O365-Gruppe hinzugefügt werden. 

Diese Berechtigungsverwaltung über O365-Gruppen ist auch ein Grund dafür, dass die Integration in Teams einfach erfolgen kann, wodurch direkt Kommunikationshub für das Projektteam verfügbar ist.

Die folgenden Abschnitte geben einen ersten Eindruck von der neuen modernen Benutzeroberfläche und den Kernfunktionen dieses neuen Tools.

Das neue Microsoft Project – Benutzeroberfläche und Funktionen

Beim Öffnen eines Projekts im neuen Project über Project Home gibt es drei Ansichten auf denselben Zeitplan:

Raster Ansicht

Alle Projektvorgänge und Meilensteine werden in der Rasteransicht aufgelistet. Sie können schnell neue Aufgaben erstellen, sie Ihren Teammitgliedern zuweisen und die Dauer und die Anfangs-/Endtermine festlegen. Es ist auch möglich, Ende-Anfang-Abhängigkeiten zu verwalten und eine Aufgabenhierarchie aufzubauen. Die bekannten Tastatur-Kürzel von Project Online können ebenfalls verwendet werden. Da es keinen Check-in/Check-out-Mechanismus mehr gibt, können Sie den Zeitplan gleichzeitig mit Ihren Kollegen aktualisieren und natürlich Informationen einfach mit Microsoft Flow integrieren.

Board

Das Aufgabenboard bietet eine Übersicht über Ihre Aufgaben sortiert nach Fortschritt, Buckets oder Enddatum. Nach Fortschritt sortierte Aufgaben sind unterteilt in drei Gruppen – “Nicht begonnen”, “In Arbeit” and “Erledigt”. Sie können Ihre Aufgaben einfach von einer Gruppe in eine andere Gruppe ziehen, um den Vorgangsfortschritt zu ändern. Durch Anklicken des Vorgangs können Sie z.B. Dauer, Fortschritt, Aufwand in einer Detailansicht ändern oder Abhängigkeiten hinzufügen und Ressourcen zuweisen. Eine alternative Aufgabengruppierung sind die Buckets, die Sie individuell konfigurieren können. 

Im Allgemeinen ist das Board ähnlich wie Planner und wird wahrscheinlich in Zukunft noch mehr Planner-ähnliche Funktionen erhalten, wie z.B. Dokumentanhänge.

Zeitachse

Die Zeitachsen-Ansicht stellt das klassische Gantt-Diagramm mit einer verbesserten Benutzeroberfläche dar. Jetzt können Sie einfach eine Aufgabe ändern, indem Sie den Balken mit der Maus verschieben oder anderweitig ändern. Alle anderen Aufgaben passen sich automatisch an die Änderungen an. Auch das Einrichten von Abhängigkeiten durch Ziehen des Endpunkts einer Aufgabe auf eine andere ist möglich.

Extensibility - Power Platform and the new Project

Da das neue Project Teil der Power Platform ist, können Sie einfach die Projektmanagement-Oberfläche erweitern, indem Sie diesen neuen Cloud Service in eine Power-App einbetten. Ein möglicher Anwendungsfall zum Erweitern des neuen Projects besteht darin, die drei Komponenten Power Apps, Flow und Power BI zu kombinieren und einen historisierten Statusbericht zu erstellen. Als Resultat müssen Sie nur eine Umgebung verwenden, in der Sie Ihren Projektzeitplan, Projektinformationen, Risiken, Probleme und mehr verwalten können. Der Statusbericht stellt historisierte Projektdaten bereit, sodass Sie den Fortschritt und Status im Vergleich zu einem früheren Berichtsdatum anzeigen können.

Dasselbe gilt für die Erstellung benutzerdefinierter Apps in der Power Platform, um zusätzliche Funktionen für das neue Project bereitzustellen. Ein Beispiel ist eine sog. Model Driven App, um eine Managementübersicht über die aktuellen Projekte zu erstellen und Statusinformationen auf einen Blick bereitzustellen.

Fazit

Das neue Project ist keine Weiterentwicklung der bestehenden Project-Produktfamilie - es ist, wie Microsoft es ausdrückte, "Project reimagined", basierend auf modernsten Technologien und Designprinzipien. Es eignet sich ideal für kleine Initiativen und Teams, die auf eine Frist hinarbeiten, sowie für agile und hybride Projektmanagementszenarien. Es adressiert Anwendungsfällen, für die Project Online mit seinen vielen Projekt- und Portfoliomanagementfunktionen zu komplex ist – und Planner als Arbeitsmanagement-Tool nicht genug. Mit seiner Benutzerfreundlichkeit kann es sowohl von erfahrenen Projektmanagern sowie von Menschen genutzt werden, die nur selten Projekte managen.

Weitere Module mit neuen Funktionen werden im Laufe des nächsten Jahres folgen – die Reise hat gerade begonnen. Wir freuen uns auf diese Reise!

Vorteile der Verwendung des neuen Projects:
  1. Intuitive, neue Benutzeroberfläche mit vereinfachter Planung
  2. Schneller Projektstart über Project Home
  3. Unterstützt Wasserfall-, agile und hybride PM-Szenarien
  4. Erweiterbarkeit mit der Microsoft Power Platform
  5. Einfache Integration in Teams

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