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Wie kann agiles Projektportfolio-Management aussehen?

03.07.2015

Agiles Projektportfolio-Management: Kein Buzzword sondern fester Bestandteil von Großunternehmen.

Ende Juni fand in Berlin die Konferenz "IT Projektportfolio-Management" statt. Selten habe ich es erlebt, dass ich am Ende der beiden Tage ein so klares Fazit mitnehmen konnte. Zwar kamen in den mehr als 20 Vorträgen und Workshops die unterschiedlichsten Erfahrungen und Vorhaben zur Diskussion. Doch mit jedem Vortrag und mit jeder Diskussion trat eine Erkenntnis zu Tage: Unternehmen und ihre Projektportfolios müssen agiler werden.

Agiles Projektmanagement auf Unternehmensebene

Agile Verfahren zur Steuerung einzelner Vorhaben sind heute fester Bestandteil des Projektmanagements. Bei den meisten Großunternehmen ist es lediglich eine Frage des Umfangs: bei einigen werden derzeit nur 10 - 15% der Vorhaben agil organisiert, bei vielen Unternehmen sind es aber bereits 50%. Strategisch relevant wird es aber nun bei der Frage, wie - auf Unternehmensebene - ein agiles Projektportfolio-Management aussehen kann. Folgende Gestaltungsoptionen bieten sich aus Sicht von CS an:

  • Keine Vollausplanung von Budgets und Ressourcen (gerade in den jetzt anstehenden Jahresplanungen)
  • Kleinere, dafür wesentlich häufigere Anpassungen des Portfolios
  • Übertragung des "Design-to-Budget"-Ansatz auch auf Projektportfolio-Management: weniger Detaillierung der Projektspezifikationen, dafür Zuordnung von Budgets zu bestimmten Themen, Initiativen bzw. "Produkten" (letzteres auch und gerade im IT-Bereich)
  • Im Vordergrund stehen die jeweiligen Nutzen, d.h. welche Zielnutzen erhalten welche Budgets? Dies lässt sich über Business Cases abbilden; auf Basis dieser Business Cases erfolgt dann auch die Priorisierung der Budgets
  • Berücksichtigung von Abhängigkeiten nicht (nur) in den Projekten, sondern mehr Berücksichtigung von Abhängigkeiten zwischen den Projekten: wie gehen diese Abhängigkeiten in die Priorisierungs- und Entscheidungsvorbereitung ein?
  • Mehr Fokus auf die Kommunikation und den Austausch zwischen Projekten

Agile Unternehmen brauchen die richtigen Mitarbeiter

Überraschenderweise führten praktisch alle Vorträge zu einem gemeinsamen Punkt: in naher Zukunft sind zwingend zusätzliche Mitarbeiterskills erforderlich. Dies sind zum einen neue innovations- und projektrelevante Qualifizierungen - wie zum Beispiel "Data Scientists", die aus Big-Data-Informationsbeständen Geschäftsmodelle und Geschäftsanbahnungen ableiten. Vor allem aber braucht ein agiles Unternehmen Mitarbeiter, die in einem hochreaktivem Umfeld sozialisiert sind. Großunternehmen von Daimler bis Microsoft beteiligen sich auch deshalb an Startups, um deren Mitarbeiter in die eigene Belegschaft zu "injizieren". Ohne diese Störgrößen von außen würde sich die eigene Unternehmenskultur nicht schnell genug auf neue Meta-Skills wie radikale Kundenorientierung oder permanentes konstruktives Infragestellen der Geschäftsmodelle umstellen. Eine Verbindung beider Welten zeigt das Beispiel "internes Crowdfunding": ein gewisser Anteil zum Beispiel des IT Budgets wird virtuell auf die Mitarbeiter verteilt. Diese können ihre eigenen Budgets auf Projekte ihrer Wahl zuordnen und damit selbst das aus ihrer Sicht vielversprechendste Portfolio generieren. Eine wertvolle Information.

Agil ist das neue Normal

Agil sind nicht nur Projekte. In Zukunft geht es darum, auf Unternehmensebene das Projektportfolio-Management agiler zu machen und umgekehrt im Unternehmen solche Mitarbeiter aufzubauen, die den agilen Umbau leisten werden.

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