Die Situation: Anpassungsfähigkeit in einer sich wandelnden Welt
Wie gelingt es, Innovation und Stabilität gleichzeitig zu managen? Vor dieser Frage stand ein globaler IT-Dienstleister mit über 10.000 Mitarbeitenden weltweit. Das Unternehmen hatte eine umfassende agile Transformation seiner IT-Organisation initiiert, um mit modernen Prozessen, klaren Rollen und einer veränderten Führungskultur die Grundlage für schnellere Innovationen und mehr Resilienz zu schaffen. Campana & Schott begleitete in diesem Rahmen ein zentrales Teilprojekt: Eine globale Abteilung mit rund 100 Mitarbeitenden in Deutschland, Spanien und Indien sollte die bestehende Callcenter- bzw. Kommunikationslösung technisch von on-premise in die Cloud migrieren und zugleich die Benutzeroberfläche sowie Funktionalität grundlegend erneuern.
Während der Entwicklung und Implementierung musste gleichzeitig der laufende Betrieb gewährleistet werden – ein klassisches Beispiel, in der Ambidextrie eine wichtige Fähigkeit ist.
Die Herausforderung: Komplexität und Unsicherheiten meistern
Die besonderen Anforderungen dieses Projekts lagen nicht nur in der Technologie, sondern vor allem im Zusammenspiel von Strukturen, Kultur und Menschen.
Parallelbetrieb und Kapazitätsmanagement
Die Abteilung war stark gefordert, da sie die alte Lösung zuverlässig bereitstellen und gleichzeitig die neue entwickeln musste. Dies führte zu Kapazitätsengpässen und erhöhter kognitiver Belastung der Mitarbeitenden.
Neue bzw. veränderte Rollen und Kompetenzen
Mit der Einführung von Product Ownern, Agile Mastern und Chapter Leads entstanden Unsicherheiten und Fragen nach Verantwortlichkeiten.
Standardisierung vs. Individualisierung
Der Schritt von individuellen Kundenlösungen zu einer global standardisierten Plattform stellte Abläufe und Kundenbeziehungen grundlegend infrage.
Interne Silos und ineffiziente Prozesse
Bestehende Strukturen verhinderten eine durchgängige Strategie für die Produktentwicklung. Die Teams arbeiteten isoliert und hatten Schwierigkeiten, das Gesamtbild im Blick zu behalten.
KI übertrifft manuelle Vorgehensweisen
Generative KI-Tools setzen neue Maßstäbe: Sie können kontextbezogene, kanal-spezifische Inhalte erstellen, die regulatorischen Anforderungen entsprechen – ohne die Einschränkungen vorgefertigter Module.
Internationale Zusammenarbeit
Unterschiedliche kulturelle Hintergründe in Deutschland, Spanien und Indien erforderten zudem ein neues gemeinsames Verständnis von Transparenz, Zusammenarbeit und Verantwortung.
Unser Ansatz: Eine ganzheitlich agile Organisation als Hebel für Effizienz und Innovation
Campana & Schott unterstützte die agile Transformation eines Fachbereichs, der neben seiner Linienverantwortung für den Betrieb der bestehenden on-premise-Lösung auch die Entwicklung und Implementierung der neuen Plattform verantwortete. Diese Transformation war eingebettet in eine konzernweite Reorganisation.
- Gemeinsam mit den Führungskräften und Teams wurden agile Strukturen aufgebaut.
- Ganzheitliche Begleitung der agilen Teams: Definition, Aufbau und Coaching der Teams, um agiles Arbeiten effizient umzusetzen.
- Definition eines Zusammenarbeitsmodells: Etablierung von Abläufen, regelmäßigen Zeremonien und passendem Tooling, abgestimmt mit dem übergeordneten Governance-Modell.
- Rollencoaching: Schulung und Mentoring von Product Ownern, Scrum Mastern, Chapter Leads und Tribe Leads, damit Verantwortlichkeiten schrittweise übernommen und sicher gestaltet werden konnten.
- Re-Organisation der Abteilung: Einführung einer Matrixorganisation zur besseren Verzahnung der Teams. Diese wurde in enger Zusammenarbeit mit Stakeholdern wie dem Betriebsrat abgestimmt.
- Kulturelle Dimension: Transparenz, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg sollten aktiv gelebt werden. Die Transformation wurde deshalb von Beginn an kulturell begleitet, sodass die neuen Werte in der täglichen Praxis spürbar wurden.
Das Projektergebnis: Eine nachhaltige agile Struktur mit messbaren Erfolgen
Im Zuge des Teilprojekts konnten bereits klare Erfolge erzielt werden. Die Abteilung etablierte Strukturen und Rollen, die nicht nur den Projektfortschritt sicherten, sondern auch die Grundlage für eine nachhaltige Weiterentwicklung bildeten. Besonders hervorzuheben sind folgende Ergebnisse:
→ Agile Organisationsstrukturen: Die Organisation wurde produkt- und wertorientiert aufgestellt und ist heute in der Lage, sich flexibel an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.
→ Klare Rollenverteilung: Ein klares Rollenkonzept reduzierte Unsicherheiten und stärkte die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden.
→ Harmonisierung der Planungsrhythmen: Einheitliche Sprint-Planung, Reviews und Retrospektiven optimierten die Effizienz und erleichterten die teamübergreifende Zusammenarbeit.
→ Regelmäßige Retrospektiven: Eine Kultur des kontinuierlichen Lernens entstand, in der Anpassungen schneller vorgenommen und gemeinsam reflektiert wurden. Dies förderte Vertrauen und offene Feedbackkultur.
→ Entwicklung einer gemeinsamen Vision: Die Definition einer klaren Zusammenarbeitsstrategie erleichterte die internationale Zusammenarbeit und sorgte für einheitliche Ziele.
→ Agile Leadership als Enabler: Führungskräfte entwickelten sich zu Enablern. Sie gaben Orientierung, schafften Freiräume für Eigeninitiative und lebten Transparenz und Vertrauen vor. Damit wurden agile Werte von oben vorgelebt und fest in der Kultur verankert.
→ Systematisches Inspect & Adapt: Regelmäßige "Inspect & Adapt"-Formate unterstützten den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und stärkten die Veränderungsfähigkeit der Organisation nachhaltig.
Nächste Schritte und Skalierung
Das Teilprojekt wurde gemeinsam mit Campana & Schott erfolgreich abgeschlossen und ist heute ein Beispiel dafür, wie Agilität in der Praxis umgesetzt werden kann. Die dabei gesammelten Erfahrungen fließen in andere Bereiche der Organisation ein. Bewährte Arbeitsweisen und Prozesse werden schrittweise skaliert, um eine nachhaltige agile Unternehmenskultur zu etablieren, die auf Transparenz, Eigenverantwortung und kontinuierliches Lernen setzt.
Agile Transformation als kontinuierlicher Prozess
Agile Transformationen sind kein einmaliges Projekt, sondern ein iteratives Vorgehen. Mit jedem Schritt sammeln Organisationen Erfahrungen, die genutzt werden, um Strukturen, Rollen und Kultur kontinuierlich weiterzuentwickeln. Wenn Sie mehr über agile Transformationen erfahren möchten, stehen unsere Expertinnen und Experten gerne für ein unverbindliches Gespräch bereit.
