Der EVZ (Eissportverein Zug) gehört zu den führenden Eishockeyorganisationen der Schweiz und vereint sportliche, administrative und organisatorische Bereiche unter einem Dach. Der Verein wollte den Einstieg in das Thema KI-gestützte Arbeitsweisen strukturiert angehen. Es war der Organisation wichtig, nicht einfach ein Tool zur Verfügung zu stellen oder die Nutzung dem Zufall zu überlassen. Vielmehr wollten sie verstehen, in welchen Bereichen KI einen spürbaren Mehrwert für die Mitarbeitende liefern kann.
Mit rund 120 Mitarbeitenden und begrenzten Ressourcen benötigte der EVZ ein Vorgehen, das realistisch, wirksam und in kurzer Zeit umsetzbar ist. Campana & Schott unterstützte den dreifachen Schweizer Meister dabei, eine organisationweite Bestandsaufnahme durchzuführen, relevante Anwendungsfälle zu identifizieren und daraus eine effiziente KI-Roadmap abzuleiten, die den weiteren Weg in Richtung KI-Einführung klar vorgibt.
Klare Grundlage für den KI-Einstieg
Erhalten Sie im Folgenden einen tieferen Einblick in das Projekt.
- Branche: Profisport, Eishockeyclub und Sportunternehmen
- Anzahl der Mitarbeitenden: Ca. 120
- Hauptsitz: Zug
- Website: www.evz.ch
Zielsetzung
Im Rahmen der Zusammenarbeit definierten der EVZ und Campana & Schott klare Ziele für den Einstieg in das Thema KI. Im Mittelpunkt standen dabei:
Transparenz über KI-Potenziale: Identifikation und Bewertung relevanter Use Cases in allen Bereichen des Vereins.
Struktur für die nächsten Schritte: Entwicklung einer praxisorientierten KI-Roadmap, die die identifizierten Use Cases strukturiert, priorisiert und klare Empfehlungen für die weitere Umsetzung ableitet.
Fokus auf Machbarkeit: Einschätzung, welche Anwendungsfälle kurzfristig realisierbar sind und welche eine spätere Vertiefung erfordern.
Aufbau eines KI-Mindsets: Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses von KI-gestützten Arbeitsweisen, damit Mitarbeitende und Führungskräfte zukünftige KI-Initiativen nachvollziehen und mittragen können.
KI-Guidelines für Mitarbeitende: Eine erste Unterstützung für den Umgang mit KI für die Mitarbeitende.
Ziel war es, Orientierung zu schaffen und eine fundierte Entscheidungsbasis zu entwickeln, auf der der EVZ seine nächsten Schritte systematisch aufbauen kann.
Vorgehen
1. Gemeinsames Envisioning
Zum Auftakt wurden die Mitarbeitenden des EVZ über Ziele, Grundlagen und den Ablauf informiert. Die Session diente dazu, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und die Teilnehmenden auf die anschliessende Use-Case-Arbeit vorzubereiten.
2. Workshops in den Fachbereichen
Campana & Schott führte mehrere Workshops gemeinsam mit den unterschiedlichen Bereichen wie Marketing, Sales oder Controlling des EVZ durch. Das Vorgehen umfasste:
eine kompakte Einführung in KI und erste Beispiele
die strukturierte Sammlung von Use Cases in Kleingruppen
die Priorisierung der Ergebnisse nach Relevanz und Machbarkeit
Insgesamt entstand eine Liste von über 100 potenziellen Use Cases aus allen Teilen des Vereins.
3. Auswertung und Ableitung der KI-Strategie
Campana & Schott konsolidierte die Ergebnisse aus allen Workshops und wertete sie aus. Im Zuge der Auswertung wurde deutlich, dass viele priorisierte Use Cases künftig durch Microsoft Copilot unterstützt werden können – ein zentraler Baustein für die weitere Planung des EVZ.
Auf Basis der Analyse erarbeitete Campana & Schott eine Empfehlung für die nächsten Schritte und damit verbunden auch eine Empfehlung der KI-Strategie für die Zukunft. Diese enthält eine strukturierte Übersicht über die priorisierten Use Cases und zeigt auf, welche Themen der EVZ in welcher Reihenfolge weiterverfolgen kann.
4. Copilot-Einführung
Die Analyseergebnisse führten zur Entscheidung, Microsoft 365 Copilot für alle Mitarbeitenden einzuführen. Campana & Schott unterstützt den EVZ beim geplanten strukturierten Roll-out. Dabei vertraut der EVZ auf das bewährte Standardvorgehen von Campana & Schott, das auf der Erfahrung aus über 400 KI-Projekten und praxiserprobten Methoden basiert. Damit ist das Fundament für eine erfolgreiche Skalierung im Unternehmen gelegt. Weitere Massnahmen sind für die Zukunft geplant.
Herausforderungen
Einige Herausforderungen konnten im Laufe der Zusammenarbeit erfolgreich gemeistert werden.
Unterschiedliche digitale Erfahrungshintergründe: Die Mitarbeitenden des EVZ brachten sehr unterschiedliche Vorkenntnisse mit. Durch klare Moderation, anschauliche Beispiele und eine strukturierte Heranführung entstand dennoch schnell ein gemeinsames Verständnis und erfolgreiche Erarbeitung der Use Cases.
Breite Vielfalt an Rollen und Aufgabengebieten: Von Verwaltung und Marketing über das Sportumfeld bis hin zum Management – die Anforderungen waren vielfältig. Die Workshops wurden so gestaltet, dass alle Perspektiven berücksichtigt und relevante Use Cases aus sämtlichen Bereichen eingebracht werden konnten.
Technische Ausgangslage im Wandel: Einige Daten liegen aktuell noch auf File-Servern oder in nicht vollständig integrierten Umgebungen. Gemeinsam wurde ein pragmatischer Weg gewählt: Start mit den Bereichen, die bereits geeignet sind.
Koordination im laufenden Betrieb: Mit rund 120 Mitarbeitenden und begrenzten Ressourcen musste der Prozess effizient und gut integrierbar sein. Durch kompakte Formate und klare Strukturen konnten alle relevanten Stakeholder wirksam eingebunden werden.
Erfolgsfaktoren
Mehrere Faktoren trugen dazu bei, dass der EVZ in kurzer Zeit eine klare Orientierung für den Einsatz von KI entwickeln konnte:
Effizientes Vorgehen: Die Workshops waren bewusst kompakt gestaltet und ermöglichten es den Teilnehmenden, sich schnell einzubringen und gemeinsam konkrete Use Cases zu erarbeiten.
Praxisnahe Vermittlung: Durch verständliche Beispiele, eine klare Sprache und eine moderierte Heranführung konnten auch Mitarbeitende ohne Vorerfahrung aktiv mitarbeiten.
Breite Einbindung der Bereiche: Die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen sorgte dafür, dass eine vielfältige und vollständige Use-Case-Liste entstand, die den gesamten Verein abbildet.
Gezielte Priorisierung: Die strukturierte Bewertung der eingebrachten Ideen erleichterte es dem EVZ, Transparenz über schnelle Mehrwerte und langfristige Potenziale zu gewinnen.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Die enge Abstimmung zwischen dem EVZ und Campana & Schott schuf ein vertrauensvolles Umfeld, in dem Ergebnisse effizient erarbeitet und gemeinsam weiterentwickelt werden konnten.
Ergebnis
Durch die gemeinsame Arbeit verfügt der EVZ heute über eine fundierte Grundlage für den Einstieg in KI und die Vorbereitung des zukünftigen Copilot-Einsatzes. In den Workshops wurden über 100 konkrete Use Cases identifiziert, die ein umfassendes Bild über das Potenzial von KI im gesamten Verein zeichnen. Dazu zählen unter anderem Ideen zur Optimierung von HR-Prozessen wie dem Onboarding und dem Recruiting, zur effizienteren Budgetverwaltung im Controlling sowie zur Unterstützung administrativer Abläufe, beispielsweise bei der Organisation von Shared Posteingängen oder der Abwicklung von Tisch- und Logenbuchungen im Hospitality-Bereich.
Alle Use Cases wurden gemeinsam priorisiert, hinsichtlich ihrer Machbarkeit bewertet und in einer klaren Empfehlung für die nächsten Schritte zusammengeführt. Auf dieser Basis hat sich der EVZ bereits entschieden, Microsoft Copilot künftig für alle rund 120 Mitarbeitenden einzuführen. Die Umsetzung wird derzeit vorbereitet und durch Schulungs- und Workshop-Angebote von Campana & Schott begleitet.
Mit der entwickelten KI-Roadmap und der breiten Beteiligung der Mitarbeitenden besitzt der EVZ nun eine tragfähige Grundlage, um KI schrittweise, wirkungsorientiert und nachhaltig in der Organisation zu verankern.
