Best Practice

Virtuelles Krisenmanagement mit Project for the Web

20.04.2020

Wie Unternehmen mit dem cloudbasierten Planungstool ortsunabhängig Projekte planen, umsetzen und tracken.

Wirtschafts-, Unternehmens- und globale Krisen können jedes Unternehmen treffen. In solchen Fällen bleibt nur wenig Zeit, um die Auswirkungen der Krise zu begrenzen. Höchste Priorität haben die Einleitung und Planung von Krisenmassnahmen, um die Handlungsfähigkeit des Betriebs sicherzustellen. Genau hier spielen einfach zu bedienende Projektmanagement-Lösungen wie Project for the Web von Microsoft ihre Stärke aus.

Schnelle Reaktionsfähigkeit mit digitalem „War Room“

Krisensituationen erfordern kürzeste Reaktionszeiten und eine transparente Planung. Ein Krisenstab aus Geschäftsführern und Abteilungsvertretern muss innerhalb weniger Stunden einberufen, Massnahmen müssen geplant und delegiert werden. Meist geschieht dies an einem physischen Ort in einem sogenannten „War Room“, dieser ist jedoch immer öfter völlig virtuell. Die schnelle Bereitstellung eines passenden Planungstools ist dabei eine grosse Herausforderung.

Digitaler "War Room" in Microsoft Teams

Zur Sicherung des Krisenmanagementerfolgs muss die enge und intensive Zusammenarbeit der Krisenstabsmitglieder gewährleistet werden. Nicht nur in Krisensituationen schaffen Unternehmen mit Microsoft Teams digitale „War Rooms“, in denen Gruppen und Teams unabhängig von Arbeitsplatz und Standort zusammenarbeiten können. Ein grosser Vorteil von Teams ist die einfache Integrationsmöglichkeit weiterer Microsoft Tools. So zum Beispiel Project for the Web als Projektmanagement-Software.

Microsoft Project for the Web als Ad-hoc-Planungstool

Während etablierte Planungstools oftmals eine Installation erfordern und ausführliche Schulungen voraussetzen, kann Project for the Web als intuitives und cloudbasiertes Tool ohne Vorkenntnisse eingesetzt werden. Mit diesem Tool werden interdisziplinäre Krisenstäbe, die z. B. aus Marketing-Experten, Juristen, Kommunikations-Experten und Mitgliedern der Geschäftsführung bestehen, in die Lage versetzt, mit der Planung unmittelbar zu beginnen – mit oder ohne Projektmanagement-Background.

Krisenmanagement mit Project for the Web

Taskboard für effiziente Strukturierung und Priorisierung

Sobald ein neues Projekt aufgesetzt wurde, können die Krisenstabsmitglieder ad hoc eingeladen werden. Eine erste Strukturierung der Aufgaben erfolgt anhand von Taskboards. Die Taskboards in Project for the Web sind je nach Anforderungen und Projekt individualisiert. Anhand sogenannter Buckets sind auf diese Weise Krisenmanagementaufgaben priorisiert und inhaltlich geclustert. Weitere Gruppierungs- und Sortierungsoptionen bieten dem Krisenstab jederzeit einen transparenten Überblick.

  • Tipp: Die Arbeitsweise des Krisenmanagements lässt sich mit agilen Methoden wie einem Kanban-Board einfach abbilden und optimieren.

Immer im Blick: die Timeline

Sind Aufgaben erfasst und inhaltlich strukturiert, müssen diese in Abhängigkeit zueinander gebracht und auf einer Zeitachse abgebildet werden. Danach erfolgen die Ausführung und Nachverfolgung, die besonders in Krisensituationen gefragt sind. Übersichtliche Timeline-Ansichten in Project for the Web ermöglichen es, eine teamübergreifende Transparenz über den aktuellen Status auf Projekt- und Taskebene in Echtzeit darzustellen.

Bei grösseren Krisen kann eine Aufsplittung der Massnahmen in mehrere Teilinitiativen sinnvoll sein. Dabei werden diese anschliessend in einer High-level-Roadmap zusammengefasst. Das Roadmap-Tool von Microsoft bietet in diesem Fall Kontrolle und Transparenz über mehrere Initiativen hinweg.

Virtuelles Krisenmanagement

Fazit

Intuitive Planungstools und digitale Kollaborationsbereiche sind essenziell für den Erfolg des virtuellen Krisenmanagements. Moderne Microsoft Lösungen wie Project for the Web und MS Teams bieten Krisenstäben in Ausnahmesituationen das nötige Handwerkszeug, um die Handlungsfähigkeit ihres Unternehmens ortsunabhängig sicherzustellen. Erfolgskritisch sind dabei virtuelle „War Rooms“ und die digitale Zusammenarbeit völlig unabhängig vom Standort.