Virtuelles Krisenmanagement mit Project for the Web

Wirtschafts-, Unternehmens- und globale Krisen können jedes Unternehmen treffen. In solchen Fällen bleibt nur wenig Zeit, um die Auswirkungen der Krise zu begrenzen. Höchste Priorität haben die Einleitung und Planung von Krisenmassnahmen, um die Handlungsfähigkeit des Betriebs sicherzustellen. Genau hier spielen einfach zu bedienende Projektmanagement-Lösungen wie Project for the Web von Microsoft ihre Stärke aus.

Krisensituationen erfordern kürzeste Reaktionszeiten und eine transparente Planung. Ein Krisenstab aus Geschäftsführern und Abteilungsvertretern muss innerhalb weniger Stunden einberufen, Massnahmen müssen geplant und delegiert werden. Meist geschieht dies an einem physischen Ort in einem sogenannten „War Room“, dieser ist jedoch immer öfter völlig virtuell. Die schnelle Bereitstellung eines passenden Planungstools ist dabei eine grosse Herausforderung.

Sobald ein neues Projekt aufgesetzt wurde, können die Krisenstabsmitglieder ad hoc eingeladen werden. Eine erste Strukturierung der Aufgaben erfolgt anhand von Taskboards. Die Taskboards in Project for the Web sind je nach Anforderungen und Projekt individualisiert. Anhand sogenannter Buckets sind auf diese Weise Krisenmanagementaufgaben priorisiert und inhaltlich geclustert. Weitere Gruppierungs- und Sortierungsoptionen bieten dem Krisenstab jederzeit einen transparenten Überblick.

• Tipp: Die Arbeitsweise des Krisenmanagements lässt sich mit agilen Methoden wie einem Kanban-Board einfach abbilden und optimieren.

Sind Aufgaben erfasst und inhaltlich strukturiert, müssen diese in Abhängigkeit zueinander gebracht und auf einer Zeitachse abgebildet werden. Danach erfolgen die Ausführung und Nachverfolgung, die besonders in Krisensituationen gefragt sind. Übersichtliche Timeline-Ansichten in Project for the Web ermöglichen es, eine teamübergreifende Transparenz über den aktuellen Status auf Projekt- und Taskebene in Echtzeit darzustellen.

Bei grösseren Krisen kann eine Aufsplittung der Massnahmen in mehrere Teilinitiativen sinnvoll sein. Dabei werden diese anschliessend in einer High-level-Roadmap zusammengefasst. Das Roadmap-Tool von Microsoft bietet in diesem Fall Kontrolle und Transparenz über mehrere Initiativen hinweg.