Interne Kommunikation steht an einem Wendepunkt. Die Arbeitswelt ist komplexer geworden, digitale Werkzeuge und KI prägen den Arbeitsalltag, hybride Modelle sind etabliert. Gleichzeitig wächst bei Mitarbeitenden der Bedarf nach Orientierung. Klassische Informationsformate stoßen dabei zunehmend an ihre Grenzen.
Im Gespräch beleuchtet Martin Weinhardt, Head of Employee Experience bei Campana & Schott, wie sich interne Kommunikation aktuell verändert und welche Rolle Orientierung dabei spielt.
CS: Martin, wenn du auf die interne Kommunikation der vergangenen Jahre blickst, insbesondere auf 2025: Was hat sich grundlegend verändert und was wurde dabei besonders sichtbar?
Martin Weinhardt: Lange Zeit war interne Kommunikation vor allem ein Sendekanal. Informationen wurden bereitgestellt, News veröffentlicht, Mitarbeitende informiert. Dieses Verständnis greift schon lange nicht mehr. Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Hybride Modelle, eine wachsende Zahl digitaler Tools und neue Technologien wie KI haben die Arbeitsumgebung deutlich komplexer gemacht. Für Mitarbeitende bedeutet das mehr Kanäle und Systeme, aber nicht automatisch mehr Orientierung.
Damit hat sich auch die Rolle der internen Kommunikation verschoben. Es geht heute weniger darum, noch mehr Inhalte zu produzieren, sondern darum, Orientierung zu schaffen. Interne Kommunikation übernimmt zunehmend eine strategische Funktion. Sie verantwortet nicht nur Inhalte, sondern auch Strukturen und die Einordnung von Informationen in den Arbeitskontext.
Besonders deutlich zeigt sich das an der Weiterentwicklung des Intranets. Viele Unternehmen bewegen sich weg von rein informationsgetriebenen oder sozialen Ansätzen hin zu sogenannten Portalwelten, in denen Informationen, Anwendungen und Prozesse gebündelt werden. Ziel ist mehr Übersicht, Einheitlichkeit und Klarheit im Arbeitsalltag. Um es auf den Punkt zu bringen: Mitarbeitende brauchen heute vor allem Orientierung, nicht noch mehr Inhalte.
CS: Ein Treiber dieser Entwicklung ist KI. Welche Rolle hat sie 2025 konkret in der internen Kommunikation gespielt?
Martin Weinhardt: KI hat 2025 spürbar Einzug in die interne Kommunikation gehalten. Zum einen als Unterstützung im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. KI wird genutzt, um Informationen schneller zu finden, Inhalte zu strukturieren und aufzubereiten. Sie hilft dabei, schneller ins Handeln zu kommen und steigert die persönliche Produktivität unabhängig von Rolle oder Fachbereich.
Zum anderen hat sich KI als wichtiges Werkzeug für Kommunikatorinnen und Kommunikatoren sowie Fachbereiche etabliert. Sie unterstützt bei der Aufbereitung von Themen, bei der Ableitung von Inhalten für unterschiedliche Zielgruppen und Kanäle sowie bei der Entwicklung von Headlines und Varianten. KI ersetzt dabei nicht die kommunikative Verantwortung, erhöht aber Geschwindigkeit und Qualität deutlich.
Darüber hinaus hat sich 2025 ein neuer Interaktionskanal etabliert. Mitarbeitende interagieren zunehmend direkt mit KI-Chatbots oder KI-Agenten, etwa in HR- oder IT-Kontexten oder durch spezialisierte KI-Assistenten für Kommunikation.
KI ist damit 2025 vom reinen Tool zum digitalen Assistenten im Arbeitsalltag geworden. Nicht als Zukunftsvision, sondern als konkrete Unterstützung, die heute bereits genutzt wird.
Exkurs: STUDIEN-INSIGHT – KI in der internen Kommunikation
Der Trendmonitor „Interne Kommunikation 2026" zeigt: 85 % der Kommunikator:innen nutzen KI bereits – vor allem für Content-Erstellung, Automatisierung und Personalisierung. KI ist kein Zukunftsthema mehr, sondern Alltag. Die Social Collaboration Studie 2025 von Campana & Schott unterstreicht: Gleichzeitig haben 41 % der Unternehmen bereits in generative KI investiert, weitere 36 % planen den Ausbau.
CS: Wenn du auf die digitale Arbeitsumgebung heute schaust: Welche Rolle spielen Intranet und Portale für die interne Kommunikation und den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden?
Martin Weinhardt: Das Intranet verändert aktuell seine Rolle deutlich. Es entwickelt sich vom reinen Informationsort hin zu einer aktiven Arbeitsumgebung, in der Informationen, Kommunikation und Prozesse zusammenkommen. Diese modernen Intranet- und Portalansätze sind eng mit den eingesetzten Arbeitsplatzplattformen verbunden. Sie fungieren als zentrale Arbeitsoberflächen, in denen Inhalte, Anwendungen und Prozesse gebündelt werden. Der entscheidende Unterschied zu früheren Ansätzen liegt darin, dass Portale Prozesse nicht mehr nur verlinken, sondern konkret integrieren. Durch die Anbindung von HR-, IT- oder ERP-Systemen lassen sich viele alltägliche Aufgaben direkt in der Portaloberfläche erledigen, etwa Zeiterfassung, Urlaubsanträge oder der Zugriff auf Gehaltsabrechnungen. Das reduziert den Wechsel zwischen Systemen, spart Zeit und schafft Übersicht.
Wichtig ist dabei, dass Portale fachliche Kernsysteme nicht ersetzen. Wer intensiv in einem ERP- oder Fachsystem arbeitet, wird dieses weiterhin nutzen. Die Portalwelt ergänzt den digitalen Arbeitsplatz, indem sie Einstiegspunkte vereinfacht, Orientierung bietet und Prozesse bündelt.
Für die interne Kommunikation ist das eine konsequente Weiterentwicklung. Sie agiert sowohl im Content als auch dort, wo Mitarbeitende arbeiten und handeln. Genau darin liegt ein zentraler Hebel, um Komplexität zu reduzieren und eine bessere Employee Experience im digitalen Arbeitsalltag zu ermöglichen.
CS: Wo siehst du aktuell die größten Herausforderungen bei der Gestaltung digitaler Arbeitsumgebungen für Mitarbeitende?
Martin Weinhardt: Eine der größten Herausforderungen liegt in der Vielfalt der Arbeitssituationen. Mitarbeitende arbeiten unter sehr unterschiedlichen Bedingungen, etwa am Desktop, mobil, im Außendienst, in Produktionsumgebungen oder im Retail. Diese Vielfalt lässt sich nicht mit einer einzigen Standardoberfläche abbilden.
Viele digitale Arbeitsumgebungen sind historisch auf klassische Office-Arbeitsplätze ausgerichtet. Informationen, Prozesse und Anwendungen sind zwar vorhanden, erreichen aber nicht alle Zielgruppen gleichermaßen. Genau hier zeigt sich, was häufig als die „letzte Meile“ bezeichnet wird. Entscheidend ist nicht, ob Systeme, Portale oder KI existieren, sondern ob sie die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag tatsächlich erreichen und unterstützen. Wenn Zugänge nicht zur jeweiligen Arbeitssituation passen, entsteht Orientierungslosigkeit.
Am Ende zeigt sich an dieser letzten Meile, ob digitale Arbeitsumgebungen Orientierung schaffen oder zusätzliche Komplexität erzeugen. Sie ist damit ein zentraler Hebel für eine funktionierende Employee Experience.
CS: Wenn man KI, Portale und integrierte Prozesse zusammendenkt: Wie entwickeln sich aus deiner Sicht zentrale Arbeitsoberflächen für Mitarbeitende weiter?
Martin Weinhardt: Aktuell sehen wir, dass viele Entwicklungen zusammenlaufen. Portale bündeln Informationen und Prozesse, KI unterstützt beim Finden, Einordnen und Handeln. Gleichzeitig steigt die Komplexität der digitalen Arbeitsumgebung weiter an. Daraus ergibt sich die Frage, wo diese Interaktion künftig gebündelt wird.
Wir beobachten, dass sich immer mehr Organisationen in Richtung einer gemeinsamen Arbeitsoberfläche bewegen. Einem zentralen Einstiegspunkt, über den Mitarbeitende ihre täglichen Aufgaben organisieren und Unterstützung erhalten. Dabei geht es nicht um ein neues Tool, sondern um eine übergreifende Nutzeroberfläche, die Orientierung gibt und unterschiedliche Funktionen zusammenführt.
In diesem Zusammenhang sprechen wir von einer sogenannten Employee UI. Gemeint ist ein Ort, an dem Informationen, Kommunikation, Prozesse und KI-Unterstützung zusammenlaufen. Wie diese Employee UI im Detail ausgestaltet ist, ist aktuell noch offen. Klar ist jedoch, dass Mitarbeitende einen zentralen Ort brauchen, an dem sie ihre Arbeit organisieren, Informationen einordnen und Unterstützung erhalten können und so weniger zwischen verschiedenen Oberflächen wechseln müssen.
Entscheidend ist, dass diese Arbeitsoberfläche für alle Mitarbeitenden funktioniert – unabhängig davon, wo sie arbeiten. Die Employee UI wird damit zu einem wichtigen Baustein, um Orientierung zu schaffen und unterschiedliche Zielgruppen zu erreichen.
CS: Wenn du auf die kommenden Jahre blickst: Vor welchen zentralen Aufgaben steht interne Kommunikation jetzt?
Martin Weinhardt: In vielen Organisationen kommen aktuell mehrere Entwicklungen zusammen. Die digitale Arbeitswelt ist deutlich komplexer geworden, gleichzeitig steigen die Erwartungen der Mitarbeitenden nach Orientierung, Klarheit und einem gemeinsamen Einstiegspunkt in ihren Arbeitsalltag.
Interne Kommunikation steht damit vor der zentralen Aufgabe, Orientierung zu geben in einem Umfeld, das von hybriden Arbeitsmodellen, unterschiedlichen Zielgruppen und einer wachsenden Zahl digitaler Werkzeuge geprägt ist. Dabei geht es weniger um einzelne Kanäle oder Tools, sondern um die Orchestrierung der gesamten Nutzererfahrung.
Gleichzeitig setzt sich die Entwicklung in Richtung Dialogorientierung fort. Mitarbeitende wollen heute nicht mehr nur informiert, sondern einbezogen werden. Personalisierung gewinnt an Bedeutung, unterstützt durch KI. Hybride und mobile Formate sind etabliert, zugleich rücken Themen wie Sinnvermittlung, Haltung und emotionale Bindung stärker in den Vordergrund.
Interne Kommunikation entwickelt sich damit weiter hin zu einem strategischen Treiber für Kultur, Veränderung und Bindung im Unternehmen. Ihr Erfolg entscheidet sich zunehmend daran, ob sie Orientierung schafft, Komplexität reduziert und Mitarbeitenden hilft, sich im digitalen Arbeitsalltag sicher zu bewegen.
Das Gespräch zeigt: Interne Kommunikation muss heute vor allem Orientierung geben in einer Arbeitswelt, die komplexer geworden ist und im Wandel bleibt.
Sie haben Fragen zum Thema interne Kommunikation, Employee Experience und Portale?
