Best Practice

Business Apps: Warum sich ein Umstieg jetzt lohnt

05.11.2020

Anwendungen mit modernen Technologien flexibler und effizienter gestalten.

Die digitale Transformation beschäftigt Unternehmen schon seit Jahren. Doch erst mit modernen Lösungen wie dem Collaboration-Tool Microsoft Teams erkennen sie, dass sie andere Anwendungen sowie Geschäftsprozesse noch stärker digitalisieren müssen. Mit geeigneter Strategie, Plattform und Adoption ist dies auf effiziente Weise möglich.
 
Was früher oft nur als Zukunftsszenario diskutiert wurde, musste aufgrund der COVID-19-Pandemie in wenigen Wochen umgesetzt sein: Homeoffice, digitaler Arbeitsplatz, flexible Geschäftsprozesse – um nur einige Umstellungen zu nennen. Gerade die schnelle Einführung moderner Collaboration-Tools wie Microsoft Teams war für Videokonferenzen und ortsübergreifende Zusammenarbeit ein Muss. 

Nun, da diese Lösungen seit etwa einem halben Jahr im Einsatz sind, erkennen immer mehr Unternehmen den zunehmenden Kontrast zwischen modernen Anwendungen und ihren bisherigen Prozessen. Sie merken, dass „Medienbrüche“ noch stärker schmerzen als bisher. Um ihre Geschäftsabläufe weiter zu digitalisieren, benötigen sie etwa digitale Unterschriften, Remote-Zugriff auf Applikationen, schnelles und individuelles Reporting, mobile Apps oder auch die Vermeidung doppelter Lizenzen für Microsoft 365 und Legacy-Systeme.

Strategie, Plattform und Adoption

Aus diesem Grund steigt der Bedarf an modernen Anwendungen enorm. Die grosse Frage dabei lautet: Wie schafft es die IT-Abteilung, die dadurch steigende Arbeitslast zu bewältigen und diese Applikationen zeitnah, sicher und administrierbar auszurollen? Dazu benötigen Unternehmen drei Bausteine: 

Applikations- und Daten-Strategie

Mit einer Applikations- und Daten-Strategie verwalten sie das Wachstum der Apps und Daten. Hier ist festzulegen, wie die IT mit Änderungsbedarf der Fachabteilungen umgeht.

Plattform

Eine sichere und integrierte Plattform dient zur Erstellung von Applikationen sowie zur Bereitstellung von Reports. Dabei lassen sich Power Platform inkl. Power BI, Microsoft Teams oder Azure nutzen.

Adoption

Über Adoption die Plattform in Nutzung bringen und dabei die Co-Creation zwischen Fachbereich und IT fördern.
Applikations- und Daten-Strategie

Heute setzen Unternehmen oft Dutzende unterschiedlicher Arten von Anwendungen ein. In Zukunft wird durch die Digitalisierung die Anzahl der Apps noch weiter steigen. Gerade bei Cloud-Lösungen (SaaS) ist oft unklar, wo die Apps betrieben und die Daten gespeichert werden. So benötigen Unternehmen bereits heute eine Strategie für ihre Applikationen und Daten, um das Management auch in Zukunft effizient bewältigen zu können. Dabei müssen sie u. a. ermitteln, welche Apps wie häufig zum Einsatz kommen, wie hoch der künftige Bedarf ist und nach welchen Richtlinien Anwendungen zur Verfügung gestellt und genutzt werden dürfen. 

Zum Beispiel ist zu klären, welche Freiheiten und Rechte die Fachabteilung für eigene Lösungen und Anpassungen erhält – und welche Änderungen zwingend von der IT freizugeben oder durchzuführen sind. Hier muss die richtige Balance zwischen Self-Service und Governance sowie zwischen bewährten und neuen Prozessen gefunden werden.

Integrierte Plattform

Mit der Applikations- und Daten-Strategie geht auch die Frage der richtigen Plattform einher. Während es früher noch gängig war, verschiedene Lösungen von unterschiedlichen Herstellern zu verwenden, funktioniert dies heute aufgrund der steigenden Anzahl an Apps nicht mehr effizient. So sollten sich Unternehmen für eine Plattform entscheiden – ob auf Basis von Microsoft oder anderen Providern. Gerade Microsoft bietet mit Power Platform, Teams und Azure gleich drei Plattformen für jeden Bedarf – alle abgesichert mit einer gemeinsamen Security. Dabei lassen sie sich auch kombiniert einsetzen, ohne den Aufwand extrem zu steigern. Auf diese Weise können Unternehmen die jeweiligen Vorteile von On-Premises- und Cloud-Installationen sowie Microsoft 365 und Teams nutzen.

Adoption

Neue Plattformen wie Microsoft Teams erlauben eine weitgehend eigenständige Erstellung von Apps durch die Fachabteilung. Über Vorlagen und Muster können Anwender recht schnell ihre individuelle Lösung zusammenstellen. Der Vorteil liegt darin, dass sich die Nutzer ihre Wünsche praktisch zu hundert Prozent selbst erfüllen. Allerdings sind die Anwender oft nicht in der Lage, direkt mehrwertstiftende Apps zu erstellen – nur weil Word genutzt wird, kann man noch lange keine guten Texte schreiben. Ein weiterer Nachteil besteht in der oft fehlenden Governance oder Einheitlichkeit der Apps, mehrfach erstellten Apps zu ähnlichen Anwendungsfällen etc., so dass Wildwuchs entsteht. Daher sollten IT- und Fachabteilung beim Entwicklungsprozess Hand in Hand zusammenarbeiten. So sollte reguliert werden, welchen Teil die IT, die Fachabteilung und Power User übernehmen. Hierzu gibt es viele Ansätze wie ein Center of Excellence, Power User Enablement, eine App Factory oder Champions Community, die massgeschneidert auf das Unternehmen angepasst werden können.

Die App-Welt eigenständig gestalten

Microsoft Teams, das ohnehin in vielen Unternehmen inzwischen genutzt wird, bietet eine für viele Anforderungen optimale Plattform. Sie lässt sich nicht nur einfach ausrollen und intuitiv als Collaboration-Tool nutzen. Sie besitzt zudem das Potenzial, als umfassende Plattform für moderne, digitale Business Apps zu fungieren. Da sie im Umfeld von Microsoft 365 genutzt und von Microsoft gehostet wird, bietet sie eine sichere Enklave und gewährleistet Datenschutz nach europäischen Standards, so dass sich Unternehmen aus technischer Sicht nicht darum kümmern müssen.

Nicht nur die Teams-App selbst, sondern auch eigenentwickelte Anwendungen lassen sich darüber einfach ausrollen. So kann man auf einer Oberfläche nicht nur Collaboration-Anwendungen nutzen, sondern auch in Reitern zu Business Apps springen, ohne Teams zu verlassen. Zum Beispiel stellen sie auf diese Weise schnell Urlaubsanträge oder verwalten Projekte. Dabei funktioniert alles, was am PC läuft, auch im Browser oder Smartphone.

Neue Lösungen von Microsoft

Um die Umstellung auf eine integrierte App-Plattform zu erleichtern, kündigte Microsoft auf der Entwicklerkonferenz Ignite 2020 einige neue Lösungen an, unter anderem:

Teams als Plattform

Das erweiterte Collaboration-Tool bietet für Anwender einen einheitlichen Zugang zu den verschiedenen Applikationen sowie für Administratoren eine sichere Umgebung zum Ausrollen der Anwendungen. Zum Beispiel wurde die Power BI-App in Teams veröffentlicht und ermöglicht direktes BI-Reporting im Tool.

Project Oakdale

Eine neue Low-Code-Datenplattform erlaubt die einfache Datenhaltung für Applikationen, die in Teams ausgerollt werden. Die nötigen Lizenzen dafür sind bereits mit E3/E5-Plänen abgedeckt.

Power Virtual Agents

Diese Technologie zum einfachen, intuitiven Erstellen von Chatbots wurde letztes Jahr angekündigt. Jetzt steht sie kostenlos für Teams-Apps zur Verfügung.

Individuelle Schnittstellen

Anpassungsfähige API-Konnektoren ermöglichen das Anbinden jeglicher Applikationen an die Business Apps. Während in Power Platform dadurch erhebliche Kosten entstehen, sind sie in Teams-Apps nun kostenlos.

GitHub-Integration

Die professionelle Code-Verwaltung und -Ablage lässt sich nun auch für die Power Platform nutzen. Sie fördert die Zusammenarbeit zwischen Citizen Developer und der Entwicklungsabteilung.

Power BI

Deployment Pipelines und DevOps-Integration bilden die Basis für ein professionelles Entwickeln von modernen Reports.

Azure Synapse Analytics

Mit dieser Lösung für ein modernes Data Warehouse lassen sich strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Daten direkt an der Quelle nutzen und für die weitere Verwendung transformieren. 

CoE-Starter-Kit

Updates für das Toolkit garantieren den zügigen Aufbau einer Organisationseinheit „Center of Excellence“, um die Flut an Business-Applikationen zu managen.

Diese vielen Ankündigungen scheinen auf den ersten Blick jeweils nur kleine, unscheinbare Verbesserungen zu sein. Doch in der Gesamtsicht fördern sie in Co-Creation entstehende Business-Applikationen sowie deren einfache Bereitstellung für die Mitarbeitenden. 

Mögliche Hürden

Aber auch in der neuen App-Welt ist nicht alles Gold, was glänzt. Unternehmen haben einige Stolpersteine zu beachten. Zum Beispiel muss die IT-Abteilung organisatorisch für eine hohe Sicherheit und Daten-Governance sorgen. Dazu kann sie etwa in der Power Platform je nach Bedarf externe Konnektoren abschalten, sodass Mitarbeitende keine unsicheren Twitter-Feeds einbinden dürfen sowie umgekehrt interne Informationen oder Geschäftsgeheimnisse nicht nach aussen dringen.

Eine weitere Herausforderung kann die Anzahl der eingerichteten Umgebungen (Environments) sein. Während sich diese in Power Platform einfach begrenzen lässt, erhält in Microsoft Teams jedes Team (welches dedizierte Funktionen benötigt) eine neue, eigenständige Umgebung. Diese Konfiguration lässt sich derzeit nicht ändern und erzeugt erheblichen Aufwand für Management und Governance.
Zudem kann die aktuelle Einschränkung von maximal 25.000 Mitgliedern pro Team in Microsoft Teams eine Limitierung für grosse Konzerne darstellen. So lassen sich keine Räume einrichten, die alle Mitarbeitenden gemeinsam nutzen, etwa für allgemeine Informationen oder virtuelle Vollversammlungen der Kolleginnen und Kollegen. Entsprechend ist die Skalierbarkeit der Lösungen auch für den künftigen Bedarf zu beachten.

Die wichtigsten Schritte auf einen Blick

Wer von den Vorteilen einer integrierten Plattform, einer umfassenden App- und Daten-Strategie sowie Co-Creation profitieren will, sollte im ersten Schritt eine Analyse des aktuellen Status durchführen. Dazu sind vor allem folgende Fragen zu beantworten:  

  • Bei wie vielen und welchen Applikationen besteht Handlungsbedarf?
  • Wie viele kritische Applikationen werden aktuell betrieben?
  • Wie gross ist die Dunkelziffer an nicht bekannten Applikationen in den Fachbereichen?
  • Wie lassen sich die vielen Anwendungen effizient managen?
  • Welche Massnahmen sind etabliert, um App-Wildwuchs zu vermeiden? 
  • Wie einfach ist es wirklich, Apps und Reports zu erstellen?
  • Welche Anforderungen bestehen hinsichtlich der Integration von Daten(-Silos)?
  • Wer ist verantwortlich für welche Daten?
  • Wie werden die Mitarbeitenden im Change-Prozess mitgenommen?
  • Welche Rechte sollen Fachabteilungen und Power User erhalten?

Der zweite Schritt besteht in der Entwicklung der Applikations-Strategie, bevor die Plattform ausgewählt wird. Hier stellt sich die Frage, ob Teams, Power Platform oder Azure als Plattform besser geeignet ist. Dabei sind auch die Möglichkeiten für die Co-Creation zu berücksichtigen, insbesondere die dafür verfügbaren und geeigneten Collaboration-Tools.

Im letzten Schritt erfolgt die Einführung der neuen Lösungen und die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Hier müssen Unternehmen ermitteln, wie sie die Umstellung möglichst reibungslos schaffen. Dabei ist aus technischer Sicht ein Proof-of-Concept sowie aus organisatorischer Sicht ein umfassendes Change Management nötig. 
 

Business Apps

Conclusion

Der Bedarf an Business Apps steigt. Doch Unternehmen sollten nicht einfach loslegen, sondern eine Applikations- und Daten-Strategie entwickeln. Dann können sie moderne Plattformen wie Microsoft Teams, Power Platform oder Azure effizient nutzen, um in Co-Creation optimale Anwendungen für die Nutzer zu erstellen sowie einfach auszurollen. So bestehen sie durch schnelle, flexible, günstige, passgenaue und sichere Business Apps auch im künftigen Wettbewerb.