Digital Workplace

Die Rolle der Assistenz im Digital Workplace

27.05.2021

Vom Verwalter zum Gestalter des digitalen Wandels.

Die Rolle der Assistenz in digitalen Transformationsprojekten wird von vielen Organisationen erfahrungsgemäß noch immer stark unterschätzt. Dabei haben Assistenzen zweifellos großes Potenzial, um Treiber kultureller und technischer Veränderungen zu werden. Als selbstbezeichnete "Gute Seele" oder "Sprachrohr" des Unternehmens nehmen sie automatisch Einfluss auf die Akzeptanz neuer Tools und moderner Formen der Zusammenarbeit.

Neue digitale Arbeitsweisen der Assistenzen

Die Arbeitsweise der Assistenzen wandelt sich entsprechend der fortschreitenden Digitalisierung. Das Aufgabenmanagement findet beispielsweise zunehmend digital statt und der Austausch mit der Führungskraft über den Chat wird zur neuen Normalität. Anstatt wie ursprünglich Dokumente als Anhang per E-Mail zu versenden, werden Links mit den entsprechenden Zugriffsrechten an das Team versendet. Ein weiteres Beispiel ist der Einsatz von Funktionalitäten wie „FindTime“ zur Terminabstimmung, dies erspart Zeit bei der Suche nach freien Slots im Kalender der Meetingteilnehmer.
 

Die Assistenz als Treiber der digitalen Transformation

Mit dem Aufbau von digitaler Kompetenz erlangen Assistenzen das Wissen und die Fähigkeit das digitale Toolset an die Anforderungen ihres Arbeitsplatzes anzupassen. Gleichermaßen etablieren sie auf diese Weise die neuen Arbeitsweisen in ihrem Umfeld. 
Führungskräfte sind erwiesenermaßen der Schlüssel für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen, dennoch haben sie oftmals wenig Zeit, um dieser Rolle nachzukommen. Assistenzen stehen jedoch in direkter Verbindung zur Führungskraft und können erfahrungsgemäß digitale Vertraute sein. Sie stehen für Anwendungsfragen zur Seite und stärken in Veränderungsprojekten den Rücken der Führungskraft.
Das kann sich beispielsweise in Form von gemeinsamen Schulungseinheiten (Digi-Sessions) zeigen, die etappenweise abgehalten werden. 
Gleichwohl können Assistenzen durch die Weitergabe von Informationen und Best Practices zu digitalen Anwendungen beispielsweise in Team Meetings oder über ad-hoc Hilfe das gesamte Team unterstützen.
Mit Blick auf den Einbezug von Interessensgruppen bieten sich im Change-Prozess zudem kommunikative Aufgaben an. Assistenzen können ihr Wissen zum digitalen Arbeitsplatz beispielsweise in Form von Blogbeiträgen im sozialen Netzwerk der Organisation teilen und somit einen wesentlichen Einfluss auf die Entwicklung des digitalen Kulturwandels nehmen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, in digitalen Projekten mitzuwirken und Teil von Champion Communities zu werden. 

Die Assistenz auf dem Weg zum digitalen Pionier

Digitale Kompetenzentwicklung gemeinsam mit der Führungskraft

Von Führungskräften wird oftmals erwartet, dass Assistenzen entsprechend digital fit sind. Wichtig ist deshalb, dass sie auf dem Weg zum digitalen Pionier nicht alleine gelassen, sondern von der Organisation zielbewusst mit begleitet werden. Ein Austausch zwischen Führungskraft und Assistenz hilft dabei den Nachholbedarf der Kenntnisse im Verständnis für Systeme und Anwendungen zu identifizieren, wie auch den Umfang und Ziele für den digitalen Kompetenzaufbau zu klären. Die Ergebnisse des Austauschs können als Baustein späterer Trainingsformate für die Assistenzen dienen. Nicht zuletzt kann ein modern zusammenarbeitendes und agierendes Duo „Führungskraft & Assistenz“ eine positive Strahlkraft für das eigene Ressort im ganzen Unternehmen fördern.

Aufbau von Wissen und Fähigkeiten durch Trainings und Coachings

Entscheidende Komponenten im Aufbau digitaler Kompetenz bei Assistenzen sind Intensivtrainings und Coachings, bei denen sich ein anwendungsspezifischer Ansatz als besonders wertvoll erweisen kann. Um Assistenzen einen Einblick in neue Arten und Wege der modernen Zusammenarbeit zu geben, empfiehlt es sich, genau aufzuzeigen, wie sie ihre Arbeitsweise mithilfe der Technologien produktiver gestalten können. Diese Anwendungsszenarien (Use Cases) können zum Beispiel in einem Workshop gemeinsam mit den Assistenzen gesammelt werden. Employee Journeys und Rollenspiele ermöglichen eine realitätsnahe Abbildung des Aufgabenfelds von Assistenzen und lassen eine ganzheitliche Betrachtung von Nutzungsmöglichkeiten des digitalen Arbeitsplatzes zu. 

Zusätzlich können Coachings zur Rolle der Assistenz in der zukünftigen Arbeitswelt Einfluss auf die Entwicklung des digitalen Mindsets nehmen. Vorbilder hierfür sind Coaches, die die Arbeitswelt der Assistenz sehr gut kennen und bestmöglich selbst miterlebt haben. 

Assistenznetzwerk für den nachhaltigen Wissensaustausch

Zur Festigung des erlernten Wissens im Umgang mit digitalen Anwendungen können sich Netzwerkveranstaltungen für Assistenzen als besonders effektiv erweisen. Sowohl intern durchgeführte Veranstaltungen als auch die Veranstaltungskonzepte externer Anbieter (Microsoft) eignen sich für den Aufbau und die Stärkung beruflicher Kontakte. Die Veranstaltungen bieten Assistenzen einen Rahmen, um sich mit Kolleginnen und Kollegen darüber auszutauschen, wie sie ihre Rolle in der Organisation wahrnehmen, wie sie Transformationsprojekte unterstützen und von ihrer Führungskraft bestärkt werden. Insbesondere in der aktuellen Pandemielage sind digitale Veranstaltungen besonders beliebt. 
Zusätzlich gestaltet sich erfahrungsgemäß der Transfer von Wissen besonders transparent in Assistenz-Communities. Mitglieder haben dort die Chance, in geschütztem Umfeld ihre Erfahrung und Fehler zu teilen, aus denen die Community lernen kann. Assistenz-Communities werden im Idealfall von den Assistenzen selbst organisiert, wobei die Vergabe bestimmter Rollen, die den Fortbestand und die Entwicklung der Community sichern, sinnvoll ist.

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Conclusion

Um den Weg des digitalen Wandels in den Organisationen erfolgreich zu gestalten, empfiehlt es sich, den Assistenzen mehr Gehör zu verschaffen und sie entsprechend zu befähigen. Trainings und Coachings können digitale Kompetenz aufbauen, die für neuartige Arbeitsmethoden in der Zukunft gebraucht werden. Der Aufbau von Netzwerken und Communities kann den Austausch von bewährten Praktiken im digitalen Arbeitsumfeld fördern. Schlussendlich ist es wichtig, dass Assistenzen die Eigeninitiative ergreifen und die vielfältigen Möglichkeiten des digitalen Kulturwandels für sich nutzen.

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