Cloud First. Mobile First. Teams First. Erste Gedanken zu Microsoft Viva. Im Rahmen des digitalen Events Reimagine the Employee Experience hat Microsoft seine neue Employee Experience Platform Microsoft Viva vorgestellt. Die Entwicklungen stehen ganz im Zeichen der Herausforderungen und gewonnenen Erkenntnisse aus der Covid-Pandemie wie Resilienz, Inklusion von Frontline Workern, der Bedeutung von Unternehmenskultur, Fhrung und Kommunikation. Campana & Schott hat als langjhriger und enger Microsoft Partner die aktuellen Entwicklungen begleitet und fasst im Folgenden die zentralen Themen zusammen. Microsoft Teams hat sich fr viele Beschftigte auch getrieben durch die Covid-Pandemie zum zentralen Arbeitsinstrument entwickelt: Video-Calls und Chats zur schnellen Abstimmung sind in Zeiten von Homeoffice alltglich geworden. Die Nutzungszahlen besttigen dies eindrucksvoll: Binnen eines Jahres hat sich die Zahl der tglich aktiven Nutzer von Teams von 20 Mio. auf 115 Mio. (Stand: Oktober 2020) beinahe versechsfacht.
Aus Aussagen wie der von Jeff Teper, CVP von Microsoft, Teams will be even bigger than Windows, lie sich bereits im vergangenen Jahr entnehmen, dass Microsoft auch fr die Zukunft groe Plne mit Teams hat. Mit der jngsten Ankndigung von SAP und Microsoft, Teams in die SAP-Lsungen zu integrieren, nimmt die Vision von Teams als zentrales User Interface bereits konkrete Formen an.
Mit der nun vorgestellten Microsoft Employee Experience wird ein weiterer Meilenstein erreicht und Microsoft rckt Mitarbeitende konsequent in den Mittelpunkt: Mittels vier nativer Anwendungen in Teams Viva Connections (a), Viva Insights (b), Viva Topics (c) sowie Viva Learning (d) knnen zentrale Organisationsthemen rund um a) Unternehmenskultur, Kommunikation und Kollaboration, b) Fhrung, Produktivitt sowie Mitarbeiterzufriedenheit und -gesundheit, c) Wissen und Expertise sowie d) Mitarbeiterausbildung und -entwicklung gezielt mit modernster Technologie untersttzt werden. Teams als User Interface stellt sicher, dass diese Untersttzung fr alle Mitarbeitenden mglich wird also Information Worker mit eigenem Desktop-Arbeitsplatz sowie Frontline Worker ohne diesen. Teams als zentrale Mitarbeiter-App
Aktuelle Studien zeigen, dass sich durch vermehrte Arbeit im Homeoffice Mitarbeitende weniger mit ihren Teams verbunden und auch vom Informationsfluss abgehngt fhlen. Ebenso stellt es fr Fhrungskrfte eine neue Herausforderung dar, ihre Organisation fast ausschlielich virtuell auf eine gemeinsame Strategie, Ziele und Prioritten auszurichten.
Mit Viva Connections, dem zentralen Employee-Experience-Portal in Teams, knnen Fhrungskrfte und die Unternehmenskommunikation zielgruppenspezifisch Informationen ausspielen und virtuelle Interaktionen anstoen. Mitarbeitende werden auch im Homeoffice, in der Fabrik oder im Shop mit personalisierten und fr sie relevanten Inhalten versorgt und erhalten die Mglichkeit, sich aktiv in das Unternehmen einzubringen. Zusammenarbeit und Unternehmenskultur wird so auch virtuell erlebbar.
Technisch macht sich die native Teams App die Graph API zu Nutze und fhrt bewhrte Services wie SharePoint Online und Yammer in einem neuen User Interface zusammen. Dies stellt sicher, dass bestehende Investitionen in Services und Inhalte auch zuknftig nutzbar bleiben. Gesundheit und Fhrung faktenbasiert verbessern
Neben vielen Vorteilen birgt die Virtualisierung der Zusammenarbeit auch beispielsweise gesundheitliche Risiken: Arbeitstage sind weniger strukturiert, erstrecken sich aufgrund von Homeschooling oder anderen parallelen Aufgaben ber eine lngere Zeitspanne und die kognitive Belastung der Mitarbeitenden nimmt hufig zu. So ist es nicht verwunderlich, dass eine aktuelle Studie von Qualtrics zu dem Ergebnis kommt, dass 70 Prozent der Mitarbeitenden von einem hheren Stresslevel berichten.
Viva Insights liefert Mitarbeitenden in Teams wichtige Erkenntnisse und individuelle Ratschlge, um fr ihre Gesundheit und Produktivitt frderliche Verhaltensmuster zu erkennen und auszubauen. Fhrungskrfte haben auch in der virtuellen Welt einen groen Einfluss auf die Produktivitt ihrer Teams und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden. Viva Insights zeigt ihnen ihre Verhaltensmuster auf und liefert konkrete Ratschlge, wie sie diese verbessern knnen. Das knnen regelmige, virtuelle bilaterale Gesprche mit ihren Mitarbeitenden sein oder auch das Unterlassen von E-Mails auerhalb der Arbeitszeiten.
Technologisch fhrt Viva Insights bestehende Services wie beispielsweise MyAnalytics und Workplace Analytics zusammen und ergnzt diese. Die Ausgestaltung von Arbeit und Zusammenarbeit wird so datengetrieben beziehungsweise datengesttzt. Datenschutz und Datensicherheit werden ber die M365-Plattformfunktionalitt, Anonymisierung und Aggregation sichergestellt. Relevante Informationen in den Arbeitsprozess integrieren
Die Informationsflut hat in den vergangenen Jahren weiter zugenommen, bekannte Probleme wurden so weiter verstrkt: Mitarbeitende verbringen auch heute noch bis zu einer Stunde am Tag mit der Suche nach relevanten Informationen und Experten.
Mit Viva Topics werden relevante Informationen im Kontext der aktuellen Ttigkeit und direkt in Teams fr jeden Mitarbeitenden spezifisch bereitgestellt. Als technologische Basis hierfr dienen AI-basierte Content Services, die bereits im Rahmen von Project Cortex entwickelt und sukzessive erweitert wurden. Im Hintergrund identifizieren, prozessieren und organisieren sie die Inhalte einer Organisation. Experten haben hierbei die Mglichkeit, als Kuratoren in den Prozess einzugreifen. Virtuell lernen, jederzeit und berall
Zahlreiche CEOs geben in Studien an, dass sie in dem Fehlen relevanter Skills in ihrer Belegschaft ein wesentliches Wachstumshemmnis sehen. Das Weiterbildungsangebot sowie insbesondere auch die Weiterbildungsformen haben dabei in den letzten zehn Jahren stark zugenommen: Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden zunehmend eigene Inhalte und Formate an, Universitten und Weiterbildungsdienstleister haben ihr Angebot hufig digitalisiert und Lernplattformen haben sich etabliert.
Viva Learning ermglicht Organisationen und Fhrungskrften, zielgruppen- und mitarbeiterspezifische Weiterbildungspfade zu definieren und mit eigenen sowie 3rd-Party-Inhalten zu belegen. Die Gestaltungsmglichkeiten reichen hier von eigenen PowerPoint-Folien, Dokumenten und Videos ber kostenfreie und kostenpflichtige Inhalte wie von Microsoft Learn oder 3rd-Party-Anbietern bis hin zu der Integration ganzer Lernplattformen wie LinkedIn Learning. Die Vereinbarung, das Monitoring ebenso wie auch die Durchfhrung der Weiterbildungsmanahmen erfolgen direkt in Teams. Die aktuelle Pandemie ist fr viele Organisationen eine Art Zeitmaschine der Digitalisierung. ber Jahre, teilweise ber Jahrzehnte aufgebaute Digitalisierungsschulden gilt es nun kurzfristig abzutragen. Das betrifft primr Technologien, immer hufiger aber auch organisatorische Fragestellungen: Was ist das richtige Verhltnis zwischen Effizienz und Resilienz fr mein Geschft und meine Organisation? Ist meine Unternehmenskultur noch adquat fr eine digitale Welt? Verfgen meine Fhrungskrfte und Mitarbeitenden ber das notwendige Mindset und die entsprechenden Skills, um in einer sich schnell verndernden Welt den Wandel aktiv zu gestalten und erfolgreich zu sein? Biete ich meiner Belegschaft ein Umfeld, in dem sie motiviert und gesund an der gemeinsamen Zielerreichung arbeiten kann?
Technologie liefert nicht die Antwort auf diese Fragen und wird immer Mittel zum Zweck bleiben. Aber: Technologie bietet, richtig eingesetzt, einen groen Hebel, um die oben skizzierten Herausforderungen zu meistern. Mit Microsoft Viva steht ein weiteres Set an Werkzeugen bereit. Eingebettet in und auf Basis der bewhrten M365-Plattform und mit Teams als etabliertes User Interface, das bereits heute von mehr als 115 Mio. Mitarbeitenden tglich genutzt wird. Fr den Einsatz empfehlen wir Organisationen, mit einer Betrachtung ihres eigenen Reifegrads der digitalen Zusammenarbeit zu starten, der sowohl organisatorische als auch IT-seitige Facetten bercksichtigt, und anschlieend bewusst schrittweise vorzugehen. Fr M365 und die Microsoft Employee Experience bedeutet das konkret:
Starten Sie mit der Basis-Kollaboration und den Information Workern und verbinden Sie den technischen Roll-out mit einem bewussten und gewnschten Wandel der Art und Weise der Zusammenarbeit. Viva Connections und Viva Learning als Module der neuen Microsoft Employee Experience Platform knnen hier eine hilfreiche Ergnzung darstellen. Nutzen Sie die modernen Sicherheitstechnologien der M365-Plattform umfassend aus: Nur mit einer ganzheitlichen Betrachtung von Informationen, Identitten, Endgerten und Zugriffen ist es mglich, ein hohes Sicherheitsniveau zu erreichen. Die Nutzung knstlicher Intelligenz zur Gefahrenabwehr wird in Zukunft nicht nur der Normalitt angehren, sondern auch wesentlich zum Schutz von Intellectual Property beitragen und ist bereits heute in der M365-Plattform verfgbar. Erweitern Sie die Nutzung auf Ihre Gesamtbelegschaft, also inkludieren Sie Frontline Worker. Der Bedarf auch an Basiskommunikation und -kollaboration ist hier hoch und wenn sie unternehmensseitig keine Technologien liefern, blht hufig die Schatten-IT mit entsprechenden Risiken. Mit zunehmendem technologischem und organisatorischem Reifegrad knnen Sie zentrale Geschftsprozesse und Legacy-Systeme integrieren. Viva Topics aus der Microsoft Employee Experience Platform knnen jetzt Ihr volles Potenzial entfalten. Ihre Mitarbeitenden und Fhrungskrfte sind bereit, um via Viva Insights ihre Verhaltensmuster zu hinterfragen und anzupassen. Die Microsoft Employee Experience Platform Viva greift berwiegend bestehende Services auf und paketiert diese anwendungsfallspezifisch als eigene App in Teams. Dennoch kann sie als erste ihrer Art und als starker Fingerzeig zuknftiger Entwicklung gesehen werden. Wir wagen daher folgende Hypothesen:
Das zentrale User Interface in Organisationen verschiebt sich immer strker vom Webbrowser hin zu Microsoft Teams. Nach Kommunikation und Kollaboration folgt die Integration der Geschftsprozesse. Dabei werden primr bestehende Applikationen integriert. Fehlende Anwendungslogik oder Daten werden gegebenenfalls in kleinen Applikationen beispielsweise auf Basis der PowerPlatform oder Azure hinzugefgt. Die Integration der Geschftsprozesse wird auch die Erweiterung des Benutzerkreises auf die Frontline Worker stark vorantreiben hier liegen nachweislich groe Produktivittspotenziale. Knstliche Intelligenz wird zunehmend entmystifiziert und nativ im Hintergrund von Anwendungen administrative Ttigkeiten automatisieren, so dass Fhrungskrfte und Mitarbeitende datengetrieben bessere Entscheidungen treffen knnen.
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