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Sicheres Arbeiten in Zeiten von COVID-19

07.05.2020

Mit CS smartWorkspace Hygienemaßnahmen und Abstandsregeln im Büro einhalten.

Damit nach der Homeoffice-Phase Mitarbeiter auch wieder im Büro arbeiten können, müssen Unternehmen dafür sorgen, dass Kolleginnen und Kollegen Sicherheitsabstände und Hygienemaßnahmen zuverlässig einhalten. CS smartWorkspace unterstützt bei der Planung und Steuerung umfassend.

Die ersten Lockerungen der Ausgangsbeschränkungen zum Schutz vor Covid-19 greifen bereits. Während viele Geschäfte wieder öffnen, kehren auch Unternehmen zur Anwesenheit im Büro zurück, zumindest ein Teil der Mitarbeiter oder definierte Teams. Das setzt eine gute Raumplanung für den Schutz der Anwesenden voraus. Neue Funktionen in der intelligenten Smart Workspace-Lösung von Campana & Schott helfen dabei. Diese basiert auf O365 und ist komplett in den digitalen Arbeitsplatz integriert und somit ohne die Einführung neuer Tools direkt verfügbar.

Zu den Covid-19-Schutzfunktionalitäten zählen

1. Anpassung der Nutzung von Arbeitsplätzen in OpenSpace-Bereichen und Büros
Mindestabstand sicherstellen

Zur Sicherstellung des Mindestabstands bei der Arbeit in OpenSpaces entscheiden sich viele Unternehmen für die Sperrung einzelner Arbeitsplätze. So wird der Mindestabstand z. B. durch das Freilassen jedes zweiten Platzes erreicht.

In der CS smartWorkspace-Lösung, die die Nutzer ohnehin für das Auffinden freier Arbeitsplätze nutzen können, sind diese Sperrungen entsprechend dargestellt – sei es mobil auf dem Handy, in Microsoft Teams oder an Großbildschirmen in den Eingangsbereichen. Zusätzlich wird im System anonym registriert, welche Plätze in Benutzung waren. Diese Plätze sind bis zur nächsten Reinigung bzw. Desinfektion als belegt angezeigt. 
 

Hygienestandards erhöhen

Die gesteigerten Anforderungen an die Hygiene bedeuten auch, dass jeder Arbeitsplatz nach der Nutzung sorgfältig desinfiziert werden muss. Um eine effiziente Reinigung zu gewährleisten und nur genutzte Plätze reinigen zu müssen, registriert CS smartWorkspace, welche Arbeitsplätze belegt waren. Dem Reinigungspersonal stehen somit die notwendigen Informationen für die abendliche Reinigung der Arbeitsplätze automatisiert zur Verfügung. 

Infektionsketten nachverfolgen

Zusätzlich zur rein anonymen Aufzeichnung der Nutzung von Arbeitsplätzen ist auch eine Speicherung der MAC-Adressen der verbundenen Rechner an den Arbeitsplätzen möglich (diese Speicherung ist optional und die Dauer kann nach Bedarf gewählt werden). Über die aufgezeichneten MAC-Adressen können im Bedarfsfall Nutzer-Zuordnungen für einen definierten Zeitraum abgerufen werden. Hierüber kann man ggf. Infektionsketten nachverfolgen, um betroffene Kolleginnen und Kollegen schnell zu identifizieren und zu informieren. 

Raumbelegung skalieren

Insbesondere bei einer reduzierten Verfügbarkeit von Plätzen hilft die Platzreservierung. Sie erhöht die Sicherheit für die Mitarbeiter, damit diese nicht in ein überfülltes Gebäude kommen. Über eine Bot-Konversation können Nutzer einfach die Reservierung eines Platzes anfragen und das System übernimmt die Zuteilung von Verfügbarkeiten. Über dieses System wird für alle transparent, ob eine Anreise ins Büro sinnvoll bzw. überhaupt erlaubt ist. 
 

2. Sichere Nutzung von Meeting- und Projekträumen
Meetingraumbelegung

Im CS smartWorkspace erfasst Sensorik der Firma Steinel (Personenzähler HPD2), ob Personen über den Tag in einem Meetingraum (auch ohne Buchung) waren. Die Räume werden nur dann in die Reinigungs-Routine aufgenommen. Auch hierdurch ermöglicht das System, dass sich die Reinigungskräfte auf die notwendigen Bereiche konzentrieren können, ungenutzte Räume müssen somit nicht täglich gereinigt werden.  

Raumkapazitäten anpassen

Auch die Kapazitäten der Besprechungsräume können Unternehmen zur Sicherung des Mindestabstands anpassen. So ist eine Begrenzung auf die Hälfte der eigentlich ausgelegten Personenzahl möglich. Über die vorhandene Chatbot-Funktionalität im CS smartWorkspace können Unternehmen reagieren, wenn Mitarbeiter Räume überbuchen, beispielsweise weil sie sich noch an früheren Raumkapazitäten ohne Mindestabstände orientieren. Sind zu viele Personen im Raum, erfolgt eine Nachricht an den Organisator des Meetings (oder an eine Person aus dem Corona-Krisengremium des Unternehmens). Mitarbeitern hilft diese Unterstützung, um sich an die aktuellen Vorgaben zu halten.

3. Datengetriebene Freigabe/Anpassung von Kapazitäten
Erfassung der Nutzungsinformationen

Für zahlreiche Unternehmen stellt sich die Frage, wie viele Mitarbeiter ins Büro zurückkehren können. Es braucht also insbesondere auch Informationen darüber, wie die notwendigen Platzkapazitäten auf-/abgebaut werden können. In der CS smartWorkspace-Lösung wird entweder über Sensorik oder über Netzwerk-Link-Aktivität festgestellt, welche Arbeitsplätze in Benutzung sind. Über die Auswertung der Nutzungsinformationen können dann Anpassungen und passgenaue Kommunikation von Nutzungsregeln erfolgen.

CS smartWorkspace

Fazit

Damit die Zusammenarbeit im Büro sicher möglich ist und das Ansteckungsrisiko minimiert wird, brauchen Unternehmen ein umfassendes Hygienekonzept. CS smartWorkspace unterstützt dabei mit umfangreichen Funktionalitäten. Unternehmen können sowohl das gesamte System implementieren, aber auch einzelne Funktionen getrennt von der Lösung kurzfristig einsetzen. Diese digital gesteuerte Planung von Arbeitsplätzen und Räumen trägt wesentlich zur Sicherheit der Mitarbeiter und einem gesunden Miteinander bei.