Business Apps: Warum sich ein Umstieg jetzt lohnt

Die digitale Transformation beschäftigt Unternehmen schon seit Jahren. Doch erst mit modernen Lösungen wie dem Collaboration-Tool Microsoft Teams erkennen sie, dass sie andere Anwendungen sowie Geschäftsprozesse noch stärker digitalisieren müssen. Mit geeigneter Strategie, Plattform und Adoption ist dies auf effiziente Weise möglich.
 
Was früher oft nur als Zukunftsszenario diskutiert wurde, musste aufgrund der COVID-19-Pandemie in wenigen Wochen umgesetzt sein: Homeoffice, digitaler Arbeitsplatz, flexible Geschäftsprozesse – um nur einige Umstellungen zu nennen. Gerade die schnelle Einführung moderner Collaboration-Tools wie Microsoft Teams war für Videokonferenzen und ortsübergreifende Zusammenarbeit ein Muss. 

Nun, da diese Lösungen seit etwa einem halben Jahr im Einsatz sind, erkennen immer mehr Unternehmen den zunehmenden Kontrast zwischen modernen Anwendungen und ihren bisherigen Prozessen. Sie merken, dass „Medienbrüche“ noch stärker schmerzen als bisher. Um ihre Geschäftsabläufe weiter zu digitalisieren, benötigen sie etwa digitale Unterschriften, Remote-Zugriff auf Applikationen, schnelles und individuelles Reporting, mobile Apps oder auch die Vermeidung doppelter Lizenzen für Microsoft 365 und Legacy-Systeme.

Aus diesem Grund steigt der Bedarf an modernen Anwendungen enorm. Die große Frage dabei lautet: Wie schafft es die IT-Abteilung, die dadurch steigende Arbeitslast zu bewältigen und diese Applikationen zeitnah, sicher und administrierbar auszurollen? Dazu benötigen Unternehmen drei Bausteine: 

Microsoft Teams, das ohnehin in vielen Unternehmen inzwischen genutzt wird, bietet eine für viele Anforderungen optimale Plattform. Sie lässt sich nicht nur einfach ausrollen und intuitiv als Collaboration-Tool nutzen. Sie besitzt zudem das Potenzial, als umfassende Plattform für moderne, digitale Business Apps zu fungieren. Da sie im Umfeld von Microsoft 365 genutzt und von Microsoft gehostet wird, bietet sie eine sichere Enklave und gewährleistet Datenschutz nach europäischen Standards, so dass sich Unternehmen aus technischer Sicht nicht darum kümmern müssen.

Nicht nur die Teams-App selbst, sondern auch eigenentwickelte Anwendungen lassen sich darüber einfach ausrollen. So kann man auf einer Oberfläche nicht nur Collaboration-Anwendungen nutzen, sondern auch in Reitern zu Business Apps springen, ohne Teams zu verlassen. Zum Beispiel stellen sie auf diese Weise schnell Urlaubsanträge oder verwalten Projekte. Dabei funktioniert alles, was am PC läuft, auch im Browser oder Smartphone.

Diese vielen Ankündigungen scheinen auf den ersten Blick jeweils nur kleine, unscheinbare Verbesserungen zu sein. Doch in der Gesamtsicht fördern sie in Co-Creation entstehende Business-Applikationen sowie deren einfache Bereitstellung für die Mitarbeitenden. 

Aber auch in der neuen App-Welt ist nicht alles Gold, was glänzt. Unternehmen haben einige Stolpersteine zu beachten. Zum Beispiel muss die IT-Abteilung organisatorisch für eine hohe Sicherheit und Daten-Governance sorgen. Dazu kann sie etwa in der Power Platform je nach Bedarf externe Konnektoren abschalten, sodass Mitarbeitende keine unsicheren Twitter-Feeds einbinden dürfen sowie umgekehrt interne Informationen oder Geschäftsgeheimnisse nicht nach außen dringen.

Eine weitere Herausforderung kann die Anzahl der eingerichteten Umgebungen (Environments) sein. Während sich diese in Power Platform einfach begrenzen lässt, erhält in Microsoft Teams jedes Team (welches dedizierte Funktionen benötigt) eine neue, eigenständige Umgebung. Diese Konfiguration lässt sich derzeit nicht ändern und erzeugt erheblichen Aufwand für Management und Governance.
Zudem kann die aktuelle Einschränkung von maximal 25.000 Mitgliedern pro Team in Microsoft Teams eine Limitierung für große Konzerne darstellen. So lassen sich keine Räume einrichten, die alle Mitarbeitenden gemeinsam nutzen, etwa für allgemeine Informationen oder virtuelle Vollversammlungen der Kolleginnen und Kollegen. Entsprechend ist die Skalierbarkeit der Lösungen auch für den künftigen Bedarf zu beachten.

Wer von den Vorteilen einer integrierten Plattform, einer umfassenden App- und Daten-Strategie sowie Co-Creation profitieren will, sollte im ersten Schritt eine Analyse des aktuellen Status durchführen. Dazu sind vor allem folgende Fragen zu beantworten:  

• Bei wie vielen und welchen Applikationen besteht Handlungsbedarf?
• Wie viele kritische Applikationen werden aktuell betrieben?
• Wie groß ist die Dunkelziffer an nicht bekannten Applikationen in den Fachbereichen?
• Wie lassen sich die vielen Anwendungen effizient managen?
• Welche Maßnahmen sind etabliert, um App-Wildwuchs zu vermeiden? 
• Wie einfach ist es wirklich, Apps und Reports zu erstellen?
• Welche Anforderungen bestehen hinsichtlich der Integration von Daten(-Silos)?
• Wer ist verantwortlich für welche Daten?
• Wie werden die Mitarbeitenden im Change-Prozess mitgenommen?
• Welche Rechte sollen Fachabteilungen und Power User erhalten?

Der zweite Schritt besteht in der Entwicklung der Applikations-Strategie, bevor die Plattform ausgewählt wird. Hier stellt sich die Frage, ob Teams, Power Platform oder Azure als Plattform besser geeignet ist. Dabei sind auch die Möglichkeiten für die Co-Creation zu berücksichtigen, insbesondere die dafür verfügbaren und geeigneten Collaboration-Tools.

Im letzten Schritt erfolgt die Einführung der neuen Lösungen und die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Hier müssen Unternehmen ermitteln, wie sie die Umstellung möglichst reibungslos schaffen. Dabei ist aus technischer Sicht ein Proof-of-Concept sowie aus organisatorischer Sicht ein umfassendes Change Management nötig.