30.04.2019

Cinq erreurs à éviter lors de la mise en place de Microsoft Teams

Erreurs typiques et conseils utiles pour intégrer Teams dans le poste de travail numérique.

Microsoft Teams vient s’ajouter au Digital Workplace en tant que plateforme centrale d’intégration pour divers services de communication et de collaboration. De plus en plus d’entreprises misent sur cet outil polyvalent pour rendre la collaboration au sein des équipes plus efficace et pour simplifier la communication dans l’entreprise. Cependant, pour augmenter l’acceptation et le succès de ce nouvel outil, des erreurs fréquemment commises doivent être évitées lors de sa mise en place.

Fünf Fehler, die Sie bei der Einführung von Microsoft Teams vermeiden müssen

1. Se concentrer uniquement sur la mise en œuvre technique :

La plateforme Microsoft Teams n’est pas une mise à jour d’un outil connu, mais un composant central du poste de travail numérique. Elle modifie fondamentalement la façon de collaborer et de communiquer au sein des projets.
Le changement des habitudes de travail et la nécessité d’acquérir de nouvelles compétences dans un outil jusque-là inconnu soulève en règle générale des résistances chez les utilisateurs.
Si, lors de la mise en place de Microsoft Teams, on se concentre essentiellement sur l’aspect technique et qu’on oublie l’être humain, le projet de mise en place est voué à l’échec.
Il faut donc assurer un accompagnement des collaborateurs proposant des mesures de conduite du changement et des formations adaptées pour les préparer à utiliser Microsoft Teams.

2. Ne pas fournir de gouvernance ou fournir une gouvernance rigide :

Pour réduire au maximum les obstacles à l’utilisation de Microsoft Teams, l’utilisateur final devrait pouvoir y accéder le plus facilement possible. Un règlement trop strict dont l’utilisateur final doit d’abord s’imprégner et qu’il a du mal à comprendre ne facilite pas l’acceptation de ce nouveau service.
Il ne faut cependant pas renverser la tendance, car des lignes directrices d’utilisation de base sont également indispensables pour Microsoft Teams. Un mécanisme de provisionnement préalablement défini aide à éviter l’anarchie et à garder une bonne vue d’ensemble. Une réglementation claire de l’accès des utilisateurs externes garantit plus de sécurité en matière de traitement des données.
Ainsi, une gouvernance sur mesure adaptée aux besoins individuels de l’entreprise contribue à l’acceptation de Microsoft Teams en tant que nouvel outil du Digital Workplace.

3. Utilisation en tant qu’application isolée

Le poste de travail numérique met à disposition des utilisateurs différents services pour faciliter leur travail quotidien.
Plus ces services sont intégrés, plus on peut travailler efficacement : au lieu de passer d’une application ou d’un système à l’autre, on peut profiter de solutions intégrées.
Microsoft Teams propose ses propres fonctionnalités, mais peut également intégrer de nombreux autres services du portefeuille O365 ou provenant des fournisseurs tiers.
La plateforme ne développe donc tout son potentiel qu’en liaison avec d’autres composants du poste de travail numérique. Une utilisation isolée de Teams entraîne la perte de ce potentiel.

4. Ne pas définir de cas d’utilisateurs :

Aucune partie du poste de travail numérique ne doit être une finalité en soi. Au contraire, chaque service proposé devrait couvrir un ou plusieurs usages métier.
Ces cas d’utilisateurs doivent impérativement être pris en compte lors de l’alignement stratégique du poste de travail numérique.
Les utilisateurs doivent pouvoir clairement identifier quel service du poste de travail numérique convient à quel usage.
Par conséquent, il faut détecter et éliminer en amont des éventuelles redondances dans l’usage des outils existants. Deux outils qui servent pour la même chose n’apportent pas de valeur ajoutée, au contraire.

5. Ne pas montrer l’exemple :

L’utilisation de Microsoft Teams et le changement des habitudes que cela entraîne ne peut pas être ordonnés sans donner l’exemple. Lorsque dans son environnement de travail personne n’utilise Teams, aucun utilisateur ne verra la nécessité de le faire.
La formation de dits « Champions » permet de pallier ce risque. Les champions sont des collaborateurs de différents services de l’entreprise, engagés et à l’aise avec les technologies, qui sont formés à utiliser Microsoft Teams et transmettent ces connaissances au sein de l’entreprise.
La collaboration et l’engagement du management sont indispensables. Lorsque le supérieur hiérarchique communique via Microsoft Teams, il facilite la transition pour ses collaborateurs.