Case Study

MAN ES integriert eigene Lieferanten-Managementplattform in MS Teams

02.09.2021

Das Beste aus zwei Welten: Campana & Schott integriert Eigenentwicklung von MAN ES mit Teams als Plattform.

Für Lieferantenmanagement und Beschaffung hat MAN Energy Solutions (ES) ein umfassendes Tool zur Abbildung aller Prozessschritte einkaufsintern und mit den Lieferanten entwickelt. In Zeiten von Hybrid Work hat sich gezeigt, dass sich MAN ES-interne dokumentbasierte Kollaboration, aber auch Absprachen per Chat und Meeting in Richtung Teams entwickelt haben. 

Campana & Schott sorgte gemeinsam mit Microsoft für die Einbettung der Business-Applikation MANGO in MS Teams als der MAN ES Kollaborations-Plattform. 

MAN Energy Solutions
>
Ausgangslage: Zwei Welten vereinen

Der Beschaffungsprozess ist für MAN ES entscheidend, um eine gleichbleibende Qualität der innovativen Produkte zu stabilen Preisen zu bieten. Für das Lieferantenmanagement und den Ausschreibungs-/Vergabeprozess hat das Unternehmen ein Tool mit dem Namen MANGO entwickelt. Über diese zentrale Anwendung kommuniziert die Einkaufsabteilung mit möglichen Zulieferern.  

Im Rahmen der Einführung eines Modern Workplace auf Basis von Microsoft 365 hatte MAN ES bis 2020 Microsoft Teams für die Kommunikation und Zusammenarbeit ausgerollt. Dabei wurde eine fehlende Integration sichtbar: Die Kollaboration in Chats, Meetings und an Dokumenten erfolgte nun in MS Teams und somit in einem anderen Tool als MANGO. Diese Lücke führte zu Brüchen in der Prozesskette und somit zu teilweise verlängerten Prozesszeiten.  

Um diese Lücke zu schließen, war Microsoft auf der Suche nach einem Experten mit detailliertem technischem Fachwissen über Teams als Plattform und die Integration von Drittanbieter-Anwendungen.

 

Lösung: Integration mit spezifischen Anpassungen

Relevante MANGO-Funktionalitäten werden nun allen Mitarbeitenden von MAN ES über Microsoft Teams zur Verfügung gestellt.  

Eine persönliche App mit Bot-Funktionalität bietet ein Formular, um eine Einkaufsanforderung zentral an die Abteilung zu erstellen. Die Nutzer erhalten damit einen zentralen Kanal zum Start eines Einkaufsprozesses, der vormals per Mail unstrukturiert erfolgte. Zusätzlich ermöglicht der Bot den Nutzern, den Status ihrer Bestellanforderungen zu prüfen und das allein per Bot, ohne dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung hierfür aktiv werden müsste.  

Auch Mitarbeitende des Einkaufs erhalten innerhalb von MS Teams zusätzliche Funktionalitäten: Für sie bietet die App einen Tab mit Reporting-Funktion, der auf Power BI basiert und die KPIs von MANGO nutzt.  
Die Bot-Funktionalität benachrichtigt Mitarbeitende des Einkaufs bei wichtigen Statusänderungen ihrer Vorgänge innerhalb von MANGO. Ein wesentlicher Status ist dabei die notwendige Freigabe eines Prozessschrittes – der Bot schreibt den Mitarbeitenden nun mit relevanten Informationen aus dem Prozess an und der Nutzer kann ohne Wechsel in MANGO direkt in Teams eine Freigabe erteilen.  
Für den einfachen Abgleich mit spezifischen Arbeitsobjekten in MANGO bietet die erweiterte Funktion bei Messages die Suche von MANGO-Datensätzen direkt aus Konversationen in Teams heraus. Zur Förderung von Zusammenarbeit/Absprachen an spezifischen MANGO-Vorgängen können MANGO-Datensätze direkt in Teams-Konversationen über so genannte Message Extensions referenziert werden. 

Auch die Zulieferer erhalten zusätzliche Funktionalitäten durch die entwickelte Integration. Eine Buchungsfunktion auf MANGO ermöglicht es, ein Teams-Meeting mit der verantwortlichen Person bei MAN ES zu vereinbaren. 

Resultat: Effiziente Einkaufsprozesse

Mit Hilfe der neuen Lösung kann MAN ES die Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Prozessen der MANGO-Plattform vereinen. Dies bietet deutlich effizientere und schlankere Abläufe für Lieferantenmanagement, Ausschreibungen und Beschaffung, die nun direkt in MS Teams möglich sind.  

Damit wird das strategische Ziel des Unternehmens, Digitalisierung in seinen Produkten und internen Prozessen wirkungsvoll einzusetzen, unterstützt.  

Über MAN Energy Solutions

MAN Energy Solutions mit Sitz in Deutschland beschäftigt etwa 14.000 Mitarbeitende an über 120 Standorten weltweit. Mit Produkten rund um „Energy & Storage“ ermöglicht das Unternehmen seinen Kunden, beim Übergang zu einer klimaneutralen Zukunft nachhaltige Wertschöpfung zu erreichen. Es ist der weltweit führende Anbieter von Großdiesel- und Gasmotoren sowie Turbomaschinen. Das Portfolio umfasst zudem Motoren für Marine- und stationäre Anwendungen, Turbolader und Schiffsschrauben sowie Gas- und Dampfturbinen, Kompressoren und chemische Reaktoren.  

Weiterführende Links