Ramp-up- & Concept-Phase
Um in die richtige Richtung zu starten und eine solide Grundlage für die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter zu schaffen, sollten Unternehmen in der ersten Phase folgende Aktivitäten durchführen:
- Analyse des aktuellen Umfelds, der möglichen Stakeholder sowie der Unternehmenskultur
- Sponsor-„Buy-in“ erhalten
- Kernteam für das Change Management bilden und es mit den neuen Tools ausstatten
- Entwicklung einer übergreifenden Vision für die Veränderung
- Die Change Management Strategie erstellen, welche die neuen Arbeitsweisen anhand der Unternehmensbedürfnisse abdeckt
- Erste Definition von Personas
- Erste Beschreibung von Use-Cases
- Kommunikations- und Eventplanung
Mit dem Abschluss dieser Phase ist der Status quo dokumentiert und der Weg zum Zielzustand aufgezeigt.
Hilfestellung in dieser Phase gibt ein „Cultural Assessment“. Damit wird die Unternehmenskultur greifbarer und von verschiedenen Seiten beleuchtet. Ermittelt wird beispielsweise, wie dominant verschiedene Aspekte in der Unternehmenskultur sind (z. B. Kontrolle, Kompetenz oder Zusammenarbeit). Dieses Assessment unterstützt die Ausgestaltung der Change-Management-Maßnahmen und liefert wertvolle Orientierung. So sind etwa bei einer starken „Kontroll-Kultur“ die Multiplikatoren durch die Führungskräfte zu benennen, während dies bei einer „Kompetenz-Kultur“ durch ein freiwilliges Engagement der Mitarbeiter erfolgen kann.
Die Beschreibung von Personas im Kontext des Change-Managements umfasst eine Aufstellung von „rollentypischen Mitarbeitern“ mit ihren üblichen Arbeitsabläufen, Herausforderungen und Zielen. Auf dieser Basis lassen sich konkrete Einsatzszenarien für den DWP entwickeln, die große, praktische Mehrwerte für die Mitarbeiter bringen. Diese können für Change-Management-Maß-nahmen sowie zur Planung der optimalen Einführung des digitalen Arbeitsplatzes genutzt werden. Daraus wiederum können sich dann Success-Storys für die weitere Kommunikation ergeben.
Pilot- & Test-Drive-Phase
In der nächsten Phase werden erste Erfahrungen mit Mitgliedern der Zielgruppe gesammelt, um gegebenenfalls frühe Anpassungen vornehmen zu können. Im Schulterschluss mit den Nutzern werden die verschiedenen Maßnahmen verfeinert und bestmöglich auf den spezifischen Anwendungsfall abgestimmt. Dazu eignen sich unter anderem folgende Aktivitäten:
- Trainingsmaterial und Informationsseite im Intranet erstellen
- Community der Multiplikatoren ins Leben rufen und fördern
- Führungskräfte und andere wichtige Stakeholder aktivieren
- Early Adopter identifizieren und schulen
- Multiplikatoren und Early Adopter unterstützen
- Erste Trainingsmaßnahmen mit ausgewählten Mitarbeitern durchführen
- Change-Management-Konzept, Personas und Use Cases basierend auf dem Feedback überprüfen und bei Bedarf anpassen
- Governance-Mechanismen für die neuen Tools basierend auf den gemachten Erfahrungen anpassen
Am Ende dieser Phase stehen eine Informations- und Trainingsplattform, dokumentiertes Feedback, authentische Erfolgsgeschichten sowie aktualisierte und verbesserte Materialien zur Verfügung. Die Informations- und Trainingsplattform kann zum Beispiel auf SharePoint Online, Yammer und Microsoft Teams basieren. Der Support sollte dabei nicht nur online, sondern ergänzend auch physisch erfolgen, etwa in einem speziell dafür ausgestatteten Showroom – mit der Möglichkeit, die neuen Tools auszuprobieren und Fragen direkt ans Change-Team zu stellen.
Die Ziele einer Multiplikatoren-Community liegen in der Erhöhung der Nutzungsrate der neuen Tools, im besseren Verständnis der Mitarbeiter hinsichtlich des DWP-Vorhabens sowie im Sammeln von Feedback und Success-Storys von Kollegen. Der Erfolg lässt sich dabei quantitativ anhand der Anzahl der Visits der Informations- und Trainingsplattform, der IT-Support-Anfragen sowie der registrierten Nutzer und geteilten Success-Storys messen. Qualitative Bewertungen sind durch persönliches Feedback und Umfragen sowie Art und Anzahl der IT-Support-Anfragen möglich.
Scaling-Phase
Die bisherigen Ergebnisse und verifizierten Materialien werden in der Scaling-Phase in die Breite getragen. Die folgenden Elemente ergänzen die bereits gestarteten Maßnahmen aus den vorherigen Phasen:
- KPIs für die Nutzung und Akzeptanz sowie deren Messung und Nachverfolgung erheben
- Leadership-Engagement und Stakeholder auf breiter Basis einbinden
- Kommunikations- und Marketingkampagnen durchführen
- Multiplikatoren-Community erweitern und laufend unterstützen
- Trainingsmaßnahmen auf breiter Basis durchführen
- Abteilungs- und Projektteams besuchen und für den Einsatz und die Nutzung der neuen Tools coachen
- Kontinuierliches Feedback einholen und Vorgehen adaptieren
Mit Ende dieser Phase ist die Veränderung jedoch noch nicht abgeschlossen. Auch danach müssen die neuen Verhaltensweisen aktiv unterstützt werden. Ein guter Indikator dafür, ob die Veränderung nachhaltig verankert wurde, ist zum Beispiel die Nutzungsanalyse des Office-365-Adoption-Packs. Dieses schließt unter anderem Power-BI-Reports, ein Activity-Dashboard im Admin-Center mit spezifischen Monitoring-Tools in Exchange, SharePoint Online, OneDrive for Business und anderen Produkten mit ein.