Microsoft Project – völlig neu gedacht

Bislang gilt Microsoft Project als Experten-Tool für erfahrene Projektmanager aus den Bereichen IT sowie Forschung und Entwicklung. Auf seiner Konferenz Ignite 2019 hat Microsoft nun eine neue Version vorgestellt, die auch Anwendungsfälle von „Gelegenheits-Projektmanagern“ im Marketing, Vertrieb und HR-Umfeld abbildet. Erste Einschätzungen aus Anwendersicht klingen vielversprechend.

Wer heute im Unternehmen ein Projekt planen soll, nutzt häufig immer noch eine Excel-Tabelle. Gründe dafür liegen auf der Hand: Die Anwendung ist bekannt, die Funktionen sind vertraut und auch die Projektbeteiligten können intuitiv damit umgehen. Immer häufiger gerät das eigentlich für Berechnungen erstellte Tool in diesem Anwendungsbereich an seine Grenzen. Doch der Umstieg auf Microsoft Project fällt vielen Mitarbeitern, die nicht täglich Projekte planen müssen, sehr schwer.

Dies hat auch Microsoft erkannt und mit dem radikal vereinfachten Planungsmodul „Project for the Web“ sowie den Bausteinen „Project Home“ und „Roadmaps“ eine neue Produktgeneration für das unternehmensweite Projekt- und Portfoliomanagement veröffentlicht. Weitere Ausbaustufen für größere Anwendungsszenarien folgen 2020. 

Gerade mit „Project for the Web“ bietet Microsoft eine völlig neue Alternative für Anwender, für die Microsoft Planner als Task Management zu wenig und der herkömmliche Microsoft Project Client als Planungstool zu viele Features bereitstellen. Und genau das wird viele Millionen User ansprechen – insbesondere Projektmanager, die eine hohe Präferenz für Benutzerfreundlichkeit und moderne, intuitive Benutzeroberflächen haben.

„Project for the Web“ dient somit als Evolutionsstufe für Planner-Nutzer, die über einfaches Work Management hinaus einen Terminplan mit Struktur und Abhängigkeiten benötigen – das ist auch die am meisten nachgefragte Funktionalität im öffentlichen User Voice Channel der globalen Planner-Community. Intuitiv können Anwender dabei zwischen agilem Kanban-Board und klassischem Gantt-Chart wechseln.

Mit einer einfach nutzbaren und schlanken Oberfläche greift der IT-Riese aus Redmond zudem gezielt die Konkurrenz wie Asana, Smartsheet und Jira im Bereich des modernen Task Managements und der agilen Projektorganisation an und erweitert damit seine Zielgruppen. Details über die neuen Features und Möglichkeiten in „Project for the Web“ gibt es in diesem Blog-Post.

Die etablierte und bewährte Kombination aus Microsoft Project Online und Project Client stellt Projektmanagement-Profis sowohl mächtige Planungstools für komplexe Projekte als auch eine umfassende Plattform für Projektportfolio-Management für stark projekt-orientierte Organisationen wie IT- und R&D-Abteilungen bereit. Ganz gemäß der Microsoft-Vision „Give the people the tools they want“ wird „Project for the Web“ Akzeptanz bei Gelegenheits-Projektmanagern in kleineren, agilen Projekten finden. Toolbasierte Planung soll hier möglichst einfach und selbsterklärend sein, das Planungstool aber gleichzeitig alles mitbringen, was in diesen Vorhaben für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern oder externen Partnern nötig ist.

Damit entstehen neue Anwendungsfälle in Abteilungen, die bisher nicht mit umfangreichen Planungstools gearbeitet haben und diese auch nicht benötigen. Gerade in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Human Resources gibt es einige Use Cases für Kleinprojekte, die häufig abteilungsübergreifend bearbeitet werden und sich für den Einsatz von „Project for the Web“ besonders eignen (s. Abb.).

Mit dem Marktstart von „Project for the Web“ als neue Alternative für einfache Projektplanungsszenarien führt Microsoft auch eine neue Lizenz ein: „Project Plan 1“ ist als Abonnement für Kunden ab sofort für 8,40 Euro pro Anwender und Monat  verfügbar. Für die deutlich umfassendere Projektportfolio-Managementlösung mit Project Online inklusive Project Client werden die bisherigen Lizenzen umbenannt und weitergeführt: Aus Project Online Professional für Manager komplexer Projekte oder Programme wird „Project Plan 3“ (aktuelle Preisreferenz: 25,30 Euro pro Anwender und Monat), aus Project Online Premium als Lizenztyp für Projektportfolio-Manager wird „Project Plan 5“ (aktuelle Preisreferenz: 46,40 Euro pro Anwender und Monat).

Mit dem deutlich günstigeren „Project Plan 1“ bewegt sich Microsoft auch kostenseitig von einem Expertentool hin zu einer App für den Massenmarkt und zu einer sehr großen Anwender-Community. Für Unternehmen können zusätzlich zu der passenden Microsoft-Project-Lizenz auch Erweiterungen sinnvoll sein, wie Lizenzen für die Produkte Power Apps (Web-Anwendungen), Flow (Geschäftsprozesse), Power BI (Reporting und Self-Service BI) und Teams (Kollaboration).

Mitarbeiter erhalten täglich aus verschiedenen Anwendungen ihre Aufgaben: Aufforderungen aus E-Mails, Kommentare in Office-Dokumenten zur Überarbeitung sowie persönliche Aufgaben in ToDo und Outlook, aus der Teamarbeit in Planner und natürlich auch aus der Projektarbeit im neuen „Project for the Web“. Hier den Überblick zu behalten, wird immer schwieriger. So stellt sich häufig das ungute Gefühl ein, eine Aufgabe oder ein To-do vergessen zu haben.

Um diesem Gefühl entgegenzuwirken, wird ToDo – die App für das persönliche Task Management – in Zukunft schrittweise erweitert. Bereits heute gibt es Ansichten in ToDo, die persönliche Aufgaben aus anderen Applikationen zusammenführen, etwa markierte Mails aus Outlook und zugewiesene Aufgaben aus Planner. Künftig lassen sich auch Office-Dokumente so erweitern, dass Kommentare mit „@mentions“ automatisch in Aufgaben in Planner umgewandelt werden. 

Teams wird als zentraler Hub für die Teamarbeit eine „Tasks“ App erhalten, um den Überblick über alle Aufgaben zu gewährleisten. Zudem bleibt die Integration von „Project for the Web“ nicht auf die Anzeige von Plänen beschränkt. In Zukunft sollen auch Aufgaben aus dem neuen Project in der kommenden „Tasks“ App erscheinen.

Microsoft kombiniert im Sinne seiner Better-Together-Strategie immer wieder Cloud-Dienste, um Mehrwerte für seine Kunden zu schaffen. So hat sich seit einigen Jahren in der Praxis sukzessive die Kombination von Microsoft Project Online mit Power BI als Reporting- und Dashboard-Tool durchgesetzt – insbesondere für Projektportfolio-Managementlösungen.

Power BI wird als Cloud-Dienst permanent weiterentwickelt und ist mittlerweile laut mehreren Analysten das weltweit führende Self-Service BI-Tool. Eine besonders beeindruckende Innovation in diesem Jahr ist die Markteinführung von Automated Machine Learning in Power BI. Diese Neuerung wird die Hürde zur Anwendung von Data-Science-Methoden wesentlich senken und solche Use Cases auch für BI-Experten verfügbar machen, ohne dass die Anwender in Sprachen wie Python oder R programmieren müssen. 

Portfoliomanager und PMOs dürfen sich freuen – denn damit werden immer mehr intelligente Analysen und auch prädiktive Verfahren auf Projektmanagement-Daten anwendbar. In Zukunft erhalten Unternehmen so verstärkt die Möglichkeit, aus den eigenen Projektdaten zu lernen.