Modern PM Tools

Microsoft Teams als zentrale Drehscheibe für Ihr Projektmanagement

28.07.2021

Ein pragmatischer Ansatz zur Nutzung von Microsoft Teams für PMOs und Programme Manager.

Viele Organisationen haben Microsoft Teams als zentrale Plattform für Teamarbeit etabliert und innerhalb kürzester Zeit dutzende neuer Teams in Teams erstellt. Jetzt kämpfen viele Unternehmen damit, den Überblick über alle ihre Teams-basierten Projekte, Initiativen und Arbeitsgruppen zu behalten. Hier kann ein schlanker, jedoch leistungsstarker Ansatz – basierend auf Dataverse for Teams – helfen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Kontrolle zurückgewinnen, Entscheidungsträgern Transparenz zu laufenden Projekten bieten und Ihren Teams eine einfache Tool-Lösung geben, um Projekte zu managen.

Herausforderung – Fehlende Transparenz über Projekte in Teams

Basierend auf der Microsoft Strategie "Teams as a Platform" wird Teams mehr und mehr zum Herzstück für den Digitalen Arbeitsplatz der aus dem Home Office arbeitenden Belegschaft: Projektteams jeder Größe setzen nicht nur auf Microsoft Teams, sondern greifen zunehmend über die Microsoft Teams-Benutzeroberfläche auf Microsoft 365-Anwendungen wie Planner und SharePoint zu. Darüber hinaus werden immer mehr Geschäftsprozesse über Power Plattform-Anwendungen in Teams integriert, was die Akzeptanz von Teams in Organisationen weiter steigert. Und da in Projektteams und Arbeitsgruppen mehr als je zuvor agil gearbeitet wird, fällt es PMOs und Abteilungsleitern schwer, den Überblick über diese dynamische Landschaft zu behalten.

Mit Planner und Project for the Web existieren zwar flexible, schlanke Lösungen für Gelegenheits-Projektmanager, um Projekte schnell zu initiieren und einzelne Projekte basierend auf schlanken Tools einfach mit Aufgaben im Team zu planen.

Doch wie behalten PMOs und Abteilungsleiter den Überblick über alle Teams, die entsprechenden Projekte, sowie deren Projektstatus und den Zeitrahmen? Derzeit pflegen viele Koordinatoren und Entscheidungsträger immer noch Excel-Tabellen, Linklisten in OneNote oder eine andere Form manuell verwalteter Listen und ringen damit, einen Überblick über alle Initiativen zu behalten.

Lösung – eine einfache App für Projektmanagement in Teams

Die Notwendigkeit den Überblick über eine dynamische Projektlandschaft zu behalten ist nicht neu und das Ersetzen von Excel-Listen durch einen modernen, aber dennoch einfach zu bedienenden Ansatz war schon immer ein Kompromiss zwischen Projektkomplexität, Werkzeugfunktionalität und - natürlich - dem Budget für ein Tool.

Mit der Kombination aus Microsoft Dataverse for Teams und Microsoft Power Apps bietet Microsoft den Einstieg in eine konfigurierbare Projektmanagement-App, mit dem Ziel, Projekt- und Programmmanagement-Offices mit einer einfachen Lösung auszustatten, die sich flexibel an jeden zukünftige Steigerung des PM-Reifegrads anpassen kann. Basierend auf den häufig in Unternehmen bereits vorhanden Lizenzpaketen für Microsoft 365 bzw Office 365 und den hierin enthalten Optionen für eine App-Implementierung mit Power Apps und einer Datenspeicherung mit Dataverse for Teams werden für den o.g. Anwendungsfall keine weiteren Microsoft Lizenzen benötigt. Ein starker Vorteil für alle Unternehmen, die bereits Teams und M365 im Hause haben. 

Für PMOs und Programmleiter – Übersicht über alle Projekte mit integrierter App

Ein zentrales Teams-Team, das vom PMO geleitet wird, dient als zentrale Anlaufstelle, an welcher Projektmanager auf PM-Richtlinien und -Vorlagen zugreifen und sich über PM-Best Practices innerhalb der PM-Community austauschen können (Erfahren Sie hier, warum die Etablierung einer Community ein mächtiges Change Management Instrument ist). Mit der in das PMO-Team integrierten Projektmanagement App wird für alle PM Akteure ein Überblick über aktuell geplante und laufende Projekte und die entsprechenden Teams-Teams verfügbar gemacht: Für Entscheider ist somit eine zentrale Datenaggregation für die Projektlandschaft geschaffen, sie können sich auf kritische Projekte konzentrieren. Und das PMO kann sicherstellen, dass kein einziges Projekt innerhalb der Vielzahl der Teams übersehen wird.

Gleichzeitig dient die Übersicht als Drehscheibe, um neue Projekte zu initiieren und das entsprechende Teams-Team für ein neues Projekt anzulegen. Angepasste Teams mit spezifischen Teams-Kanälen, bereits integrierte Registerkarten für Planner, OneNote und PowerBI können dazu beitragen, Projektteams bei der Aufrechterhaltung ähnlicher Strukturen über Projekte hinweg zu unterstützen und PMO-Richtlinien einzuhalten.

Für agile PMO-Führungskräfte können alternativ Übersichten im Kanban-Stil zur Verfügung gestellt werden, um Backlogs von Initiativen aufzubauen und sich visuell analog zu kartenbasierten Tools wie Planner auszurichten.

Für Projektleiter – Integrierte App zur Erfassung von Projektinformationen

Wichtige Projektinformationen werden oft in einzelnen Dokumenten, Word-Dateien und PowerPoint-basierten Statusberichten gespeichert … oder gar nicht. Um Projektmanagern den Arbeitsalltag zu erleichtern und alle Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, können die wichtigsten Projektinformationen innerhalb des Teams-Teams jedes einzelnen Projektes über die Projektmanagement App in Teams bearbeitet werden. 

Die Informationen stehen dann nicht nur dem Projektteam, sondern auch dem PMO direkt über die Projektübersicht im zentralen PMO-Team zur Verfügung.

Ausblick

Mit zunehmender Reife des Projektmanagements, Projektvolumen und Komplexität lässt sich darüber hinaus mit Hilfe eines Lizenz-Upgrades eine in Microsoft Teams integrierte und umfangreichere Lösung für modernes Projekt- und Portfoliomanagement implementieren. So bietet das Beispiel der CS PPM Power Suite eine App, die ebenfalls auf der Microsoft Power Plattform basiert, jedoch einen deutlich größeren Funktionsumfang für Anwendungsfälle im Projekt- und Portfoliomanagement anbietet.

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Fazit

Durch die Nutzung der Microsoft-Strategie "Teams as a Platform" können PMOs und Projektteams die Planung und Koordination mehrerer Projekte über verschiedene Teams hinweg verbessern indem sie Power Apps für weitere Projektmanagement Funktionen inkl. Datenspeicherung in Dataverse for Teams nutzen. Und dies, ohne gleich in eine große, dedizierte PPM-Lösung zu investieren.
Besonders kleinere PMOs und Abteilungsleiter schätzen diese einfache und effektive P(P)M-Lösung, die vollständig in den Digitalen Arbeitsplatz auf Basis Microsoft 365 integriert ist.

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