Gerade jetzt zeigt sich: An Social Collaboration führt kein Weg mehr vorbei. Denn viele Mitarbeiter sind nun dauerhaft im Homeoffice. Doch nicht immer verfügen sie über geeignete Tools oder Geräte. Die Deutsche Social Collaboration Studie hat in den vergangenen fünf Jahren zwar Fortschritte in den Unternehmen festgestellt, doch nach wie vor bleibt die Bereitstellung moderner Tools ausbaufähig. Immerhin: Bei 45% der Unternehmen sind Collaboration Tools bereits eingeführt oder derartige Projekte schon vor der Corona-Krise angelaufen.
Die Technische Universität Darmstadt und die Management- und Technologieberatung Campana & Schott führen die Studie seit 2016 jährlich durch. In diesem Jahr wurden 1.079 Mitarbeiter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihren Erfahrungen mit der vernetzten Zusammenarbeit befragt. Mehr als ein Viertel (29%) davon sind im direkten Kundenkontakt oder der Fertigung tätig und zählen somit zu den Firstline Workern.
Auf einer Skala von 1 bis 7 ist der Social-Collaboration-Reifegrad seit 2016 fast jedes Jahr gestiegen (2016: 3,48, 2017: 3,28, 2018: 3,96, 2019: 4,05, 2020: 4,08). Ein hoher Reifegrad bedeutet, dass häufig aktuelle digitale Technologien für Information und Kommunikation zum Einsatz kommen, während es bei einem niedrigen Reifegrad weitgehend analoge Lösungsansätze oder etablierte Technologien wie E-Mails sind.
Noch vor fünf Jahren haben in 43% der Unternehmen Social-Collaboration-Initiativen überhaupt keine Rolle gespielt. Bereits vor COVID-19 hat sich diese Situation wesentlich verändert. So geben zu diesem Zeitpunkt nur 29% der Befragten an, dass ihr Unternehmen noch keine entsprechenden Projekte plant oder umsetzt. Anhand des Datenverlaufs belegt die Studie, dass sich die Zusammenarbeit in Unternehmen zunehmend digitalisiert. Die Förderung einer digitalen Unternehmenskultur, die Steigerung der Kundenzufriedenheit, die Verbesserung der Innovationsfähigkeit sowie Effizienzsteigerung sind dabei die zentralen Motive.
„Dass die Einführung von Social-Collaboration-Tools sinnvoll für Unternehmen ist, beweist der Zusammenhang zwischen Social-Collaboration-Reifegrad und Arbeitseffizienz der Mitarbeiter“, so Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott. „Ein hoher Reifegrad geht ganz klar mit einer erhöhten Effizienz einher. Diese Korrelation ließ sich über die vergangenen fünf Jahre stetig nachweisen. So profitieren Unternehmen ganz konkret davon, wenn Mitarbeiter intensiv Social-Collaboration-Tools verwenden.“
Aktuell sind die Mitarbeiter von Unternehmen mit hohem Social-Collaboration-Reifegrad um insgesamt 39% effizienter als die Mitarbeiter von Unternehmen mit niedrigem Reifegrad. Dieser Effekt ist bei Firstline Workern sogar höher (42%). Obwohl sie stärker von Social-Collaboration-Tools profitieren würden, bleiben Firstline Worker bei ihrem Reifegrad (3,77) deutlich hinter den Information Workern zurück (4,20). Im Vergleich zum Vorjahr konnten sie die Lücke zumindest von 20 auf 11% verkürzen.
Entsprechend ist auch die Arbeitseffizienz bei Firstline Workern (4,62) geringer als bei Information Workern (4,84). Dies liegt vor allem an der mangelnden Ausstattung. So hat jeder sechste Firstline Worker kein digitales Endgerät, um auf Social-Collaboration-Tools zuzugreifen. Dadurch sind sie um rund 26% ineffizienter als Kollegen, die solche Tools nutzen können.
Bei den Firstline Workern verwenden 30% einen gemeinsamen Computer und knapp ein Viertel ein privates Gerät für Social-Collaboration-Tools. So verwundert es nicht, dass nur rund 40% der Firstline Worker mit der digitalen Ausstattung des Arbeitsplatzes zufrieden sind. Etwa 60% sehen hier erheblichen Verbesserungsbedarf. Bei Mitarbeitern ohne Zugriff auf Social-Collaboration-Tools sind sogar 86% unzufrieden mit der Ausstattung.
Wie in den Vorjahren bleibt die Verbesserung der Unternehmenskultur das wichtigste Ziel (16%). Im Fokus stehen dabei vor allem die interdisziplinäre Zusammenarbeit, Innovationsorientierung, Veränderungsbereitschaft und Technologieaffinität. Bei den Zielen der Einführung von Social-Collaboration-Tools hat die Kundenzufriedenheit erstmals den zweiten Platz erreicht (15%). Dieser Aspekt ist seit 2016 in der Relevanz kontinuierlich gestiegen, damals belegte er noch Rang 7.
Mitarbeiter müssen die Social-Collaboration-Tools akzeptieren und nutzen. Doch rund 70% aller Unternehmen ergreifen keinerlei Maßnahmen dafür. Wer überhaupt Change Management betreibt, konzentriert sich auf die Unterstützung durch die Unternehmensleitung (31%). Weniger im Fokus stehen die konkreten Anforderungen der Mitarbeiter (25%) sowie die Zeit, um sich damit auseinanderzusetzen (24%). So ist nur rund ein Viertel der Mitarbeiter mit dem Ablauf der Einführung zufrieden. Unternehmen mit umfassenden Change-Management-Maßnahmen erzielen hingegen eine höhere Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und eine deutlich gestiegene Arbeitseffizienz.
Bereits in knapp zwei Dritteln der Unternehmen unterstützen Social-Collaboration-Tools agile Methoden, insbesondere Scrum, Kanban und Design Thinking. Fast 70% meinen, dass dies die Effizienz der Kommunikation unter den Mitarbeitern erhöht und sich Projekte schneller anpassen lassen.
Nur rund ein Viertel der Befragten glaubt, dass KI noch in den Kinderschuhen steckt. Doch trotz des anerkannt hohen Potenzials nutzen fast drei Viertel überhaupt keine KI, Business Intelligence oder Analytics-Tools, um geschäftsrelevante Daten auszuwerten. Als größte Hindernisse gelten IT-Security, Datenschutz sowie die hohe Komplexität der Technologie. Das wird sich aber in naher Zukunft ändern – so sehen Unternehmen vor allem im Bereich Chatbots, automatischer Bildverarbeitung sowie maschineller Übersetzung aufkommende Einsatzszenarien. Das bedeutet: Sie möchten eher praktisch nutzbare Lösungen, die mit wenig Aufwand einen hohen Nutzen versprechen.
Als mehrjährige Zeitreihenuntersuchung liefert die Deutsche Social Collaboration Studie einen tool- und herstellerunabhängigen Gesamtüberblick über die Entwicklung digital vernetzter Zusammenarbeit in deutschsprachigen Unternehmen. An der diesjährigen Erhebung beteiligten sich quer durch ein breites Branchenspektrum 1.079 Mitarbeiter großer und mittelständischer Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Neben wissenschaftlichen Aussagen zum Status quo der Social-Collaboration-Adaption in der Wirtschaft bietet die Studie empirisch abgesicherte Erfolgsfaktoren für den praktischen Einsatz in Unternehmen.
