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Stress kurz vor Weihnachten

17.12.2019

Wie KI-Tools Aufgaben schneller und effizienter erledigen.

Ein Blick in die Zukunft: kurz vor Weihnachten im Jahr 2021. Die Tage sind wie gewohnt zu dieser Zeit am kürzesten und die Auslastung am höchsten. Wichtige Verträge sind in der letzten Runde, spannende Neuaufträge kurz vor dem Abschluss, die Jahresplanung im Endspurt und es fehlen auch noch die wichtigsten Geschenke für meine Lieben. Von der Menüplanung für die Feiertage ganz zu schweigen. 

Mein Tag kurz vor Weihnachten

Wenige Tage vor Weihnachten komme ich ins Büro, um für dieses Jahr die letzten Aufgaben zu erledigen. Der Rechner fährt hoch und ich öffne meine Aufgabenliste. Zu meiner Überraschung: Alle Aufgaben sind priorisiert. Ich bekomme eine Übersicht aller wichtigen Tasks, die ich heute erledigen muss, und über andere, die nicht ganz so dringend sind. Wer hat das denn für mich gemacht?

Technologie/Lösung: Microsoft To Do

Verwaltet alle Aufgaben und schlägt diese KI-gestützt für den aktuellen Tag vor.

Ganz oben prangert ein Item: die Reisekostenabrechnung. Mal wieder überfällig. Die Deadline der Buchhaltung für ihre Jahresabschlussrechnung ist fast ausgereizt. Eine unliebsame, aber notwendige Aufgabe. Mit einer Low-Code-App erfasse ich schnell meine PDFs und Scans und die App erstellt innerhalb weniger Sekunden eine Auflistung mit allen Details wie Datum, Ort, Betrag und Summen.

Technologie/Lösung: Power Apps + AI Builder

Eine mobile Applikation auf dem Handy scannt die Belege und wertet via KI die notwendigen Daten aus. Einzig das Cost-Center muss der Nutzer manuell hinzufügen.

Kurz vor der Ferienzeit möchte ich noch prüfen, ob bei meinen wichtigsten Kunden Handlungsbedarf besteht. Der Health-Status zeigt mir strukturiert und übersichtlich in Echtzeit Kundenzufriedenheit, Umsatzvolumen und die aktuell laufenden Projekte.

Customer_Satisfaction_Dashboard
Technologie/Lösung: Power BI Report

Ein Power BI Report stellt ein Dashboard zur Verfügung, das mehrere Datenquellen miteinander verknüpft. Auftragseingang, Projektbuchungen, Abrechnungsquoten, die letzte Zufriedenheitsumfrage sowie das „Social Listening“. Und das alles inkl. Historie und Trendverläufen. Zusammengefasst in einem „Customer Satisfaction Score“.

Eine letzte Ausschreibung muss ich noch fertig stellen. Ich öffne das Dokument und wow! 60 Prozent der Felder sind für mich bereits vorausgefüllt. Es sind Daten und Vorschläge, die das Tool aus vergangenen Ausschreibungen identifiziert und übernommen hat.

Technologie/Lösung: Business-Applikation mit KI (Microsoft Azure Q&A-Maker)

Ein Ausschreibungs-Dokument wird in das System hochgeladen. Die Fragen werden analysiert und drei Antwortmöglichkeiten je Frage vorgeschlagen. Alles basierend auf bisher beantworteten Ausschreibungen.

Ich möchte etwas mehr über diesen potenziellen Kunden erfahren und starte eine Social-Sentiment-Analyse. Dabei erhalte ich eine Auswertung darüber, was in den verschiedenen Social-Media-Kanälen gesagt und diskutiert wird.

Technologie/Lösung: Social Sentiment

Eine Business-Applikation beobachtet regelmäßig die aktuellen Twitter-, Facebook- und LinkedIn-Profile der Top-20-Kunden und bewertet via KI die Stimmung in den Kommentaren.

Ich stoße auf einen wichtigen Zeitungsartikel. Dort entdecke ich eine Tabelle der Bilanzsummen der vergangenen Jahre. Mich interessiert die Entwicklung: Ich mache ein Foto mit meinem Smartphone. Dann kommt die nächste Überraschung: Ein Tool berechnet mir direkt die prozentuale Umsatzentwicklung.

Technologie/Lösung: Microsoft Excel Mobile App

Die mobile Applikation von Microsoft Excel kann Fotos aufnehmen bzw. importieren. Tabellen werden automatisch erkannt und in das Excel-Format überführt. Dort können schnell Summen und Trend-Analysen durchgeführt werden.

Über Microsoft Teams bin ich mit den Kollegen in Paris vernetzt. Während ich im Feed die Kommentare zur kommenden Weihnachtsfeier lese, muss ich mir eingestehen, dass mein Französisch leider doch etwas eingerostet ist. Mit Inline Translation bekomme ich die Statements meiner Kollegen direkt übersetzt und kann problemlos einen Kommentar über meine Vorfreude hinterlassen. Und ich denke, jetzt könnten wir eigentlich auch in China Kollegen einstellen.

Technologie/Lösung: Microsoft Teams

Standard-Funktion zur Übersetzung von Texten in die eigene Sprache.

Als letzte Amtshandlung vor den Weihnachtsferien steht noch ein wichtiges Meeting an. Dazu habe ich ein paar Inhalte in PowerPoint-Folien übernommen. Sieht optisch leider etwas langweilig aus. Schwarze Schrift auf weißem Hintergrund. Na ja, so kurzfristig kann niemand sie mehr aufbessern. Und schon wieder ein Wow-Effekt: Die eingebaute KI macht mir eigens Vorschläge und gestaltet die Inhalte um. Sieht cool aus. Ich kann frohen Mutes ins Meeting gehen.

Technologie/Lösung: Microsoft PowerPoint – Design Ideas

Eine rein mit Inhalten befüllte PowerPoint-Folie (z. B. Titel + Stichpunkte) kann mit zwei Klicks aufgehübscht werden. Das Werkzeug dahinter ist die Standard-Funktion „Design Ideas“ in PowerPoint.

Für die Besprechung hatte ich einen Raum in Frankfurt gebucht. Doch jetzt sind die Teilnehmer alle unterwegs und schalten sich online dazu. Nach wenigen Minuten meldet sich der Besprechungsraum bei mir und bittet um Freigabe der Reservierung, da gerade heute besonders viele Meetingräume begehrt sind. Ich tippe „yes“. Ergebnis: Das Panel vor dem Raum leuchtet grün auf, er steht für Besprechungen wieder zur Verfügung.

Technologie/Lösung: CS Smart Workspace

Via IoT-Sensorik von Steinel erhält der Raum die Möglichkeit, Personen zu zählen. Mit einer Datenanalyse wird die Raumsituation erkannt. Durch KI-Technologie kann ein Bot mit einem Menschen in natürlicher Sprache kommunizieren und den nicht genutzten Raum freigeben.

CEO-Blog

Fazit

Nach dem Meeting eile ich in die Stadt, um die letzten Einkäufe vor Weihnachten zu erledigen. Ein Blick auf den Kalender verrät: All das passiert nicht erst im Jahr 2021, es ist der 17. Dezember 2019! Alle Technologien, Lösungen und täglichen Helfer, die ich eben beschrieben habe, sind schon heute verfügbar. Wir müssen sie nur nutzen.

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