Modern PM Tools

Wie Sie Project for the Web aus einem Planungs- in ein Portfoliomanagement Tool verwandeln

16.06.2021

Sie möchten Project for the Web für die Planung Ihrer Projekte nutzen? Und fragen sich, wie Sie das Tool weiter entwickeln können, damit es auch optimal zu Ihren Methoden und Prozessen im Projekt- und Portfoliomanagement passt?

Neue Funktionen von Microsoft als auch die Project Accelerator App bieten diese Möglichkeit. Und mithilfe der Power Plattform können sie alles individuell anpassen.

Seit November 2019 verstärkt Project for the Web die Familie der Projektplanungstools von Microsoft. Der neue Webservice positioniert sich hierbei zwischen Project Online, einer mächtigen und funktionsreichen Projekt- und Portfoliomanagementlösung, und Planner, einem Tool, das zwar sehr einfach und intuitiv ist, aber viele klassische Anforderungen im Projektmanagement nicht bedient. 

Project for the Web, der ideale Kompromiss

Project for the Web ist das ideale Werkzeug für jene Anwender, die Microsoft als "Gelegenheitsprojektmanager" bezeichnet, i.e. für Anwender, die noch wenig Erfahrung in der Anwendung von Projektplanungstechniken haben oder deren Bedürfnisse ein möglichst einfach gehaltenes Tool erfordern: Hier punktet Project for the Web mit vollständiger und nativer Integration in Microsoft 365, einfacher und sehr intuitiver Nutzung, sehr schneller Bereitstellung, sowie als Tool, das für die Zusammenarbeit im Team konzipiert wurde. 


Mit Project for the Web ist die Erstellung eines Projektplans innerhalb weniger Minuten möglich: Aufgaben erstellen, strukturieren und den Teammitgliedern zuweisen ist im Handumdrehen getan. Die Grid-Ansicht ermöglichen die Erstellung eines Strukturplans, eine Zuweisung von Ressourcen, die die Aufgaben ausführen, sowie eine Schätzung der Zeiträume und/oder der Arbeitslasten. 

Ähnlich wie in Planner ist es möglich, das Projekt über eine Kanban Ansicht zu verwalten, welche nicht nur in agilen Projekten sehr gerne genutzt wird.

Wiederum ähnlich zu Project Online ist es auch möglich, Vorgänge zu verknüpfen und zeitlich per Gantt-Chart-Ansicht zu visualisieren.

Wie geht es weiter?

Project for the web ermöglicht also gerade wenig erfahrenen Projektleitern einen schnellen Start ohne große Einstiegshürden. Doch mit der Zeit werden Sie schnell an die Grenzen dessen, was Sie mit Project for the Web möglich ist, stoßen. Der begrenzte Funktionsumfang beschleunigt den schnellen Einstieg, limitiert allerdings den Planungsspielraum für erfahrene Projektleiter.

Jedoch ist Project for the Web eine sich ständig weiterentwickelnde Lösung, zu der Microsoft im Jahr 2021 in schnellemTempo neue Funktionen hinzufügt (siehe diesen Link für geplante Updates https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=project#owRoadmapMainContent). 

Aber Microsoft kann nur generische Funktionalitäten liefern, die für die meisten Anwender nützlich sind, aber nicht die spezifischen Anforderungen aller vorhersehen. Es besteht kein Zweifel daran, dass die am häufigsten nachgefragten Anforderungen irgendwann von Microsoft zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht dann jedoch in generischer Form, die Unternehmen an ihre Bedürfnisse anpassen können. 

Beispiele hierfür sind die Notwendigkeit, Projekte zu Programmen oder Portfolios zu konsolidieren, um dem Management einen Überblick über alle Aktivitäten zu verschaffen, die erweiterte Charakterisierung von Projekten, um personalisierte Daten (den Namen eines Sponsors, ein Budget) hinzuzufügen, die zwischen Projekten konsolidiert werden können, Daten in Bezug auf Projekte (Listen von Risiken oder Problemen, wichtige Meilensteine).

Customizing mit dem Microsoft Project Accelerator als Startpunkt

Project for the Web baut auf der Power Plattform (Power Apps, Power Automate und Power BI) auf und lässt sich daher leicht weiterentwickeln. Insbesondere Power Apps ermöglicht es, das Datenmodell weiterzuentwickeln, um Felder und Listen auf Projekt- oder Aufgabenebene hinzuzufügen.


Da es nicht einfach ist aus dem Stehgreif heraus eine App zu entwickeln, hat Microsoft den Project Accelerator entwickelt.

Diese Lösung bietet mehrere Szenarien zur Weiterentwicklung von Project for the Web an:

Proposals
  • Dies ermöglicht es ein Projektantragswesen zu erstellen, über welches Informationen zu vorgeschlagenen Projekten gesammelt und ausgewertet werden, um zu bestimmen, welche Projekte initiiert werden sollen.
Programs
  • Dies ermöglicht die Zusammenfassung von Projekten zu einem Programm mit dem Ziel der gemeinsamen Verwaltung und Steuerung.
Risks
  • Im Rahmen des Projekt-Risikomanagements können Risiken erfasst und verfolgt werden, damit diese transparent gemacht und vorausschauend behandelt werden können.
Problems
  • Hiermit wird die Erfassung von Problemen, die mit einem Projekt zusammenhängen, ermöglicht, damit diese zielgerichtet beseitigt werden können.
Change Requests
  • Während der Projektlaufzeit kommt es immer wieder zu Änderungen, die erfasst, genehmigt und verwaltet werden müssen.
Status
  • Im Laufe des Projekts sollten alle Beteiligten regelmäßig über den Projektfortschritt und -stauts informiert werden. Hierfür sorgt der Bereich „Status“.

Der Project Accelerator ist individuell anpassbar. Das Hinzufügen oder Entfernen von Elementen wie z.B. Feldern stellt kein Problem dar. Bei den meisten Änderungen sind nicht einmal programmatische Änderungen notwendig, dank Microsofts Low Code / No Code Ansatz.
Auch ist es möglich, Diagramme und Dashboards zu erstellen, die direkt in der App oder mit Power BI angezeigt werden. Außerdem können Prozesse mit Power Automate integriert abgebildet werden, indem Sie Abläufe erstellen, die die Prozesse rund um alle Projekte orchestrieren.

Um den Accelerator in Ihrer Anwendung einzusetzen, gehen Sie zunächst auf GitHub. Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum Deployment, eine Power BI-Vorlage, die Sie parallel verwenden können, sowie Details zu den Lizenzen, die Sie dafür benötigen.

Erweiterte Szenarien für Projekt- und Portfoliomanagement

Eine Lösung, welche alle Anforderungen des Projekt- Program- und Portfoliomanagements generisch für alle Komplexitätsgrade in Projekten und Unternehmensgrößen abdeckt, gibt es nicht. Aber der Accelerator bietet Ihnen die Möglichkeit, von einer soliden Grundlage auszugehen und eine eigene Lösung zu entwickeln, um mit wenig Aufwand ein schlankes, ausbaufähiges Projektmanagement-Werkzeug zu erhalten.

Sollten Sie über den Project Accelerator darüber hinausgehende Anforderungen haben, wie z.B. die Notwendigkeit ein vollständigeres Datenmodell zu entwickeln, mit PM Prozesse mit Power Automate zu automatisieren und sogar die Daten mehrere Projektmanagement-Tools im selben Tool zu integrieren, dann hilft Ihnen die CS PM Power Suite.

Die CS PPM Power Suite von Campana & Schott ist eine PM-Lösung, die nicht nur Project for the Web auf die Ebene des Projekt-, Programm- und Portfoliomanagements hebt, sondern auch die Lösungen Planner, Azure DevOps und Project Online zur konsequenten Konsolidierung aller Unternehmensprojekte integriert.

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