Die Schweizerische Post stellt als Logistik- und Mischkonzern den Postverkehr, Personenverkehr sowie auch Finanzdienstleistungen und Kommunikationslösungen zur Verfügung – physisch und digital. Dabei ist auch die Befähigung der rund 45.000 Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Technologien ein zentraler Baustein, insbesondere auch mit M365 Copilot.
Campana & Schott begleitet die Schweizerische Post bei der Umsetzung ihrer Everyday-AI-Vision umfassend, von strategischer Beratung, über Adoption- und Change-Management bis zur Implementierung von Agenten, mit dem Ziel, die rund 45.000 Mitarbeitenden konzernweit für den effektiven und verantwortungsvollen Einsatz von Microsoft Copilot im Arbeitsalltag zu befähigen.
Entscheidend dabei ist nicht nur die Entwicklung eines nachhaltigen Konzepts, sondern auch dessen praxisnahe Umsetzung im komplexen Konzernumfeld. Als etablierter Microsoft-Partner beruft sich Campana & Schott dabei auf die Erfahrung aus über 400 Copilot- & AI-Projekten – alle mit einem auf die individuellen Kundenbedürfnisse zugeschnittenen Ansatz.
Campana & Schott entwickelte zusammen mit der Post eine umfassende Change-Strategie, um die Mitarbeitenden konzernweit für den Einsatz von Microsoft Copilot zu befähigen und begann umgehend mit der Umsetzung. Ebenso wurde ein modulares Angebot für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche aufgesetzt, das es ermöglicht, den Rollout iterativ vorzunehmen. Mit der erarbeitenden Copilot- & Agent-Governance liefert die Grundlage für die nachhaltige Skalierung im Konzern. Wobei die Agent Factory sich um die effiziente Umsetzung von Business-Anforderungen mit Agenten kümmert.
Bedarfsgerechte Copilot-Einführung
Erhalten Sie im Folgenden einen tieferen Einblick in das Projekt.
- Industrie: Postdienstleistungen; Personenverkehr; Finanzdienstleistungen, Kommunikationslösungen
- Anzahl der Mitarbeitenden: 45.000
- Hauptsitz: Bern
- Website: www.post.ch
Die Schweizerische Post ist das nationale Postunternehmen der Schweiz und wird durch den Weltpostverein (UPU) seit Jahren als die Beste Post weltweit ausgezeichnet. Sie bietet eine Vielzahl von weltweiten Dienstleistungen an, darunter den Versand von Briefen und Paketen, Express- und Kurierdienste, Finanz- wie auch Personentransport und digitale Kommunikationsplattformen.
Zielsetzung
Gemeinsam mit Campana & Schott definierte die Schweizerische Post die zentralen Ziele:
- Erarbeitung der Everyday AI-Strategie
- Copilot Adoption auf Gesamtkonzern
- Führungskräfte-Enablement im Umgang mit Copilot
- Modulares Befähigungs- und Betreuungsangebot für die Geschäftsbereiche
- Copilot- & Agent-Governance
- Aufbau eines Centers of Excellence
- Aufbau der Agent Factory
- Umsetzung der Agents
Vorgehen
Nachdem die Schweizerische Post als eines der ersten Schweizer Unternehmen im Sinne eines „Early Adopters“ erste Erfahrungen mit M365 Copilot in einem Pilot sammeln konnte, entschied sie sich in einem zweiten Schritt für die konzernweite Einführung von M365 Copilot. Copilot Chat als „UI for AI“, also als eine nutzerfreundliche Oberfläche (UI = User Interface), um KI auch ohne Informatikkenntnisse zu verwenden, ist ein zentrales Element für den langfristigen Einsatz von M365 Copilot. So haben alle User die Möglichkeit, mit Copilot Chat KI in einem geschützten Rahmen kennenzulernen und dabei erste Erfahrungen mit dem User Interface von Microsoft Copilot zu sammeln.
Diese frühe, praxisnahe Nutzung senkt Einstiegshürden, fördert das Vertrauen in die Technologie und ebnet den Weg für den späteren Übergang zur produktiven Nutzung mit Bezahllizenz. Als veränderungserprobter Konzern war es der Post wichtig, dass die Einführung schrittweise erfolgen würde. Und zudem, dass das Verständnis im Umgang und die Begeisterung für das Tool bei der Belegschaft geweckt würde, um eine nachhaltige Anwendung zu gewährleisten.
Gemeinsam mit Campana & Schott wurden folgende Arbeitspakete erfolgreich umgesetzt:
1. Entwicklung eines Konzepts für den konzernweiten Rollout
Gemeinsam mit dem User Adoption Team der Schweizerischen Post wurde ein Angebot geschaffen für ein Basis Enablement von Copilot Chat und M365 Copilot für alle Post-Mitarbeitenden.
2. Sicherstellung der Befähigung der Führungskräfte und Assistenzen
Die Erfahrung zeigt, dass das Middle und Top Management sowie die Assistenz entscheidende Akteure sind für die erfolgreiche KI-Transformation. Aus diesem Grund wurden für diese Zielgruppen spezifische Change-Massnahmen entwickelt, die ihre aktive Mitwirkung fördern und sie gezielt auf den Einsatz von Microsoft Copilot vorbereiten.
3. Definition eines modularen Angebots für die verschiedenen Geschäfts- und Funktionsbereiche
Neben dem grundsätzlichen Konzern-Enablement gibt es das Bedürfnis aus den Geschäfts- und Funktionsbereichen, eine noch spezifischere Betreuung und Unterstützung bei der AI-Nutzung zu erhalten. Durch zusätzliche Module befähigt CS die Geschäftsbereiche individuell, genau zugeschnitten auf ihre Alltagsherausforderungen.
4. Einführung einer Agent Governance
Agenten sind im Copilot-Kontext unerlässlich, gleichzeitig bedarf es einer klaren Governance für die Sicherstellung der technischen Umsetzung und effizientem Kostenmanagement.
5. Einführung der Change Story „Copi“ als Maskottchen für das Vorhaben
„Copi“ ist das Maskottchen , welches als Symbol für die Copilot Journey bei der Post steht. Copi führt durch alle Schulungen und Kommunikationsmassnahmen und gibt wertvolle Tipps sowie Aufgaben. Durch diese Art des Storytellings haben wir gemeinsam ein freundliches Maskottchen geschaffen, das sowohl Leichtigkeit als auch Freude in das Thema Copilot hineinbringt und unsere Change-Massnahmen zugänglicher macht.
6. Aufbau der Agent Factory
Ein standardisierter Prozess zur skalierten Umsetzung von Agenten, von einfachen Retrieval bis hin zu komplexeren Prozess-Agenten.
Technische Grundvoraussetzungen
Die Schweizerische Post hat seinen Digitalen Arbeitsplatz bereits früh auf M365 aufgesetzt und hat sowohl in Bezug auf die User Adoption als auch mit Blick auf die technischen Rahmenbedingungen einen sehr guten Standard sichergestellt. Dadurch konnte das CS-Team schnell das Copilot-Projekt ins Zentrum des Vorhabens setzen.
Herausforderungen im Projektverlauf
Ein innovatives Vorhaben wie ein konzernweites Copilot-Enablement umzusetzen und das für eine Organisation mit der Grösse der Schweizerischen Post, stellte das CS-Team naturgemäss vor einige Herausforderungen:
Diversität der Enduser:
Zielgruppe für die Befähigung sind alle Mitarbeitenden der Schweizerischen Post – grob gesagt von den Mitarbeitenden in der Sortierung und Zustellung bis hin zu den Verwaltungsabteilungen und dem Management. Entsprechend vielfältig sind die Anforderungen und auch die Erfahrungen im Umgang mit Generativer KI.
Maturität im Umgang mit M365:
Aufgrund der Diversität der Enduser war eine sehr unterschiedliche Maturität im Umgang mit den M365-Tools zu beobachten. Durch die Integration von M365 Copilot in die M365 Tools wie beispielsweise Word, Teams oder SharePoint bildet die Kenntnis über die Funktionalitäten dieser Programme die Grundlage für eine effektive Nutzung von M365 Copilot.
Mangel an Best Practices:
Die Schweizerische Post ist in Sachen Digitalisierung des Arbeitsplatzes grundsätzlich sehr weit fortgeschritten. Entsprechend gibt es wenige vergleichbare Praxisbeispiele, an denen man sich bei der Projektumsetzung hätte orientieren können.
Neues und dynamisches Thema:
Generative KI ist eine vergleichsweise junge Technologie, die erst kürzlich der breiten Masse zugänglich gemacht wurde. Entsprechend entwickelt Microsoft seinen Copilot und dessen Funktionalitäten kontinuierlich weiter. Ständige Anpassungen der Befähigungsinhalte waren und sind weiterhin notwendig.
Erfolgsfaktoren
→ Bestehende Initiativen:
Die Schweizerische Post hatte bereits diverse Online Learnings, die 5 goldenen Regeln im Umgang mit AI, Promptathons und den Flugschein für M365 Copilot im Einsatz.
→ Enge Zusammenarbeit:
Gemeinsam mit dem Product Manager, User Adoption und M365 Team der Schweizerischen Post wurde unter Berücksichtigung der bereits bestehenden Konzern-IT-Strategie eine Change-Strategie entwickelt.
→ Parallelisiertes Vorgehen:
Um schnell Fortschritte zu erzielen, wurde parallel zum konzernweiten Führungskräfte-Training ein modularer, spezifischer Befähigungsansatz für die Geschäftsbereiche verfolgt.
→ Individuelle Unterstützung:
Aufgrund der sehr unterschiedlichen Jobprofile im Konzern, wurde ein auf die verschiedenen Bedürfnisse der Geschäftsbereiche zugeschnittenes Angebot ausgearbeitet.
→ Agiles Projektmanagement:
Mit einer agilen Vorgehensweise können wir flexibel auf Veränderungen im Projekt reagieren und unsere Change-Massnahmen auf neue Bedingungen entsprechend anpassen.
→ Wissensvorsprung:
Dadurch, dass CS die Erfahrung aus über 360 Copilot-Projekten bei über 130 Kunden miteinbringen konnten, konnte ein Skalierungseffekt eintreten, in dem viele Umsetzungen schnell und effektiv erledigt wurden.
Ergebnis
Der erfolgreiche Start zur Einführung des Microsoft Copilots bei der Schweizerischen Post zeigt, wie wichtig eine durchdachte und schrittweise Implementierung neuer Technologien ist. Durch die enge Zusammenarbeit mit Campana & Schott und die gezielte Befähigung der Mitarbeitenden konnte die Schweizerische Post nicht nur die Akzeptanz und Nutzung von KI im gesamten Unternehmen fördern, sondern auch eine Grundlage für zukünftige Innovationen und Effizienzsteigerungen schaffen.
Die Herausforderungen, die sich aus der Vielfalt der Enduser und der unterschiedlichen Maturität im Umgang mit M365 ergaben, wurden durch massgeschneiderte Schulungs- und Unterstützungsangebote erfolgreich gemeistert. Insgesamt stellt dieses Projekt einen bedeutenden Schritt in Richtung einer digitalisierten und zukunftsorientierten Unternehmensstruktur dar.
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