KI in der internen Kommunikation: Wie Microsoft 365 und Staffbase zusammenspielen

Künstliche Intelligenz verändert, wie Mitarbeitende auf Informationen und Wissen im Unternehmen zugreifen. Statt sich durch Seitenstrukturen zu navigieren, nutzen sie zunehmend KI-Assistenten oder Agents, um Regelungen, Prozesse oder konkrete Informationen direkt abzufragen.

Welche Anforderungen daraus entstehen, zeigt ein Praxisfall: Bei der Frage, wie viel Urlaub für Heiligabend und Silvester einzureichen ist, gab ein KI-Assistent die Auskunft, ein halber Urlaubstag genüge. Tatsächlich musste ein ganzer Urlaubstag genommen werden. Ursache war eine veraltete Intranetseite, auf die die KI zurückgriff.

Für moderne Intranets hat das Konsequenzen: Informationen müssen aktuell, eindeutig und im richtigen Kontext verfügbar sein. Zugleich verändert sich der Zugang zu Unternehmenswissen und damit die Rolle des Intranets innerhalb der digitalen Arbeitsumgebung. Damit rückt die Frage nach der zugrunde liegenden Architektur in den Vordergrund.

Wie sich das Intranet grundsätzlich zum rollen- und kontextbezogenen Einstiegspunkt in den digitalen Arbeitsalltag entwickelt, zeigen wir im Beitrag „Vom Social Intranet zur Employee UI: Warum Unternehmen digitale Einstiegspunkte neu denken müssen“.

Für die Wahl der passenden Intranet-Architektur sind mehrere Faktoren entscheidend. Auf funktionaler Seite werden dabei vor allem drei Aspekte häufig unterschätzt:

• Zweck: Soll das Intranet vor allem die interne Kommunikation unterstützen oder stärker mit Zusammenarbeit und kollaborativen Anwendungen verbunden sein?
• Mobile First: Welche Bedeutung hat der mobile Zugang? Das spielt insbesondere dann eine Rolle, wenn viele Mitarbeitende nicht regelmäßig an einem Desktop-Arbeitsplatz arbeiten.
• Zielgruppen: Welche Mitarbeitendengruppen müssen erreicht werden? Sollen beispielsweise auch Firstline Worker in Produktion, Logistik oder Service von Anfang an eingebunden werden?

Hinzu kommen organisatorische und technische Rahmenbedingungen. So macht es einen Unterschied, ob die Weiterentwicklung des Intranets vor allem von der Unternehmenskommunikation oder von der IT vorangetrieben wird. Ebenso wichtig ist die bestehende Systemlandschaft: Bereits etablierte Anwendungen, Wissensquellen und Prozesse sollten in die Architektur einbezogen werden, statt parallele Strukturen aufzubauen. Auch die Integration von Drittsystemen spielt eine wichtige Rolle.

Mit KI gewinnt dieses Zusammenspiel zusätzlich an Bedeutung. Informationen müssen schnell und im richtigen Kontext verfügbar sein, während KI-Assistenten und Agents auf relevante Inhalte und Anwendungen zugreifen können.

Eine verlässliche Wissensbasis beantwortet noch nicht die Frage, wie Informationen unterschiedliche Zielgruppen im Unternehmen erreichen. Für die interne Kommunikation geht es zusätzlich darum, Inhalte gezielt auszuspielen, Kampagnen über mehrere Kanäle zu steuern, ihre Wirkung zu messen und auch Mitarbeitende ohne regelmäßigen Zugang zu Teams oder SharePoint einzubeziehen.

Staffbase kann Microsoft 365 in diesen Bereichen ergänzen. Besonders relevant sind vier Aspekte:

• Mitarbeiter-App: Eine gebrandete App aus dem App Store schafft einen direkten Zugang zur internen Kommunikation. Gerade für Mitarbeitende ohne festen Desktop-Arbeitsplatz kann die Nutzung dadurch niedrigschwelliger sein als über klassische Microsoft-Zugänge.
• Multichannel-Kommunikation aus einer Quelle: Kampagnen lassen sich zentral steuern und über App, E-Mail, Newsletter oder Digital Signage ausspielen, ohne Inhalte mehrfach pflegen zu müssen.
• Eigenständigkeit der Kommunikation: Kommunikationsteams können Inhalte und Kampagnen stärker selbst steuern und bleiben damit bei vielen Aufgaben im Lead, statt für jeden Schritt auf die IT angewiesen zu sein.
• Kommunikations-Analytics und Erfolgsmessung: Während in Microsoft-Umgebungen häufig die Nutzung der Plattform im Vordergrund steht, richtet Staffbase den Blick stärker auf Reichweite und Wirkung der Kommunikation. So lässt sich besser nachvollziehen, welche Inhalte ihre Zielgruppen tatsächlich erreichen.

Auch für den Einsatz von KI kann diese Ergänzung relevant sein. Sollen KI-gestützte Informationen und Services auch Mitarbeitende erreichen, die nicht regelmäßig mit Teams oder SharePoint arbeiten, bietet Staffbase einen zusätzlichen Zugang. Das betrifft etwa Beschäftigte in Produktion, Logistik oder Service. Über eine leicht zugängliche Oberfläche können auch diese Zielgruppen auf KI-gestützte Informationen und Services zugreifen. 

Wie Microsoft 365 und Staffbase zusammenspielen, lässt sich je nach Ausgangslage unterschiedlich gestalten.

In unseren Intranet Assessments ergeben sich regelmäßig vier Optionen, die sich klar voneinander abgrenzen lassen: 

Welche Szenarien sich daraus ergeben, welche Faktoren bei einem Intranet Assessment entscheidend sind und welche Rolle KI dabei spielt, erläutern Sven Lindenhahn von Staffbase und Martin Weinhardt von Campana & Schott im Video „Microsoft und Staffbase: Wie Unternehmen beide Welten optimal nutzen“.

Sven Lindenhahn kennt beide Seiten – vor seiner Zeit bei Staffbase hat er selbst SharePoint-Intranets gebaut. Martin Weinhardt leitet bei Campana & Schott den Bereich Employee Experience und verantwortet dort Intranets, Firstline-Worker-Szenarien und KI-Szenarien für die interne Kommunikation.