Inhaltsverzeichnis
Mehr Kanäle als je zuvor, mehr Tools, mehr Kommunikation. Und trotzdem findet fast die Hälfte aller Digital Workers nicht die Informationen, die sie für ihre Arbeit braucht. Der naheliegende Reflex: bessere Inhalte, mehr Struktur, ein weiterer Kanal. Doch die eigentliche Herausforderung liegt tiefer. Nicht die Inhalte selbst werden zum Engpass, sondern der Zugang zu Informationen und Arbeit.
Die Entwicklung des Intranets – hin zur Employee UI
Die Fragmentierung ist die Ursache, nicht das Symptom
Im digitalen Arbeitsalltag wechseln Mitarbeitende heute permanent zwischen unterschiedlichen Tools, Plattformen und Systemen. Jedes davon folgt einer eigenen Logik, hat eigene Einstiegspunkte und eigene Inhalte. Es gibt ein Intranet für News, separate Systeme für HR-Prozesse oder Projektmanagement und zusätzliche Fachanwendungen für einzelne Arbeitsbereiche. Informationen existieren, sind aber über viele Oberflächen verteilt.
Diese Fragmentierung nimmt weiter zu. Mit KI-Anwendungen und Agenten entstehen zusätzliche Oberflächen und Zugriffspunkte. Die eigentliche Herausforderung bleibt jedoch dieselbe: Mitarbeitende fehlt häufig ein klarer Einstieg in Informationen, Prozesse und Systeme. Orientierung wird dadurch nicht wegen fehlender Inhalte zur Herausforderung, sondern wegen fragmentierter Zugänge zu Arbeit und Informationen.
Social Intranets stoßen an strukturelle Grenzen
Wenn Informationen, Prozesse und Anwendungen über immer mehr Systeme verteilt sind, rückt automatisch ein Ort in den Blick, der in vielen Unternehmen seit Jahren als zentraler Einstiegspunkt gedacht ist: das Intranet. In den vergangenen Jahren wurde es vielerorts zum Social Intranet weiterentwickelt. Der Fokus lag dabei vor allem auf Kommunikation, Dialog und Interaktion. News lassen sich schnell verbreiten, Kommentare und Communities fördern den Austausch und Unternehmenskultur wird sichtbar. Für diese Anforderungen sind Social Intranets gut geeignet.
Mit der zunehmenden Digitalisierung der Arbeit steigen auch die Anforderungen an diese Oberflächen. Mitarbeitende benötigen nicht nur Informationen und Austausch, sondern ebenso einen direkten Zugang zu den Tools und Abläufen ihres Arbeitsalltags. Ein weiterer Kommunikationskanal schafft deshalb nicht automatisch mehr Orientierung.
Portale kehren zurück, aber auf anderem Niveau
Wenn Social Intranets zunehmend an strukturelle Grenzen stoßen, rückt eine Idee wieder stärker in den Mittelpunkt: Mitarbeitenden einen zentralen Einstieg in den digitalen Arbeitsalltag zu bieten.
Solche Portale gab es bereits früher. Sie dienten vor allem dazu, Informationen, Anwendungen und Systemzugänge an einer Stelle zu bündeln. Mit der Entwicklung von Social Intranets rückte dieser direkte Zugang zunehmend in den Hintergrund.
Genau dieser Aspekt gewinnt nun wieder an Bedeutung, allerdings auf einem anderen Niveau. Der entscheidende Unterschied zu früheren Portalen und zu den Quicklink-Sammlungen vieler Intranets liegt in der nativen Integration von Systemen und Prozessen. Anwendungen werden nicht mehr lediglich verlinkt, sondern direkt in die Oberfläche eingebunden. Mitarbeitende wechseln dadurch nicht mehr permanent zwischen unterschiedlichen Systemen. Prozesse wie Urlaubsanträge, Zeiterfassung oder der Zugriff auf Lieferzeiten und SAP-Daten finden direkt dort statt, wo der Arbeitsalltag beginnt.
Diese Entwicklung zeigt sich derzeit in vielen Digital-Workplace- und Intranet-Projekten. Unternehmen wollen Systeme wie SAP, ServiceNow oder Workday nicht länger als separate Oberflächen betreiben, sondern stärker in die tägliche Arbeitsumgebung integrieren.
Native Integration: Das Intranet als Arbeitsoberfläche
Vom integrierten Portal zur Employee UI
Wird dieser Ansatz konsequent weitergedacht, reicht native Integration allein nicht mehr aus. Integrierte Portale bündeln Systeme und Prozesse an einem Ort. Mit der Employee UI entwickelt sich daraus eine rollenbezogene Arbeitsoberfläche, die Informationen, Prozesse, Anwendungen und zunehmend auch KI-Unterstützung an einem zentralen Einstiegspunkt zusammenführt.
Dabei geht es nicht darum, bestehende Fachanwendungen zu ersetzen. Mitarbeitende, die den Großteil ihres Arbeitsalltags in Systemen wie SAP oder Workday verbringen, nutzen diese weiterhin direkt. Die Employee UI schafft vielmehr dort Orientierung, wo der digitale Arbeitsalltag über zahlreiche Anwendungen, Informationen und Prozesse verteilt ist.
Nicht alle Mitarbeitenden sehen dieselbe Oberfläche, sondern genau die Informationen, Aufgaben und Prozesse, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind. Beschäftigte an Lagerstandorten benötigen aktuelle Lieferdaten, Vertriebsteams direkten Zugriff auf CRM Daten und Kundenkontexte, HR wiederum andere Prozesse und Inhalte als die Produktion. Die Oberfläche orientiert sich damit nicht länger an einer einheitlichen Struktur für alle, sondern am konkreten Arbeitskontext der jeweiligen Rolle.
Auch KI fügt sich in dieses Bild ein, allerdings anders, als häufig angenommen. Nicht als generische Chat-Oberfläche für alle Mitarbeitenden, sondern als kontextbezogene Unterstützung innerhalb der jeweiligen Arbeitsumgebung. Je nach Rolle stehen unterschiedliche Agents und KI-Funktionen dort zur Verfügung, wo sie tatsächlich benötigt werden – beispielsweise ein SAP-Agent im Einkauf oder ein HR-Agent für Personalthemen. Die Employee UI wird damit zur Oberfläche, über die Mitarbeitende genau die KI-Unterstützung erhalten, die zu ihrem Arbeitskontext passt – zur UI for AI.
Was das für interne Kommunikation bedeutet
Der Perspektivwechsel, der sich daraus ergibt, ist nicht primär technischer Natur. Interne Kommunikation gestaltet schon heute weit mehr als Inhalte allein. Mit integrierten Arbeitsoberflächen rückt jedoch eine zusätzliche Aufgabe stärker in den Mittelpunkt: die Orientierung im digitalen Arbeitsalltag und der Zugang zu Informationen, Prozessen und Systemen.
Wer diese Oberflächen mitgestaltet, beeinflusst zunehmend mit, wie Mitarbeitende arbeiten, Informationen finden und digitale Prozesse erleben. Damit erweitert sich auch die Perspektive auf das Intranet. Neben der Frage, welche Inhalte kommuniziert werden, gewinnt immer stärker an Bedeutung, wie der Einstieg in die digitale Arbeit gestaltet ist.
Das Intranet entwickelt sich dadurch vom Content-Kanal zu einer integrierten Arbeitsoberfläche. Kommunikation, Informationen, Prozesse und Systemzugänge wachsen stärker zusammen. Unternehmen bauen damit nicht mehr nur ein Intranet, sondern zunehmend die zentrale Oberfläche, über die Mitarbeitende ihren persönlichen, digitalen Arbeitsalltag organisieren.
Wie Unternehmen digitale Einstiegspunkte neu denken
Der erste Schritt ist keine Technologieentscheidung, sondern eine Bestandsaufnahme der bestehenden Arbeitsrealität. Entscheidend ist nicht, welche Plattform eingeführt werden soll, sondern wie Mitarbeitende heute tatsächlich arbeiten und über welche Oberflächen sie auf Informationen, Prozesse und Systeme zugreifen.
Wichtige Fragen dabei sind:
- Über welche Oberflächen starten Mitarbeitende heute in ihren Arbeitsalltag?
- Welche Systeme werden täglich genutzt und welche eher gemieden?
- Wo entstehen unnötige Wechsel zwischen Anwendungen?
- Welche Prozesse kosten regelmäßig Zeit oder erzeugen Reibung?
- Welche Informationen und Funktionen benötigen unterschiedliche Rollen tatsächlich im Alltag?
- An welchen Stellen kann KI sinnvoll in bestehende Arbeitskontexte integriert werden?
Aus dieser Analyse entstehen sinnvolle Einstiegspunkte, über die Kommunikation, Informationen und Prozesse stärker zusammengeführt werden können. Erfolgreiche Vorhaben starten dabei häufig nicht mit einer vollständigen Neugestaltung, sondern mit wenigen konkreten Prozessen und Nutzungsszenarien, die im Alltag unmittelbar Mehrwert schaffen.
Campana & Schott begleitet Unternehmen dabei von der Analyse bestehender Arbeitsumgebungen über die Konzeption bis hin zur Umsetzung integrierter Portale und moderner Arbeitsoberflächen, hin zur Employee UI für moderne Organisationen.
Machen Sie digitale Arbeit einfacher, produktiver und attraktiver. Wir unterstützen Sie dabei, eine Employee Experience zu schaffen, die Menschen begeistert und Unternehmen voranbringt.
Autor & Kontaktperson
Kategorien
#Transformation of Work
#AI Transformation
#Digital Workplace
#Employee Experience
#Intranet & Portale
#Communication & Collaboration
#AI Agents