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Change Management bei Problemen in IT-Projekten & Co

08.10.2019

Mit Purpose Workshops Mitarbeitende motivieren und frühzeitig Projekte in Schieflage retten.

Ob intern die Einführung neuer IT-Technologien oder externe Einladung zu einem Pitch: Wenn wichtige Projekte oder Veränderungen anstehen, entsteht oftmals Hektik und Unruhe unter den betroffenen Mitarbeitenden. In solchen Situationen haben sich Purpose Workshops als effektive Change-Management-Maßnahme bewährt, die Unternehmen neue Orientierung bietet.

Vermutlich kennt jeder die Situation: Am ersten Arbeitstag ist die innere Aufregung groß, doch äußerlich sollte sich das nicht zeigen. In Unternehmen ist es oft nicht anders. Gerade am Anfang von Veränderungsprojekten finden wir häufig Stolpersteine und werden mit Verzögerungen konfrontiert. Denn: Viele Projekte erfolgen im unüberlegten Schnellstart. Dies führt dazu, dass jeder Beteiligte in eine andere Richtung arbeitet, da unklar ist, wohin die Reise eigentlich gehen soll. Es fehlt schlicht an einer gemeinsamen Vision, einem konkreten Ziel, also dem Case for Change.

Zwei häufige Szenarien

Umstrukturierung der IT-Abteilung

Umstrukturierung der IT-Abteilung

Das Unternehmen befindet sich im Umbruch. Die komplette IT-Abteilung soll umstrukturiert und ein Teil davon ausgelagert werden. Das Restrukturierungsprojekt läuft bereits seit einigen Monaten, aber je näher es der Umsetzung kommt, desto chaotischer wird es. Der Abstimmungsbedarf scheint sich von Woche zu Woche zu erhöhen. Ständig müssen Missverständnisse aufgeklärt werden und teilweise scheint ein komplett unterschiedliches Verständnis von exakt denselben Sachverhalten zu herrschen.

Organisation im Pitch-Team

Organisation im Pitch-Team

In der Firma herrscht Hochstimmung: Ein namhafter Kunde hat Interesse an den Services und lädt zum Pitch ein. Alle Beteiligten wollen hochmotiviert einen Beitrag leisten. Doch schon nach wenigen Tagen scheint jedes involvierte Team ein anderes Ziel vor Augen zu haben – von gemeinsamer Arbeitsrichtung keine Spur.

Der Case for Change

Wie lassen sich Probleme bei der Einführung neuer IT-Technologien und ähnliche Herausforderungen lösen? Indem man sich auf die Basics konzentriert. Die Grundlage für jede Veränderung ist eine überzeugende Geschichte mit einem nachvollziehbaren „Warum“: dem Case for Change. Dieser besteht aus drei zentralen Elementen:

Purpose

Purpose

Der Purpose identifiziert den Zweck der Veränderung. Er bildet die Beweggründe und den Zielzustand in kurzer Form ab. Als inspirierendes und motivierendes Statement beschreibt er in ein bis drei Sätzen die Gründe für die Veränderung und beantwortet dabei die vier W-Fragen „Wie? Wer? Was? Warum?“.

Change Story

Change Story

Die Change Story zeigt den Weg der Veränderung auf. Sie beschreibt ausführlich und in strukturierter Weise, warum der Status quo nicht mehr zufriedenstellend ist, was sich ändern muss und wie der Zielzustand erreicht werden soll. Der wichtigste Baustein der Change Story beantwortet die Frage des Mitarbeiters, inwiefern die Veränderung ihn persönlich betrifft, also: „Was geht mich das an?“. Die Change Story dient als Kompass, den die Projektmitglieder jederzeit heranziehen können, wenn sie das Gefühl haben, die Zielrichtung aus den Augen zu verlieren.

Key Messages

Key Messages

Die Key Messages begleiten die Veränderung kommunikativ mit stringenten Schlüsselbotschaften. Diese sorgen dafür, dass im Projekt selbst und nach außen einheitliche Kernaussagen getroffen werden. Auf diese Weise wird die Kommunikation vereinheitlicht und sichergestellt, dass jeder das gleiche Verständnis von der Veränderung hat.

Die Change-Management-Methode: Der Purpose Workshop

Mit Hilfe eines Purpose Workshops lässt sich die Basis für die drei Elemente des Case for Change schaffen. Es handelt sich um einen zweitägigen Workshop mit allen vom Projekt betroffenen Stakeholdern sowie Moderatoren und Fachexperten. In vier Schritten wird derZweck für die Veränderung ermittelt. Im intensiven Austausch werden die Ausgangssituation, der Zielzustand sowie die konkreten Maßnahmen diskutiert und zum Ende hin destilliert. 

Im Mittelpunkt steht dabei die Sicht der Mitarbeiternden, die im Regelfall weniger monetäre oder mathematische Kennzahlen interessieren als vielmehr, welche Vorteile und Auswirkungen die Veränderung für sie persönlich bringen (WIIFM = What is in it for me?). In weiteren Iterationen werden die Schlüsselbotschaften aus dem Purpose Workshop verfeinert, in die Change Story aufgenommen und schließlich in die Breite kommuniziert.

Die Vorteile eines Purpose Workshops – vor Projektstart

Zwei komplette Tage, um am Ende ein bis drei Sätze auf ein Flipchart zu schreiben – das klingt zunächst nach viel unnötigem Aufwand. Doch es geschieht viel mehr als nur die gemeinsame Erarbeitung des Zwecks:

  • Alle direkt in die Veränderung involvierten Stakeholder werden dazu animiert, rein inhaltlich über ein bestimmtes Thema zu diskutieren. In zwei Tagen entstehen zahlreiche Ideen und Schlüsselbotschaften, die sich für die spätere Kommunikation verwenden lassen.
  • Durch die Vermischung von Fachbereichen und unterschiedlichen Hierarchieebenen werden verschiedene Perspektiven betrachtet. So kommen häufig Themen auf, an die bisher niemand dachte.
  • Am Ende der zwei Tage sind alle Projektbeteiligten auf eine Richtung und ein gemeinsames Ziel eingeschworen. Dies vermeidet Missverständnisse im späteren Projektverlauf und spart langfristig Zeit für zusätzliche Abstimmungen. 
  • Der Purpose Workshop kann den Kick-off-Workshop eines Projekts ersetzen. Er bildet neben dem Fundament für alle weiteren Change-Management-Maßnahmen auch die Basis für den Projektplan oder die Rollout-Roadmap. Denn es wird eine umfangreiche Liste an Aktivitäten und zu beachtenden Rahmenbedingungen entwickelt. 

Wenn das Projekt schon läuft – das bringt der Workshop:

Egal ob IT-Projekt oder Pitch –  auch wer sich bereits mitten in einem Projekt befindet, das gerade aus dem Ruder zu laufen droht, kann von einem Purpose Workshop profitieren. Denn es ist nie zu spät, den Projektbeteiligten zu helfen, wieder dieselbe Richtung einzuschlagen. Während eines Projektes hilft der Purpose Workshop dabei…

  • …Lösungsansätze für Herausforderungen zu finden, die zu stagnieren scheinen.
  • …neuen Teamspirit im Projektteam zu entwickeln.
  • …Konflikte aufzudecken, die dem Projekterfolg im Wege stehen.
  • …zu validieren, ob sich Ziel und Richtung mittlerweile geändert haben und der Kompass entsprechend neu ausgerichtet werden muss.
  • …neue Argumente und Schlüsselbotschaften zu entwickeln, die dabei helfen, skeptische Kollegen vom Projekt zu überzeugen.
Change Management

Conclusion

Der Case for Change ist Teil des umfangreichen Change-Management-Frameworks von Campana & Schott. Er bildet die Basis für alle Change-Management-Aktivitäten in kleinen und großen Transformationsprojekten. Zum Case for Change gehören eine schlüssige Change Story, der Zweck der Veränderung sowie zugehörige Schlüsselbotschaften. Diese Elemente dienen als wichtige Komponenten für die Akzeptanz der Veränderung. Deshalb sollte jedes Projekt mit einem Purpose Workshop starten, um einen nachvollziehbaren Case for Change zu definieren, der signifikant zu einer erfolgreichen Projektumsetzung beiträgt.