Best Practice

Der schnelle Weg zum Digital Workplace

27.05.2020

Microsoft Teams effizient einführen und nutzen

In Krisensituationen müssen Unternehmen Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten anbieten, um die Handlungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Durch den Einsatz von Microsoft Teams im Digital Workplace können sie aktuelle und künftige Anforderungen meistern.

Unternehmen müssen moderne Collaboration-Lösungen wie Microsoft Teams aktuell schnell und auf breiter Ebene einführen. Doch diese Umstellung sollte nicht nur als Notmaßnahme betrachtet werden. Sie bietet eine Chance, um moderne Tools und digitalisierte Arbeitsprozesse einzuführen und dauerhaft zu nutzen. Diese ergänzen oder ersetzen herkömmliche Abläufe, so dass Flexibilität und Agilität von Unternehmen und Arbeitsplatz steigen. Zudem erhöhen sich die Auswahlmöglichkeiten, wodurch Mitarbeiter in jeder Situation die jeweils am besten geeignete Lösung einsetzen können.

Dies führt zu einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf, optimierter Work/Life-Balance durch flexible und eigenständige Anpassungsmöglichkeiten der Arbeitssituation sowie einer höheren Attraktivität des Arbeitsplatzes für bestehende und potenzielle neue Mitarbeiter. Schließlich erwartet vor allem die junge Generation einen modernen Arbeitsplatz, den sie flexibel anhand der aktuellen Bedürfnisse nutzen kann. Aber auch die Überbrückung räumlicher Umbaumaßnahmen im Firmengebäude, höhere Kosteneffizienz durch Reduzierung der festen Arbeitsplätze im Büro oder Zeitersparnis bei langer Anreise sind strategische Pluspunkte für den Digital Workplace.

Effizientes Arbeiten

Der digitale Arbeitsplatz bietet auch zahlreiche Effizienz-Vorteile für das Homeoffice. Möglich ist ein ortsunabhängiges Arbeiten ohne die typischen IT-Hürden wie VPN-Verbindung oder eigene Authentifizierungsprozesse. Die Microsoft-Bordmittel gewährleisten dabei eine hohe Sicherheit für den Unternehmenseinsatz. So stellt Microsoft Teams einfach nutzbare Möglichkeiten für Kommunikation und Zusammenarbeit bereit. Zudem erlauben cloudbasierte Technologien eine nahtlose Skalierung für alle Unternehmensgrößen. Dabei sind die Lösungen immer auf dem neuesten Stand – mit wenig Managementaufwand für den Kunden.

Damit erhalten Unternehmen eine pragmatische Lösung zur schnellen Bereitstellung von Anwendungen für ortsunabhängiges Arbeiten. Es lassen sich bestehende Konfigurationsstandards nutzen, um die Komplexität der Einführung zu reduzieren. Praktisch nutzbare Lösungen stehen schnell bereit, um sie im Nachgang besser in die Unternehmensprozesse zu integrieren. Auch Anpassungen sowie die Bereitstellung von Bestandsdaten können zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden.

Die Stärken von MS Teams

Gerade in der jetzigen Krisensituation zeigen sich die Stärken von MS Teams. Die cloudbasierte Plattform ermöglicht die zielgerichtete Kommunikation und Zusammenarbeit von zu Hause aus – mit Kollegen, Partnern, Zulieferern und Kunden. Integriert in einer benutzerfreundlichen Oberfläche sind Audio- und Videobesprechungen sowie eine Chatfunktion für die schnelle Kommunikation. Ein Dokumentensystem erlaubt die Ablage und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Diverse Anwendungen von Microsoft und Drittanbietern erweitern die Plattform auch für spezielle Situationen. Die Lösung lässt sich mit beliebigen Endgeräten unter Windows, Mac OS, Linux, Android und iOS nutzen. Damit kann MS Teams sämtliche essenziellen betrieblichen Prozesse unterstützen.

Viele Microsoft-Kunden besitzen bereits über bestehende Lizenzen Zugriff auf MS Teams. Für weitere Kunden stellt Microsoft diese Plattform kostenlos zur Verfügung. Über das Microsoft FastTrack-Programm und Microsoft-Partner erhalten Kunden zum Teil kostenfreie Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Wertschöpfung. Microsoft hat dabei aus aktuellem Anlass das FastTrack-Programm temporär auf Nutzer der kostenlosen Trial-Versionen erweitert.

MS Teams effizient bereitstellen

Für die effiziente Bereitstellung von MS Teams ist eine geeignete Benutzer- und Zugriffsverwaltung wichtig, um jeden Mitarbeiter, Partner, Zulieferer und Kunden produktives und sicheres Arbeiten zu ermöglichen. Außerdem sollten die Nutzer über Fernschulungsmaßnahmen, aber auch über Leitfäden und Richtlinien befähigt werden, MS Teams für ihre Aufgaben und Arbeitsprozesse effektiv und produktiv zu nutzen. Diese Best Practices sind konkret auf die realen Anwendungsfälle und die bestehende Tool-Landschaft im Unternehmen zuzuschneiden.

Nicht vergessen dürfen Unternehmen die weiteren Schritte wie die Nutzung zusätzlicher Funktionalitäten zur Produktivitätssteigerung, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die Integration von Geschäftsanwendungen oder die Etablierung neuer und angepasster Prozesse. Hier können Microsoft-Partner unterstützen und ihre Erfahrung einbringen.

Zahlreiche Anforderungen beachten

Unternehmen müssen bei der Einführung des Digital Workplace für eine effiziente und passende Homeoffice-Lösung jedoch einiges beachten. Die Integration in die bestehende IT-Landschaft spielt hierbei die entscheidende Rolle. Für die schnelle Bereitstellung lassen sich dann zum Beispiel vordefinierte Microsoft-Standard-Prozesse und Einstellungen verwenden. Im Nachgang können diese sukzessive an neue und individuelle Anforderungen angeglichen werden.

Das Budget für Einführung, Lizenzbedarf und Betrieb muss frühzeitig definiert und freigegeben werden. Bei Bedarf sind Compliance-Anforderungen etwa im Hinblick auf IT-Sicherheit, DSGVO und Arbeitsrecht (Betriebsrat) zu berücksichtigen. Hinzu kommt das Erstellen von Anleitungen für Mitarbeiter inklusive Nutzungsrichtlinien zum Umgang mit den neuen Tools.

Schrittweise Einführung

Es empfiehlt sich eine schrittweise Einführung des Digital Workplace. Höchste Priorität genießen die essenziellen Funktionen wie Videokonferenz, Chat und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sowie deren erste Verbesserungen. Erst danach folgen weniger wichtige, aber sinnvolle Funktionen wie Präsenzanzeige, Kalenderintegration oder Suche. Vor allem in einer Krise geht der bewusste und klar kommunizierte Fokus auf eine schnelle Einführung vor der nachhaltigen Etablierung angepasster und zusätzlicher Funktionen. Dazu gehören auch die Verankerung und sukzessive Optimierung der Integration in die bestehende IT-Landschaft.

Bei der Einführung ist jedoch auf einige Hürden im Unternehmen selbst zu achten. Dazu zählen komplexe Entscheidungsprozesse über eine Vielzahl von Hierarchieebenen, die zu unnötigen Verzögerungen führen. Verteilte Verantwortungsbereiche für Technologie, Prozesse, Support und Betrieb können unklare Aufgabenverteilung, Missverständnisse, Redundanzen oder im schlimmsten Fall konkurrierende Lösungsansätze zur Folge haben.

Insbesondere bei Notfallszenarien sind klare, einheitliche Entscheidungen, Vorgaben und Prozesse nötig. Dann können Unternehmen so schnell wie möglich die Arbeitsfähigkeit gewährleisten. Bei einer Microsoft-Landschaft lassen sich zumindest für den schnellen Einstieg Microsoft Teams zur Zusammenarbeit sowie OneDrive for Business für das Speichern und Bearbeiten persönlicher Dateien nutzen.

Digital Workplace

Conclusion

Ein schnelles Einführen des Digital Workplace erfordert ein gemeinsames, abgestimmtes Handeln von Unternehmensführung, Betriebsrat und IT. Sie sollten die Mitarbeiter eng betreuen, ob durch grundsätzliche Einstiegshilfen für MS Teams oder Fragestunden. Hierbei sind wenige, aber klare Regeln aufzustellen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Dann können die Mitarbeiter innerhalb von einer Woche ortsunabhängig arbeitsfähig sein.