Best Practice

Hardware für das Homeoffice

02.04.2020

Wie Unternehmen die optimalen Geräte für Mitarbeitende finden.

Unternehmen müssen derzeit viele Arbeitsplätze schnellstmöglich auf Homeoffice umstellen. Hardware, die kurzfristig genügt, kann auf Dauer nicht ausreichen. Je nach Bedarf benötigen Mitarbeitende eine entsprechende Ausstattung. Doch wie finden CIOs die richtige Hardware?

Aus der Not eine Tugend machen: Das versuchen derzeit viele Unternehmen, die sich auf die neue Situation einstellen. Während es bislang galt, den Betrieb durch Ad-hoc-Lösungen aufrechtzuerhalten, geht es nun für viele um die längerfristige Anpassung der Prozesse. Im Mittelpunkt steht dabei häufig das effiziente Arbeiten im Homeoffice, das nun zum neuen Standard und Rückgrat der täglichen Arbeitsabläufe geworden ist.

Doch Unternehmen sollten auch einen Blick über die aktuelle Situation hinaus werfen. Homeoffice ist nämlich nicht nur eine Not-Maßnahme, sondern bringt prinzipiell zahlreiche Vorteile, vor allem eine deutlich höhere Flexibilität und Attraktivität des Arbeitsplatzes. 

Geeignete Technik: Netzwerk und Software-Umgebung prüfen

Eine entscheidende Voraussetzung ist die geeignete Technik. Damit die Mitarbeitenden im Homeoffice gut arbeiten können, sind letztlich drei Faktoren wichtig: Netzwerk-Anbindung, Arbeitsplatz-Umgebung und Endgeräte. In puncto Netzwerk müssen Unternehmen für eine ausreichende Anbindung ihrer Systeme und Erreichbarkeit von außen sorgen. Zudem sollten sie Mitarbeitende darauf hinweisen, dass auch im Homeoffice eine entsprechende Bandbreite zum Internet-Anbieter nötig ist. Bei der Arbeitsplatz-Umgebung sind aktuelle Unified Communications Tools wie Microsoft Teams hilfreich. Häufig ist entsprechende Software bereits installiert oder lässt sich in wenigen Schritten ergänzen und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.

Die richtigen Geräte und Tools

Die Wahl der richtigen Endgeräte kann komplex und unübersichtlich sein. Eine gute Gesprächsqualität und visuelle Kommunikation – und damit eine angenehme Zusammenarbeit – lassen sich nur mit entsprechender Unified Communications Hardware erreichen.

Insbesondere Headsets und Kameras dienen als Augen und Ohren des Gesprächspartners in einer Videokonferenz. Wählt man das falsche Endgerät, leidet die Gesprächsqualität und das Meeting wird negativ beeinträchtigt. Ein Blick auf den Markt zeigt die unübersehbare Auswahl an verschiedenen Herstellern und Modellen mit unterschiedlichen Typen, Funktionalitäten und Qualitätsansprüchen. Die richtige Auswahl muss zudem die eigene IT-Landschaft berücksichtigen. 

Die Evolution der Geräteauswahl

Um die richtigen Geräte zu finden, müssen CIOs den passenden Lösungsansatz für die unternehmensspezifische IT-Infrastruktur und Ziele wählen. Basierend auf den nachfolgenden Evolutionsstufen Basic, Advanced und Enterprise der eigenen IT-Landschaften, stehen jeweils andere Zielsetzungen der Ausstattung im Vordergrund. Die Empfehlungen sind entsprechend dem Evolutionsgrad geclustert. Der Fokus liegt hierbei auf Endgeräten für Microsoft Teams, das jeweilige Vorgehen lässt sich jedoch auch auf andere Lösungen anwenden.

Basic (für reaktive IT)

Ziel ist es, die Kommunikation möglichst schnell und mit wenig Aufwand bereitzustellen. Hierfür ist jedes für die jeweilige Unified-Communications-Lösung zertifizierte Headset akzeptabel. Für MS Teams hat Microsoft einen entsprechenden Katalog bereitgestellt. 

Alle zertifizierten Geräte bieten eine gute Audioqualität und sind kompatibel mit dem jeweiligen Client. Um die technische Komplexität zu minimieren und eventuelle Störungen durch Funkwellen zu vermeiden, ist ein kabelgebundenes Headset empfehlenswert. Als Kamera reicht in der Regel die im Laptop integrierte Webcam oder eine einfache externe USB-Kamera.
 

Advanced (für proaktive IT)

Bei einem proaktiven Ansatz ist nicht nur die Qualität des Gerätes selbst wichtig, sondern auch die Bereitstellung des passenden Endgerätes für die jeweilige Situation der Mitarbeitenden, um so die Qualität der Kommunikation und des Arbeitsplatzes generell zu erhöhen. Für die richtige Auswahl ist eine Übersicht über die verschiedenen Anwendungsszenarien im eigenen Unternehmen wichtig. Hierfür können Personas oder Profile für die verschiedenen Mitarbeitertypen wie Büromitarbeiter, Außendienst oder Programmierer gebildet werden. Anhand dieser Personas können Unternehmen die jeweiligen Bedarfe an die entsprechenden Endgeräte anpassen. Die Bedarfe sind je nach Persona sehr unterschiedlich und unternehmensspezifisch, daher gibt es keine allgemeingültigen Empfehlungen.

Bei häufigem Kundenkontakt bietet sich meist eine zertifizierte Kamera mit einer Auflösung von 1080 Pixel für Videokonferenzen an. Für repräsentative Tätigkeiten sind KI-gestützte Videoanpassungen in Echtzeit für dynamische Belichtungs- und Aufnahmesituationen relevant.

Die Auswahl des richtigen Headsets anhand des Anforderungsprofils ist ebenso komplex. Bluetooth zur Anbindung von mehreren Geräten wie Laptop und Smartphone sollte man besonders bei häufig reisenden Mitarbeitern beachten. Active Noise Cancelling (ANC) hilft bei konzentrierten Tätigkeiten, während bei ausgedehnten Meetings der Tragekomfort über längere Zeit hinweg besonders wichtig ist.
 

Enterprise (für hochintegrierte IT)

Bei hochintegrierten Enterprise-Umgebungen sind nicht nur das Wohl des Mitarbeiters und die Funktionalität der Geräte wichtig, sondern auch die Einbindung der Endgeräte in die Prozesse des Unternehmens. Die Endgeräte müssen kontinuierlich betreut und in bestehenden Support-Strukturen unterstützt werden. 

Moderne Endgeräte erlauben vielfältige Konfigurationen, die Unternehmen idealerweise zentral verwalten und regelmäßig mit Updates versorgen. Daher sollte man Hersteller und Geräte so auswählen, dass sie möglichst gut in die Unternehmenssysteme und Prozesse eingebunden sind.

Kommunikation ist geschäftskritisch, deswegen ist ein schneller Support und Ersatz bei Ausfällen wichtig. Mit der Wahl der richtigen Hardware-Partner können Unternehmen diese Leistungen auslagern und damit die unternehmenseigenen Ressourcen entlasten sowie weltweiten Service gewährleisten. Erfolgsentscheidend ist die optimale Geräteauswahl, denn ohne die nötige Unterstützung können Probleme oder Ausfälle die Kommunikation stilllegen.

Hardware Homeoffice

Conclusion

Die Geräteauswahl ist vielfältig von einfachen Unified-Communications-Lösungen zur Sicherstellung der Kommunikation im Homeoffice bis hin zu hochintegrierten Enterprise-Lösungen. Unternehmen müssen die aktuelle IT-Infrastruktur auf den Prüfstand stellen. Hierbei stehen vor allem drei Aspekte im Vordergrund:

  • Welcher Gesamtbedarf an Endgeräten besteht im Unternehmen?
  • Welche Profile (Personas) sind im Unternehmen vorhanden?
  • Wie werden die Profile (Personas) ausgestattet?

Auf Basis der entsprechenden Antworten können CIOs die Ausstattung ihrer Homeoffice-Mitarbeitenden planen. Bei dieser Planung unterstützt Campana & Schott als herstellerunabhängiger Berater mit langjähriger Projekterfahrung im Bereich Digital Workplace und Kontakten zu allen gängigen Herstellern. Insbesondere mit Blick auf eine hochintegrierte Infrastruktur hilft es Unternehmen, ganzheitlich zu agieren – und sich für die Zukunft aufzustellen.