CEO

Seamless Office

26.11.2020

Wenn sich die Arbeitsumgebung nahtlos an unsere neuen Bedürfnisse anpasst.

Nicht nur die aktuelle Diskussion um einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice hat gezeigt: Die herkömmlichen Arbeitsmodelle sind in Bewegung gekommen! Zu oft aber betrachten wir die Herausforderung nur einseitig. Es geht nicht um einen zugesicherten Tag Homeoffice alle zwei Wochen, es geht um die fundamentale Frage:

Wie wollen wir in Zukunft neue Formen des Arbeitens gestalten? 

Unsere Arbeit ist Teil unseres Lebens. Und so erwarte ich inzwischen, dass sich meine Arbeitsumgebung nahtlos an meine Alltagssituationen genauso wie an meine Aufenthaltsorte anpasst. Gerade die aktuelle Phase der Corona-Pandemie mit stark steigenden Infektionszahlen erfordert ein erneutes Umdenken über unseren Arbeitsort. Und größer gedacht: Im Kern steht nicht die Frage, ob wir ein Büro brauchen oder nicht, sondern wie wir fließender die Übergänge in der Arbeit schaffen und leichter zwischen Arbeitssituationen wechseln können. 

Office ist kein Raum, sondern ein Zustand!

Mein Wunsch ist: Ganz gleich, welche Tätigkeiten ich ausübe, ich brauche eine durchgängige Umgebung für alle meine Arbeitssituationen. Ob zu Hause, unterwegs, ob im Online-Meeting oder in meinem Unternehmen am (Flex-)Schreibtisch. Dabei brauche ich die Werkzeuge und Tools, mit denen ich jederzeit und von überall meine Arbeit machen kann. 

Daraus ist meine Idee des Seamless Office entstanden: Finde überall die Arbeitsumgebung, um nahtlos in Teams zusammenzuarbeiten sowie Arbeit zu unterbrechen und fließend fortzuführen. Das heißt umgekehrt auch: Seamless Office macht es leichter die Arbeit zu pausieren, um zum Beispiel einen Blick auf die Hausaufgaben der Kinder zu werfen oder gemeinsam mit ihnen zusammen das Mittagessen vorzubereiten. 

Bei Büro und Office denken wir viel zu sehr an einen Raum. Aber es geht eigentlich um einen Zustand. Wie kann ich optimal für den Zustand des Arbeitens unterstützt werden – egal, wo ich gerade bin? Und wenn ich so meine Arbeit effektiver erledigen kann, habe ich mehr Möglichkeiten für anderes: für Sport, für kreative Auszeiten, und vor allem für die Familie. 

Wo müssen die Unternehmen investieren?

Seamless Office bedeutet zunächst die passende Kombination aus Software, ein wenig Hardware und Services. Oft haben die Unternehmen schon einiges davon – aber eben noch nicht richtig integriert. Und das in den drei Dimensionen Toolset, Skillset und Mindset. 

Toolset

Das Toolset muss so ausgelegt sein, dass es technologisch alle Arbeitssituationen abdeckt und alle Arbeitsorte unterstützt. Das ist das Fundament, um ein nahtloses Erlebnis zu ermöglichen. Ähnlich wie beim eBook, das auf jedem Device (Notebook, eReader, Smartphone) gleich wieder auf der richtigen Seite ist. Anderes Beispiel: Als ein Baustein unterstützt der CS smartWorkspace das nahtlose Arbeiten. Mitarbeitende können in natürlicher Sprache Arbeitsplätze und Meetingräume buchen. An vollen Tagen zeigt einem die Lösung, ob man ins Office gehen sollte oder doch lieber zu Hause bleibt, da zu viele Räume bereits belegt sind. 

Skillset

Wichtiger als die Tools ist aber eine Investition in die Fähigkeiten: Unternehmen müssen das richtige Skillset etablieren. Im Zentrum stehen Kompetenzen und die Selbsteinschätzung der Mitarbeitenden. Für jeden muss individuell überlegt und entwickelt werden: Wo, wie und wann kann ich selbst am besten arbeiten? Welche Aufgabe erledige ich wo am effizientesten? Welche Tageszeit nutze ich für welche Aufgaben? 

Wie sieht mein persönlicher Alltag aus? Konzeptionelles Arbeiten mache ich mittlerweile nur noch – mit meiner Lieblingsmusik im Hintergrund – im Homeoffice oder auf längeren Zugfahrten. Das Büro nutze ich im Wesentlichen für persönliche Treffen, für Kundengespräche, für interne Meetings und sehr gerne für den informellen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Machen wir es konkret, zum Beispiel für ein Kundenprojekt zur Ausarbeitung eines Change-Management-Plans. Das sieht dann vielleicht so aus: Treffen im Büro zum Kreativ-Workshop mit dem Team. Gemeinsames Mittagessen draußen und dann Wechsel ins Homeoffice für den roten Faden und Konzeption. Schließlich stimmen wir uns als Team am Abend nochmals remote ab und stellen die Ergebnisse per Microsoft Teams unseren Kunden vor.  

Mindset

Nach Toolset und Skillset kommt zum Schluss der richtige Mindset dazu. Die Unternehmen müssen neben dem Toolset (IT-Lösungen) und dem Skillset (Fähigkeiten der Mitarbeitenden) das passende Mindset etablieren und so die Unternehmenskultur weiterentwickeln. Den Führungskräften kommt dabei die wichtigste Aufgabe zu.

Gemeinsam mit ihren Teams und Mitarbeitenden müssen sie individuelle Lösungen entwickeln:  

  • Wie kann ich neue Anforderungen (z. B. phasenweise hoher Anteil Homeoffice) mit meinem Arbeitsstil verbinden? 
  • Welche Lösungen finden wir, um uns zu synchronisieren und in regelmäßigen sozialen Austausch zu kommen? Was braucht das Team? 
  • Wie können wir noch mehr agile Formen des Arbeitens noch mehr fördern? 
  • Wie finde ich genügend Pausen, Unterbrechungen und den nötigen Abstand von der Arbeit? 
  • Wie kann ich besser auf die Bedarfe der Familie oder meines Partners eingehen? 

Seamless Office ist mehr als Büro und mehr als Technologie. Es ist der richtige Mix aus Toolset, Skillset und Mindset. 

Das Design des Seamless Office erzeugt Nachhaltigkeit

Seamless Office als Design-Prinzip für die Arbeitsumgebung bietet sich in besonderer Weise an, Sustainability-Überlegungen einfließen zu lassen. Orientierung an Nachhaltigkeit bedeutet dabei, Wege und Arbeitsorte für persönliche Meetings zu optimieren. Autopendler sparen Ressourcen, fossile und nervliche. Büros lassen sich mit den Lösungen wie dem CS smartWorkspace besser und energetisch effektiver nutzen. Seamless Office bedeutet somit auch ein ausgewogeneres Arbeiten. 

Seamless Office

Conclusion

Das Seamless Office ist eine Antwort auf die Frage, wie wir in Zukunft arbeiten wollen. Es ist daher auch eine neue Sicht- und Denkweise. Der Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsorten und Arbeitsinhalten soll so einfach wie möglich sein. Unterstützt durch Technologie und Unternehmenskultur. Das ist für mich ein zentraler Baustein, um die Arbeitswelt besser mit Privat- und Familienleben zu vereinbaren.  

Comments

No comments.

Add comment